Глава 3. Порядок заключения договоров с поставщиками

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Глава 3. Порядок заключения договоров с поставщиками». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В случае изменения условий договора к нему может быть заключено дополнительное соглашение, в котором указывается, что пункт такой-то договора теперь будет звучать иначе, и далее приводится новая формулировка изменяемого пункта. В дополнительном соглашении обязательно должно быть сказано, что оно является неотъемлемой частью договора. Дополнительное соглашение обычно подписывается теми же лицами, которые подписывали основной договор, но это могут быть и другие уполномоченные руководителем лица. Таких дополнительных соглашений может быть сколько угодно. Если один и тот же пункт договора меняется несколькими дополнительными соглашениями, то действует последний вариант. Бухгалтер должен знать обо всех дополнительных соглашениях.

Где искать поставщиков

Вообще, ситуация на рынке некоторых товаров парадоксальная. Казалось бы, в наш век потребления можно без особых проблем найти все что угодно. Достаточно вбить в строку поиска интересующую позицию и продукцию привезут на блюдечке с голубой каемочкой. Однако, так бывает далеко не всегда. Часто владельцы магазинов ищут нужный продукт месяцами. Главная причина в том, что топ поиска занят крупными продавцами федерального масштаба и агрегаторами. На практике это выглядит так: вы находите нужную продукцию, но ее надо везти из Якутии. Потому, что владелец якутского сайта потратил больше средств на продвижение и теперь находится в верхних строчках “Яндекс” и Google. Между тем компанию, которая располагается на соседней улице, вы в жизни не найдете. Вспомните, когда вы в последний раз продвигались дальше первой страницы поисковой выдачи?

Поэтому рассчитывать только на поиск поставщиков через интернет приходится далеко не всегда. Придется работать по всем фронтам, в том числе и по старинке. Рассмотрим основные способы поиска поставщиков для розничного магазина.

Что представляет собой государственный контракт по 44-ФЗ

Сделки, заключаемые между хозяйствующими субъектами в сфере государственных закупок, регулируются положениями 44-ФЗ и оформляются документом, который называется государственный контракт. Дело в том, что одной из сторон сделки выступает государственный заказчик, приобретающий товары, услуги и работы для собственных нужд.

В качестве государственных заказчиков могут выступать органы власти, а также казенные учреждения федерального, регионального и местного уровней. Соответственно, они представляют интересы государства, регионов или муниципалитетов.

Второй стороной, которая заключает контракт по 44-ФЗ, выступают любые юридические (кроме представителей офшоров) и физические лица, а также частные предприниматели. Некоторым категориям субъектов в соответствии с законом предоставляется ряд преференций при заключении контрактов. В частности, на льготы могут рассчитывать предприятия малого и среднего бизнеса.

Досрочное расторжение договора поставки

Необходимость расторгнуть договор поставки до окончания его срока действия может возникнуть как у покупателя, так и у поставщика. Покупатель может быть недоволен низким качеством товара, некомплектностью партий, нарушением сроков поставки. Претензии поставщика могут вызвать неоднократное нарушение покупателем сроков оплаты товаров или условий выборки товаров.

Досрочное расторжение договора поставки может произойти по следующим основаниям:

1. Соглашение сторон. Расторжение по такому основанию возможно, если только договор поставки не содержит запрета на это. Соглашение оформляется письменно и подписывается обеими сторонами. Если поставщик не подписывает документ о расторжении, но своими действиями выполняет условия соглашения (например, возвращает деньги за некачественный товар или принимает у покупателя обратно некомплектный товар), то оно считается достигнутым.
2. Односторонний отказ от исполнения договора. Такая возможность предусмотрена ст. 523 ГК РФ и может быть дополнительно оговорена в договоре. Договор поставки будет считаться расторгнутым в силу факта отказа от его исполнения одной из сторон, если другая сторона существенно нарушает договорные условия. Чтобы соблюсти процедуру одностороннего отказа, сторона, которая отказывается от исполнения договора, должна письменно уведомить об этом другую сторону.
3. В судебном порядке. Для расторжения договора поставки в судебном порядке сторона должна обратиться с иском в арбитражный суд, но до этого нужно принять меры досудебного урегулирования спора (ст. 452 ГК РФ). Требование о расторжении договора должно быть направлено другой стороне, и только при отказе стороны от расторжения или отсутствии ответа можно обращаться с иском в суд. Срок получения ответа равен в общем случае 30 дням, но может быть и другим, установленным в договоре.

Как прописать условие о предмете в договоре поставки?

В договоре обязательно нужно прописать условие о его предмете. В противном случае договор считается не заключенным (ст. 432 ГК РФ). Предметом являются передача продавцом покупателю определенного договором товара и оплата покупателем установленной договором стоимости этого товара. Поставляться могут любые вещи, кроме изъятых из оборота и ограниченных в обороте (ст. 455, ст. 129 ГК РФ). Для согласования предмета договора необходимо четко определить наименование и количество товара.

Наименование товара

Наименование товара состоит из двух составляющих:

1. собственно наименование, которое может быть выражено как общепринятым названием товара и его вида, так и стандартным торговым термином (например, из Общероссийского классификатора продукции ОК 005-93);
2. определение характеристик товара (указание на конкретную марку, модель и другие характеризующие сведения).

Если товар обладает родовыми признаками, его наименование должно содержать указание на вид этого товара, а также количественные, размерные, функциональные и иные характеристики товара (например, 5 легковых автомобилей, 10 тонн зерна пшеницы и т. д.). При указании наименования товара, имеющего индивидуальные признаки, их также следует включить в наименование (например, мебель из дуба с отделкой из мрамора ручной работы).

Наименование товара может быть указано и в прилагаемом к договору документе, который позволяет определить, какой именно товар должен быть поставлен (спецификация).

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставщик обязуется передать покупателю строительный гранитный щебень (далее – товар). Количество, ассортимент, характеристики, цена и иные данные, относящиеся к товару, указываются в спецификациях, которые согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью данного договора.

Количество товара

Как правило, в договоре поставки количество поставляемого товара определяется:

• поштучно, если характер товара позволяет произвести такой подсчет (например, детали для станков);
• в единицах, которые обычно используются для соответствующего типа товара (например щебень (в тоннах), жидкость (в литрах) и т. д.).

Как оговорить цену товара?

Ценой товара является сумма, которую покупатель обязан уплатить за поставленные ему товары. Если стороны договора не согласовали цену, покупателю придется уплатить сумму, которая обычно взимается за аналогичные товары (п. 3 ст. 424 ГК РФ).

Поэтому цену следует все же установить, так как это исключит в дальнейшем разногласия сторон договора о цене.

Обратите внимание: стороны могут предусмотреть возможность изменения цены товара после заключения договора. Как правило, подобное изменение происходит на основании соглашения сторон.

ПРИМЕР формулировки условия договора

Цена товара может быть изменена.

При изменении цены товара Поставщик обязуется предложить Покупателю новую цену путем направления ему предложения о согласовании новой цены товара.

Покупатель обязуется в двухдневный срок со дня получения предложения о согласовании цены направить в адрес Поставщика сообщение о согласии либо о несогласии с предложенным изменением.

Договоренность сторон об изменении цены товара оформляется, как правило, дополнительным соглашением сторон, прилагающимся к договору поставки.

Кроме того, цена товара может меняться в одностороннем порядке по инициативе поставщика или при наступлении не зависящих от сторон обстоятельств. Таким обстоятельством, например, может быть повышение закупочной цены товара или повышение курса валюты, ставшее причиной увеличения стоимости товара.

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставщик вправе изменять стоимость товара в одностороннем порядке при наступлении следующих обстоятельств:

1. Повышение закупочной цены товара.
2. Повышение курса валюты и т. п.

Что такое комплект товаров?

Товары, не составляющие одно целое, по договоренности сторон могут поставляться в комплекте. Такое условие накладывает на поставщика обязанность заранее распределить товар на комплекты для последующей передачи покупателю.

Так, например, компьютерные системные блоки могут поставляться в комплекте с мониторами, блоками бесперебойного питания, клавиатурами, принтерами и так далее.

По общему правилу, если иное не предусмотрено договором, поставщик обязан передать покупателю все входящие в комплект товары одновременно (п. 2 ст. 479 ГК РФ). Дополнительно может быть указана стоимость каждой единицы товара, входящей в комплект.

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставщик обязуется передать товар Покупателю в комплекте, предусмотренном в договоре. Товар передается в комплектах, включающих в себя:

1. стол кухонный, 1 шт., стоимостью 3 000 (три тысячи) рублей за штуку;
2. стул кухонный, 3 шт., стоимостью 1 500 (одна тысяча пятьсот) рублей за штуку.

Существенные условия поставки товара, которые следует учитывать при заключении договора

Всего их 7, ФЗ № 14 регулирует выполнение каждого из них (иначе контракт просто недействителен), они обязательно принимаются во внимание во время судебной практики. Для удобства и наглядности представим их в виде таблицы.

Условие	Подача и суть	Особенности
Цель	Использование продукции в коммерческих целях (реализация) или включение оборудования (техники) в производство, но никак не для личных нужд.	В качестве сторон вправе выступать любые субъекты хозяйственной деятельности.
Письменная форма	Контракт вступает в силу, когда достигнуто соглашение по объекту и срокам его предоставления.	Ст 161 ГК РФ требует заключить его именно на бумаге.
Предмет договора	Описание предоставляемой вещи, причем детальное и полное, с указанием технических характеристик, качества, комплектации (по ст. 506 и 455 ГК РФ).	Количество штук и свойства прописаны либо в основном документе, либо в приложении к нему и определены по ОКПД 2, актуальным ТУ и ГОСТам.
Срок поставки	Ключевой показатель, поэтому дата должна быть конкретной (не позднее такого-то числа).	Если предполагается не единоразовая, а регулярная передача объектов, стоит составить график – по нему будет удобно ориентироваться.
Цена товара	Указывать ее необязательно с точки зрения закона, но крайне желательно исходя из судебной практики, – она помогает внести ясность.	Лучше всего вписывать ее в кг, мм, шт. или других единицах измерения. Тогда будет проще определить ущерб и решить споры.
Характер отгрузки и передачи	Дополнительный, но довольно полезный на практике пункт, помогающий обозначить ответственность и риски.	Также стоит записывать точки отправки и получения – место хранения поставщика и точка прибытия к потребителю.
Сопутствующие документы	Технические характеристики, сертификаты, инструкции по применению и другие важные бумаги. Полный их перечень необходимо зафиксировать в контракте.	Таковы требования ГК РФ (а именно ст. 456).

Теперь рассмотрим ключевые моменты подробнее.

Закупки по закону 223-ФЗ. Практическое пособие

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

• Предмет договора

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

• Порядок оплаты

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

• Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

• Условия о гарантийных обязательствах.
• Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

• Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

• Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

• Срок действия договора

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

• Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

• Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.

• Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

• Договорную подсудность
• Иные существенные условия при заключении договора

При проведении проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками контролеры запрашивают:

• устав, учетную политику учреждения;

• сформированные за проверяемый период формы бухгалтерской (бюджетной) отчетности;

• журналы операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за проверяемый период и приложенные к ним первичные учетные документы;

• оборотные ведомости по счетам 0 206 00 000, 0 302 00 000;

• аналитические данные по счетам 0 206 00 000, 0 302 00 000;

• контракты (договоры) поставки товаров, выполнения работ, возмездного оказания услуг;

• акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные на поставку товаров;

• акты инвентаризации (сверок) расчетов.

На основании анализа представленных проверяющим внутренних локальных актов, регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов, аналитических сведений проводится проверка:

• правового основания заключения контрактов, договоров и их исполнения (проверка соблюдения требований Закона о контрактной системе, Закона о закупках товаров, работ, услуг, ГК РФ и требований других законодательных актов);

• расчетов перечисленных авансов (соблюдение в контракте размера авансового платежа, установленного законодательством РФ, правовое основание наличия по счету 0 206 00 000 суммы дебиторской задолженности и др.);

• достоверности и законности совершения расчетно-платежных операций;

• соответствия первичных учетных документов, приложенных к журналам операций, требованиям законодательства РФ;

• соответствия расчетов, отраженных на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности, фактам хозяйственной жизни проверяемого учреждения;

• правового основания возникновения дебиторской, кредиторской задолженности у учреждения;

• списания сумм дебиторской и кредиторской задолженности;

• мер, принимаемых для взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности, а также наличия актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами.

Четкий порядок действий, которым контролер может руководствоваться при проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения, прописать достаточно сложно; это связано с особенностями организации деятельности каждого учреждения и личностными характеристиками проверяющего. Поэтому программой проверки обычно устанавливается перечень вопросов, обязательных для изучения, но не порядок действий работника, проводящего проверку. Тем не менее среди всех контрольных процедур можно выделить несколько основных блоков:

1. Приходя на проверку (если говорить о проверке, проводимой в рамках реализации мероприятий внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля), конторолеры изучают особенности организации деятельности учреждения (специфики отрасли, в которой осуществляет свою деятельность учреждение, источники поступления денежных средств и др.). Для получения необходимой в дальнейшей работе информации ревизоры знакомятся с уставом учреждения, учетной политикой и внутренними локальными актами, имеющими отношение к вопросам проводимой проверки. До начала проверки ревизоры на своем рабочем месте готовятся к проверке, изучая законодательные акты, регулирующие деятельность проверяемого учреждения.

2. Проводится анализ контрактов (договоров), заключенных, исполненных в проверяемом периоде. Если предметом проверки является проверка только расчетов с поставщиками и подрядчиками, то проверка соблюдения учреждением норм законов о контрактной системе и о закупках товаров, работ, услуг не осуществляется. Контролеры изучают контракты (договоры) на предмет правильности расчетов, то есть смотрят, на какую сумму был заключен контракт (договор), каков размер авансового платежа по нему, был или нет перечислен авансовый платеж по контракту (договору), исполнен ли контракт (договор), завершены ли расчеты по контракту (договору) и др.

3. Далее проводится проверка уже непосредственно совершенных в проверяемом периоде расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для этого изучаются журналы операции и непосредственно первичные учетные документы, приложенные к ним. Осуществляется проверка соответствия фактов хозяйственной жизни учреждения и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Например, по заключенному контракту (договору), в рамках которого осуществлялись расчеты, изучаются своевременность, полнота и правильность отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. При этом обращается внимание:

• на соблюдение учреждением методологии учета при отражении бухгалтерских записей (при принятии к учету первичных учетных документов, представленных контрагентом, бухгалтерских справок, счетов на оплату);

• на наличие в принятых к бухгалтерскому учету первичных учетных документах, приложенных к журналу операций, всех обязательных реквизитов (перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов приведен в п. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 7 Инструкции № 157н, ФСБУ «Концептуальные основы» (применяется с 1 января 2018 года));

• на правильность оформления журналов операций (наличие всех первичных учетных документов, операции по совершению которых отражены в журнале операций;

• на полноту и точность регистрации документа в учетных регистрах;

• на своевременность принятия к учету первичных учетных документов;

• на достоверность (полноту и точность) фактов оприходования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), принятия к учету работ, услуг;

• на своевременность отражения в учете расчетных обязательств. Ревизоры сверяют данные первичных приходных документов с контрактами (договорами) на поставку, заключенными с тем или иным поставщиком, анализируют наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур или отражение операций в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо карточке учета средств и расчетов.

4. Особое внимание уделяется наличию у учреждения дебиторской и кредиторской задолженности, сформированной на отчетные даты. Обязательно устанавливаются причины возникновения такой задолженности. В ходе деятельности учреждения дебиторская, кредиторская задолженность возникает постоянно, однако ее наличие всегда должно быть обоснованным. Со стороны учредителя (органа исполнительной власти, выполняющего функции учредителя) ведется особый контроль за наличием в учреждении кредиторской и (или) дебиторской задолженности на отчетную дату. Размер задолженности, причины ее возникновения, принятые меры по погашению такой задолженности отражаются в отчетных бухгалтерских формах. В ходе проверки устанавливается соответствие сведений, отраженных в отчетности, фактическим данным.

5. Проверка устранения учреждением нарушений, отраженных в акте предыдущей проверки. Ошибки, которые совершаются учреждением, часто бывают типовыми. Они нередко повторяются. Выявленные в ходе проверки нарушения должны быть устранены, однако некоторые учреждения данный факт игнорируют. Поэтому, приходя на проверку, контролеры иногда замечают те же нарушения норм законодательства РФ, которые были выявлены ранее (в ходе предыдущей проверки).

При проверке расчетов по выданным авансам ревизор:

1. Изучает информацию о наличии ограничений по выплате авансовых платежей при оплате договоров (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг), полноту отражения в учете отражения в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам по принятым обязательствам (с поставщиками, подрядчиками, а также по расчетам с бюджетом).

2. Изучает карточку учета средств и расчетов (ф. 0504051) по счетам 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» и определяет, соответствует ли итоговая сумма данным оборотной ведомости и показателям, отраженным в бухгалтерской отчетности. При этом следует учитывать, что кредитовый остаток по счету 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» не допускается, отражение показателя в активе баланса со знаком минус не допускается.

3. Проводит проверку валюты баланса. Для этого он анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность для выявления сумм, требующих обоснованного зачета (например, зачета выплаченного аванса и кредиторской задолженности перед поставщиком (заказчиком) в рамках одного договора (контракта, заказа) по поставленной продукции, работам, услугам). В случае выявления нарушения ревизор уточняет наличие корректирующих записей по зачету сумм взаимных задолженностей в финансовом периоде, следующим за проверяемым). В случае необходимости корректирующие записи необходимо произвести датой выявления ошибки.

4. Проводит анализ сроков погашения дебиторской задолженности, связанной с операциями по приобретению товаров, работ, услуг, сопоставив сроки поставки (выполнения работ, оказания услуг), предусмотренные договорами (государственными контрактами). Контролер также запрашивает причину необычно больших (по его мнению) или других необычных обстоятельств, а также информацию о работе, проводимой по погашению дебиторской задолженности (наличие претензионной работы, передача на взыскание в судебном порядке).

5. Проводит анализ данных по долгосрочной задолженности, задолженности по сделкам с заинтересованными лицами, а также задолженности руководителя и его заместителей, членов совета (наблюдательного совета) и других аффилированных лиц. При проверке казенных учреждений (получателей бюджетных средств) ревизор дополнительно анализирует показатели дополнительной бюджетной отчетности об исполнении федерального бюджета.

6. Проводит анализ операций по списанию дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам, устанавливает наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской задолженности.

7. Убеждается, что по расчетам по выданным авансам проведена инвентаризация.

8. Убеждается, что выявленные в результате инвентаризации расчеты по выданным авансам отклонения своевременно отражены в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности.

9. Убеждается, что все записи в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по расчетам по выданным авансам произведены на основании первичных учетных (оправдательных) документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, своевременно и в правильной оценке.

При выявлении у учреждения на отчетную дату сумм дебиторской задолженности ревизор:

1. Проводит анализ учетной политики в отношении порядка отражения (признания) в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам, в том числе по отражению обеспечительных платежей, залоговых операций.

2. Проводит проверку всех записей в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по расчетам с дебиторами, произведенных на основании первичных учетных (оправдательных) документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, на предмет их своевременного отражения в учете и правильной оценки.

3. Проводит анализ операции по списанию дебиторской задолженности по расчетам с дебиторами, устанавливает наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской задолженности.

4. Проводит проверку осуществления учреждением инвентаризации расчетов с дебиторами. При этом обращается внимание на то, что выявленные в результате инвентаризации отклонения своевременно и в полном объеме отражены в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности.

Если в ходе проверки у учреждения на отчетную дату будет выявлена сумма кредиторской задолженности, то ревизор:

1. Запрашивает у руководителя, главного бухгалтера экономического субъекта разъяснения по поводу расхождений остатков по счетам учета кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками с аналогичными показателями предыдущих периодов (в частности, по поводу необоснованного роста показателей).

2. Запрашивает реестр кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками и определяет, соответствует ли итоговая сумма данным оборотной ведомости.

3. Запрашивает информацию о проведении учреждением сверки остатков, числящихся на соответствующих счетах, с данными кредиторов, сравнивает их с аналогичными показателями предыдущих периодов (сравнивает оборот кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками с аналогичными показателями предыдущих периодов).

4. Определяет, могут ли иметь место существенные неучтенные обязательства.

5. Запрашивает, раскрыты ли раздельно в бухгалтерской (бюджетной) отчетности данные по кредиторской задолженности перед руководителями, членами совещательных органов (наблюдательного совета) и прочими аффилированными лицами экономического субъекта (при наличии).

Своевременность и достоверность отражения в учете расчетов с поставщиками и подрядчиками по заключенным договорам (контрактам) проводится на основании первичных учетных документов (счетов-фактур, актов выполненных работ), регистров бухгалтерского учета (журналов операций «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»), контрактов (договоров).

Обычно проверка проводится выборочным методом. Договоры, попавшие в выборку, заносятся в аналитическую таблицу. Ниже приведем пример такой таблицы.

Наименование контрагента	Реквизиты контрагента (дата и номер контракта (договора))	Сумма контракта (договора), руб.	Дата и номер первичных документов	Оплата, дата и номер п/п	Сумма оплаты, руб.	Дата отражения операции в ж/о № 4
ООО «Бета»	От 11.01.2017 № 122/3-17	80 000	Счет-фактура от 31.01.2017 № 11	От 20.02.2017 № 250	80 000	31.01.2017
ООО «Альфа»	От 11.01.2017 № 189	4 500	Счет от 11.01.2017 № 4689556	От 26.01.2017 № 236	4 500	16.01.2017
ОАО «Гамма»	От 11.01.2017 № 120329	3 000	Счет от 25.01.2017 № 617-080-04	От 26.01.2017 № 237	3 000	26.01.2017

Далее, исходя из сведений, занесенных в таблицу, ревизор делает вывод о своевременности, полноте и достоверности отражения в документах учета выполненной работы (ее результата) или оказанной услуги.

Среди нарушений норм законодательства РФ, которые чаще всего выявляются по результатам проверок расчетов с поставщиками и подрядчиками, можно назвать следующие.

Исполнение договора: 7 контрольных точек

В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.

На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.

Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС – это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок». Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.

Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!

СЭД для учета и ведения договоров

В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:

• систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
• сохранность документации.

Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.

Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:

• операционную деятельность;
• работу с корпоративной информацией;
• усложняет отчетность перед фискальными органами.

Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:

• разрабатывают их самостоятельно;
• заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
• покупают готовые программные комплексы.

Договор поставки в настоящее время весьма актуален, считается наиболее распространенным предпринимательским договором, регулярно заключающимся между организациями, цель деятельности которых направлена на получение прибыли. Как правило, по договору поставки стоимость поставляемого товара значительна.

Договор поставки в течение долгого времени реформировался. Само понимание поставки было различным. К. П. Победоносцев сравнивал поставку с подрядом или объединял с понятием «доставка». Д. И. Мейер полагал, что поставка это купля-продажа — договор, по которому товар будет передан покупателю через определенное время. В советское время поставка была определена более правильно: субъектами могли быть социалистические организации.

В пореформенный период договор поставки вытекал из договорных отношений подряда. Как писал К. П. Победоносцев, «в подряде или поставке, по определению закона (1737), одна из сторон принимает на себя обязательство исполнить своим иждивением предприятие или поставить известного рода вещь, а другая — учинить за то денежный платеж». Предметом такого договора были строительные, ремонтные работы, поставка строительных и других материалов, перевозка людей и грузов.

Строгие правила применялись и к форме договора: «…договор подряда и поставки должен быть письменный и явлен нотариальным порядком». Помимо письменной формы сделки требовалось ее нотариальное удостоверение.

Договор поставки больше походил на доставку товара, когда не покупатель самостоятельно забирал товар у продавца, а поставщик через определенное время доставлял покупателю товар. «Непоставка, когда в договоре сказано, что такой-то купил шерсть и обязан сам принять ее на хуторе у продавца , т. е. подрядчик пере- возил тяжелый груз, например лес, на лошадях. Такой договор по его юридической конструкции можно соотнести с договором перевозки груза.

Д. И. Мейер определял договор поставки, как «договор, по кото- рому одна сторона обязывается доставить другой какую-либо вещь за известную цену к известному сроку», и полагал, что постав- ка очень близка к купле-продаже и единственное их различие состоит во временных рамках передачи товара продавцу. Ни о каких субъектах предпринимательской деятельности речь не идет.

По мнению Д. И. Мейера, сходство поставки и купли-продажи за- ключается в передаче товара покупателю. По договору купли-продажи исполнение договора может не совпадать со сроком его заключения, товар передается продавцу не сразу, а может быть доставлен через определенное время. При этом трудно определить, является ли данный договор договором поставки или договором купли-продажи.

Единственное различие данных договоров заключается в том, что в условии договора поставки всегда есть промежуток времени между заключением и исполнением договора, а в договоре купли-продажи может не быть такого промежутка времени либо он «незначителен».

Поставка, таким образом, пополняет договор купли-продажи и служит договором торговых отношений. На практике эти договоры не отличали друг от друга и чаще использовали классический договор купли-продажи. Договор поставки невыгоден сторонам, поскольку товар нужно ждать длительное время и у сторон появляется риск нести убытки, ибо цена на покупаемый товар может измениться, стать больше или меньше. И если стоимость возросла, следует уплатить разность. Такие сделки имели широкое распространение в больших торговых городах и назывались «сделки на разность». Чаще предметом договора являлись государственные облигации и акции промышленных компаний, которые были предметом сделок на европейских биржах. По такому договору поставки, лицо обязывалось поставить заказчику в какое-то время определенное количество, например, государственных бумаг по определенной цене. Учитывалась при этом стоимость ценной бумаги. Лицо должно было уплатить разность: если стоимость ценной бумаги оказывалась ниже, чем предусматривалась по договору, разность выплачивалась поставщику, а если выше, разность выплачивалась контр- агенту. Разность цены выплачивалась и по договору поставки других товаров (хлеба, сахара и т. д.). Поэтому было сложно определить, это договор «на разность» или договор поставки имущества. Сделки «на разность» в отличие от договора поставки заставляли человека рисковать, как в азартных играх и лотереях. Сделки «на разность» способствовали искусственному увеличению цены товара: если повышался спрос, возрастала и цена на товар. Во многих странах существовал законодательный запрет на сделки «на разность».

В советское время договор поставки был определен правильно, участниками такого договора являлись всегда социалистические организации. Граждане и организации были субъектами только договоракупли-продажи. Одна из сторон договора поставки (поставщик) принимала на себя обязательство поставлять продукцию, а другая сторона (покупатель) — принимать и оплачивать ее. Предметом договора поставки служили родовые вещи в отличие от договора купли-продажи, по которому предметом являлись как родовые, так и индивидуально определенные вещи. Особенность договора поставки состояла в длительности исполнения договора: периодически, через определенные промежутки времени.

Понятие поставки дал О. С. Иоффе: «Поставка — это такой плановый или не совпадающий по времени совершения и исполнения неплановый договор, в силу которого организация-поставщик обязуется поставлять продукцию с передачей ее в собственность или в оперативное управление организации-покупателя, обязанн��й, со своей стороны, принимать эту продукцию и оплачивать ее» .

Форма договора была законодательно определена как письменная. В большинстве случаев договор поставки имел годичный срок. Не исключался также краткосрочный период, сезонный, и выделялась разовая поставка. Порядок заключения договоров определялся в соответствии с тем, будет ли заключаемый договор плановым или неплановым и в силу каких оснований заключались плановые договоры. Элемента- ми договора поставки О. С. Иоффе называл: субъекты, объект, права и обязанности сторон, количество подлежащих поставке предметов, ассортимент отдельных разновидностей продукции, сроки, которые делились на начальные, конечные и промежуточные, транспортировку поставляемых предметов, качество поставляемой продукции, гарантийные сроки, комплектность, маркировку, тару и упаковку, цену и порядок расчетов, количественную и качественную приемку поставленных продукции и товаров.

Рассмотрение исторического аспекта договора поставки важно для дальнейшего развития законодательства. Уже в пореформенный период договор поставки выделяли в качестве самостоятельного договора. Изучив историю развития договора поставки, его эволюцию в гражданском праве России, можно осмыслить, каким образом и в каких направлениях осуществлялась реформа и происходило развитие данного вида договора. А это, несомненно, способствует более детальному исследованию договора поставки. Являясь одним из самых главных инструментов регулирования правоотношений в сфере оборота материальных благ, договор поставки представляет собой хорошо выработанную и согласованную всеми участниками правоотношения систему условий сделки по поставке товара. Благодаря неимперативному характеру гражданско-правовых норм, которыми регулируется данный вид договора, участники обладают определенной степенью свободы в формировании условий договора, сохраняя при этом базовые гарантии своих интересов, которые предусмотрены российским законодательством.

В процессе развития теоретическая база договора поставки всё больше и больше совершенствовалась. Договор поставки считали разновидностью договора купли-продажи, но и также рассматривали его как самостоятельный вид договора, имеющий свои особенности и индивидуальные признаки.

Согласно договору поставки продавец-предприниматель или поставщик, обязуется передать в установленный договором срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности. Поставка должна быть произведена только в предпринимательских целях, и ни в коем случае не должна быть связанна с личным, семейным, домашним и иным подобным употреблением поставленных товаров.

Договор поставки обладает уникальными, присущими только ему признаками, обуславливающими его особое правовое регулирование.

Во-первых, это субъектный состав договора поставки. Поставщиком данного вида договора может являться лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность в качестве индивидуального предпринимателя либо коммерческая организации, реализующая про- дукцию. Еще одним индивидуальным признаком договора поставки, является то, что продукция договора производится или закупается непосредственно самим поставщиком.

Основным признаком договора поставки является цель приобретения товара у поставщика. Договором поставки признается только цель передачи товаров для их использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Для правомерности заключения договора необходимо соблюдение ряда условий, называемых существенными. Договор считается незаключенным до того момента, пока не будет достигнуто соглашение сторонами по всем его существенным условиям.

Существенные условия можно разделить на следующие группы:

1. условия, которые названы в законе или иных правовых актах, как существенные или необходимые для договоров данного вида;
2. все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;

К числу существенных относятся те условия, которые названы в законе или иных правовых актах, как существенные. Существенными называют такие условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Несоблюдение данного требования может привести к недействительности всего договора. Таким образом, каждая сторона вправе самостоятельно определить существенность того или иного договорного условия.

Основной частью договора в соответствии с ч. 2 п. 1 ст. 432 ГК РФ является условие о его предмете. Из смысла гражданского законодательства можно сделать вывод, что данное условие считается согласованным, когда договор позволяет определить наименование и количество товара.

Исходя из законодательного определения договора поставки, как договора, по которому поставщик-продавец, осуществляющий предпри- нимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием, существенным условием является и срок поставки. Согласно положениям ст. 314 Гражданского кодекса Российской Федерации, в случаях, когда обязательство не предусматривает срока его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства.

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.

Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.

Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.

Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.

Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.

Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.

Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.

Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.

Договор поставки, порядок его заключения

Договор поставки является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по поставкам всех видов продукции. При составлении договоров необходимо руководствоваться Гражданским кодексом РФ, законами и иными законодательными актами РФ. При намерении заключить контракт следует четко знать, какие цели необходимо достичь при его реализации, и уточнить наиболее важные моменты, связанные с его оформлением, подписанием и исполнением.

При составлении договора необходимо предусматривать главные вопросы предстоящей работы, а затем, переходя от общего к частному, составить примерную поэтапную схему работы и продумать, что и как должно быть сделано на каждом этапе, какие для этого потребуются конкретные действия, прикинуть возможность риска.

Проект предстоящего договора желательно разработать самой заинтересованной организации, а не получать проект от противоположной стороны. При составлении формулировок условий договора лучше всего привлечь специалистов соответствующего профиля.

Оперативное планирование оптовых закупок

Планирование — это процесс формирования планов развития коммерческого предприятия на основе анализа результатов его деятельности в предыдущие периоды и стратегии на будущий период.

В современном производстве широко используются различные системы оперативного планирования, определяемые как внутренними факторами, так и внешними рыночными условиями. Под системой оперативного планирования производства в экономической литературе, как правило, понимается совокупность различных методов технологии планирования, характеризующихся степенью централизации, предметом регулирования, составом календарных плановых показателей, порядком учета и движения продукции и оформления учетных записей. Непременным условием эффективного функционирования системы оперативного планирования является наличие обоснованной нормативной базы, которая, в частности, включает: нормы календарного планирования, нормы материалоемкости, нормы использования производственных мощностей, нормы материального обеспечения производства. Выбор той или иной системы оперативного планирования в условиях рынка определяется, прежде всего, объемом спроса на продукцию и услуги, затратами и результатами планирования, объемом и типом производства.

Деятельность по планированию поставок:
1) Прогнозирование спроса на конечную продукцию;
2) Сверка спроса с недавно полученными заказами;
3) Планирование перевозок;
4) планирование потоков и движения продукции;
5) оперативное планирование производства;
6) Календарное планирование закупок;
7) Разработка плана закупок.

Управленческая деятельность, связанная с планированием закупок:
1) Управление обработкой заказов на продажу (сортировка, составление списков);
2) Контроль качества предоставляемых услуг;
3) Контроль за рейсами отгруженных товаров;
4) Инвентаризация и учет готовой продукции, сырья, полуфабрикатов, комплектующих;
5) Обработка заказов с региональных складов на центральные склады;
6) Обработка и анализ заказов от производственных отделов.
7) Контроль руководства за качеством предоставляемых услуг;
8) Управление обработкой заказов на поставку поставщикам.

Для планирования закупок необходимо определить не только продажи и закупки, но и ассортимент в группах. Главным ориентиром должно быть состояние склада, то есть его содержимое. Существует оптимальное количество товаров на складе, когда стоимость запасов и стоимость доставки равны (теоретически), что обеспечивает минимальные затраты.

Задача оперативного планирования заключается в определении оптимального метода закупки товаров. Можно выделить следующие методы:

Закупка товаров одной партией. Этот метод предполагает поставку товаров сразу в большом количестве (оптовая закупка). Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки — высокий спрос на складские помещения, медленный оборот капитала.

Регулярная закупка небольшими партиями. В этом случае клиент заказывает нужное количество товара, который доставляется ему партиями в течение определенного периода времени. Преимуществами этого метода являются: более быстрый оборот капитала, поскольку товары оплачиваются партиями по мере их получения; экономия складских площадей; более низкая стоимость документального оформления поставки, поскольку на всю партию товара оформляется только один заказ. Его недостатки: вероятность заказа избыточного количества товара; необходимость оплачивать все количество товара, указанное в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки с использованием списков поставок. Этот метод закупок часто используется в тех случаях, когда приобретаются недорогие и быстро реализуемые товары. Ежедневные (ежемесячные) котировки составляются на ежедневной (ежемесячной) основе и содержат следующую информацию: полный перечень товаров; количество товаров на складе; количество требуемых товаров. Преимущества этого метода: более быстрый оборот капитала, снижение затрат на хранение и складирование, своевременность поставок.

Получение товаров по вызову. Этот метод похож на обычную доставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:
количество товара, подлежащего поставке, не фиксированное, а приблизительное;

Поставщики контактируют с клиентом перед выполнением каждого заказа;
Оплачиваются только поставленные объемы;
По окончании срока действия договора клиент не обязан принимать и оплачивать еще не поставленные товары.

Форма договорных отношений и порядок их оформления

Как и в большинстве торговых компаний, основной формой экономических отношений с поставщиками товаров в ООО «Восток» является договор на поставку товаров.

Договор поставки — это разновидность договора купли-продажи. Его основные отличия от договора купли-продажи заключаются в следующем.

Если договор купли-продажи может быть заключен как гражданами, так и организациями, то договор поставки заключается только между организациями;

В договоре купли-продажи срок поставки вещи определяется по соглашению сторон и, в частности, может совпадать с моментом заключения договора, в то время как договор поставки возлагает на поставщика обязанность поставить вещь в срок, который обычно не совпадает с моментом заключения договора.

Договор на поставку продукции и товаров может быть заключен сторонами по их усмотрению. Поставщиками и покупателями в данном случае могут быть государство, общественные организации, предприятия, объединения, банки, акционерные общества и другие организации, наделенные правами юридических лиц.

Договоры поставки заключаются путем составления единого документа, подписанного сторонами, или путем принятия поставщиком заказа покупателя к исполнению. Договорные отношения также могут быть установлены путем обмена письмами, телеграммами, телефонограммами, факсами и т.д.

Договоры поставки заключаются на любой срок: на один год, на 5 лет или на любой другой период, в то время как договор купли-продажи обычно имеет короткий срок действия.
В договоре, заключенном любым из указанных способов, обязательно указываются номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции (товаров), сроки поставки и цена, а также другие условия.

Договор содержит условия, определяющие обязательства сторон: указывается порядок исполнения договора, расчетов, условия тары, маркировки, сопроводительной документации и т.д., а также материальная ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору.

В случае эпизодических поставок товаров или разовых закупок отдельных партий товаров, закупки могут осуществляться путем подачи коммерческого предложения, его принятия и оформления товаросопроводительных документов, без необходимости составления единого письменного договора поставки.

Необходимость ускорения адаптации торговли к условиям рыночной экономики требует организации четкого функционирования экономических отношений торговых предприятий с поставщиками товаров. В связи с этим особое значение приобретают прямые договорные отношения торговых предприятий с производителями товаров.

Прямые договорные отношения — это прямые договорные отношения между производителями и покупателями товаров без участия других коммерческих посредников.

При этом современное законодательство определяет, что производитель — это предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, производящий товары для продажи, а покупатель — коммерческое предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, реализующий товары оптом или в розницу.

Примерами сотрудничества в рамках прямых договорных отношений являются контракты между ООО «Восток» и ООО «АЯН» на поставку газированной воды и пива, или ООО «Восток» и ООО «Доча» на поставку колбас и мясных изделий.

После согласования всех статей договора этот документ подписывается обеими сторонами и имеет юридическую силу.

Похожие записи:

• Оплата больничного по бытовой травме в 2022 году
• Как организовать обучение сотрудников за счет работодателя
• Отдел льгот и пособий семьям с детьми