Новые правила работы с персональными данными сотрудников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила работы с персональными данными сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проблема защищенности персональных данных от несанкционированного доступа неограниченного круга лиц очень актуальна в России. Анализ инцидентов последних лет – когда персональные данные граждан массово попадали в открытый доступ – говорит о недостаточности существующих законодательных механизмов.
Согласие работника на обработку персональных данных
Нужно ли получать согласие работника на обработку персональных данных? Да, обработка персональных данных в общих случаях осуществляется исключительно с согласия работника.
Исключения, когда не требуется брать согласие работника, прямо регламентированы законом, а также описаны в Разъяснениях Роскомнадзора. Например, не нужно получать такое согласие, если вы сообщаете персональные данные работника третьей стороне, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы его жизни и здоровью (ст. 88 ТК РФ, п. 4 Разъяснений Роскомнадзора).
Согласие на обработку персональных данных предусматривается в трудовом договоре, заключаемом по типовой форме (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858). В ней прямо предусмотрено соответствующее положение. Трудовой договор по этой форме заключается в рамках ст. 309.2 ТК РФ.
В остальных случаях согласие работника на обработку персональных данных рекомендуем оформлять отдельным документом. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным (п. 1 ч. 1 ст. 6, ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных).
Если персональные данные работника возможно получить только у третьих лиц, сообщите об этом работнику и заручитесь его письменным согласием (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
Настоятельно рекомендуем включить в него следующую информацию:
- цели получения персональных данных работника у третьих лиц;
- предполагаемые источники информации (лица, у которых будете запрашивать данные);
- способы получения данных, их характер;
- возможные последствия отказа работника дать согласие на получение его персональных данных у третьих лиц.
Требования к согласию
Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.
Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).
В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.
Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.
Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.
Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.
Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.
Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.
Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:
-
в течение трех рабочих дней с момента обращения;
-
или в срок, указанный в постановлении суда;
-
или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.
Кроме того, широкое распространение получили сервисы в Интернете, занимающиеся противоправным оборотом персональных данных, где можно приобрести информацию в отношении большинства российских граждан из различных баз данных. Это адреса, недвижимость, паспорта, авиа и железнодорожные перелеты и т. п. Всё это не только нарушает право человека на неприкосновенность частной жизни, гарантированное Конституцией РФ, но и создает реальную угрозу для преступлений и правонарушений. В том числе мошенничества с использованием методов социальной инженерии, заочное оформление кредитов, кибербуллинг и т. п.
Вдобавок законодательство никак не ограничивало выдачу сведений третьим лицам о принадлежащих гражданам объектах недвижимости, включая адреса их мест проживания. В то же время такие сведения – тоже персональные данные, нуждающиеся в соответствующей защищенности.
Подобные нелегальные сервисы преимущественно размещаются в иностранном сегменте Интернета, на который не распространялись требования российского законодательства о персональных данных. При этом законодательство практически не регулировало трансграничную передачу персональных данных, что также создавало существенную угрозу.
Подотчетным станет сбор персональных данных:
- в ходе трудовых отношений,
- при заключении договоров с мобильными операторами, общественными объединениями или религиозными организациями, государственными автоматизированными информационными системами,
- уже упомянутых ФИО,
- даже если люди дают согласие на сбор и обработку своих персональных данных. Поэтому мы так часто должны были ставить галочки в окошках согласия на обработку данных: это снимало с компаний обязанность отчитываться перед Роскомнадзором, но с 1 сентября 2022 года наше согласие перестанет что-то значит и требовать его с нас не будет смысла,
- для выдачи пропуска (в том числе одноразового) на территорию или в здание (с 1 сентября 2022 года это становится незаконным, если организация не уведомила Роскомнадзор о сборе персональных данных).
Как уведомить Роскомнадзор о сборе персональных данных
Конкретный срок направления уведомления законодательством не установлен. Главное – уведомить Роскомнадзор до начала обработки тех или иных персональных сведений. Уведомление представляется по форме, утв. приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94. Представить его нужно в управление Роскомнадзора по субъекту РФ по месту регистрации компании в налоговом органе. В уведомлении нужно указать (ч. 3 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
- наименование компании (ФИО ИП) и ее адрес;
- цель обработки персональных данных (например, заключение трудовых договоров);
- категории персональных данных (в частности, персональные данные, необходимые для оформления трудовых правоотношений);
- категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются (работники компании, покупатели и т.д.);
- правовое основание обработки персональных данных;
- перечень действий с персональными данными, общее описание используемых способов обработки персональных данных (например, автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой, смешанная обработка персональных данных и т.д.);
- сведения о наличии у компании шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
- ФИО сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных, номер его контактного телефона, почтовый адрес и адрес электронной почты;
- предполагаемая дата начала обработки персональных данных;
- срок или условие прекращения обработки персональных данных;
- сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
- сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей собираемые персональные данные;
- сведения об обеспечении безопасности персональных данных.
Направить уведомление можно следующими способами:
- в бумажном виде,
- в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи,
- в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА.
Особенности работы с персональными данными
Работа с персональными данными предусматривает обязательность:
- наличия согласия лица, к которому эти данные относятся, на их обработку;
- выполнения обработки лишь для заранее определенных целей, разрешенных законодательством;
- соблюдения конфиденциальности информации о персональных сведениях;
- соблюдения сроков хранения, установленных для таких сведений;
- публикации и передачи сторонним лицам этих данных лишь с согласия их носителя (кроме ситуаций, когда такое согласие не требуется по законодательству).
Носитель персональных данных имеет право на:
- доступ к относящимся к нему сведениям;
- информацию о целях, порядке, ходе и результатах их обработки (кроме ситуаций, когда такое информирование запрещено законодательно);
- сведения об операторе, лицах, осуществляющих обработку от его имени, и сторонних источниках, из которых оператор получает сведения, относящиеся к персональным;
- отзыв выданного им согласия на обработку персональных данных;
- судебную защиту своих интересов при осуществлении оператором неправомерных действий с информацией персонального характера.
Что является личной информацией граждан?
Понятие информации о гражданине, относящейся к персональной, дано в ст.3 Закона 152. Это любые сведения, связанные с субъектом (физическим лицом) прямо или косвенно:
- ФИО, пол, возраст;
- семейное положение, а также родственные связи и наличие детей;
- сведения об образовании и наличии квалификационных навыков;
- адрес места жительства и прописки;
- любые фото- и видеоматериалы, используемые оператором и позволяющие точно установить личность гражданина;
- биографические данные, включая наличие судимости, прохождения службы в армии, предыдущих мест работы и т.д.);
- сведения о заработке и финансовом положении;
- иные сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо.
Стоит перечислить и документы, в которых эти сведения содержатся:
- гражданский паспорт, свидетельства о браке, рождении детей;
- документы об образовании, повышении квалификации и т.д.;
- трудовая книжка;
- военный билет.
Остальные документы, содержащие сведения о гражданах, хранятся у работодателя и необходимы для кадрового учета. Это, например, характеристики, личные карточки, анкеты и т.д.
В ряде ситуаций требуется предоставление справки о доходах, полученных в определенный временной период. Гражданину следует знать, что без его согласия эти сведения не подлежат обработке.
Заявление согласия на обработку персональных данных — образец и бланк 2022 года
Строгой формы согласия на обработку персональных данных законодательство не дает, каждый оператор вправе разработать этот документ и использовать его в работе. Но Законом № 152 определены обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в этом документе:
- ФИО гражданина, а также полные реквизиты гражданского паспорта или иного удостоверения личности;
- в случае, когда в интересах гражданина выступает представитель, то в согласии указываются его ФИО, паспортные данные, а также реквизиты документа на право представлять интересы;
- наименование организации, осуществляющей функции оператора обработки личных данных, кому дается согласие;
- цели, для которых осуществляется обработка данных, а также какие данные конкретно подлежат обработке;
- общее описание тех вариантов обработки, которые возможно произвести со сведениями, способы обработки;
- с какого момента согласие действует и способ его отзыва;
- личная подпись гражданина, составившего документ.
Что собой представляет согласие на обработку ПД?
В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ, согласие, о котором идет речь, может быть дано субъектом ПД в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. Но на практике согласие обычно дается в письменном виде. Оно запрашивается и оформляется в письменном виде заинтересованной стороной, а затем подписывается самим гражданином. Данный документ представляет собой, таким образом, письменное разрешение физлица на обработку и использование персональной информации о себе. Правомерно говорить о том, что данный документ обуславливает появление у оператора персональных данных обязательства по обеспечению использования ПДстрого в определенных целях, недопущению ее незаконной передачив руки третьих лиц.
Согласие на обработку персональных данных применяется повсеместно, его оформляют во всех государственных и коммерческих организациях как для работников, так и для лиц, с которыми такие организации взаимодействуют, используя тем или иным способом персональные данные.
Особенности составления заявления о согласии на обработку персональных данных
Общераспространен нижеследующий алгоритм составления заявления о согласии на обработку ПД (с учетом требований Закона № 152-ФЗ и приказа № 18):
- В «шапке» документа указывают название организации и Ф.И.О. руководителя (или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя), Ф.И.О. гражданина, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность (паспорта).
- Далее надо указать полное название документа.
- После этого от имени гражданина следует перечислить, для каких целей предоставляются персональные данные и кому именно (название организации или ИП, адрес).
- Далее надо привести перечень персональных данных.
- Затем следует прописать, что документ начинает действовать со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме. Также можно указать, что согласие написано в добровольном порядке.
- Заявление на согласие на обработку персональных данных (образец, приведенный ниже, можно взять за основу) в обязательном порядке должен подписать сам гражданин.
Для чего нужно письменное согласие работника на обработку его данных
Получение письменного согласия человека на обработку его персональных данных становится необходимо юридическому или физлицу, которое получает доступ к этим данным. Основные вопросы, связанные с персональными сведениями о человеке, регулируются законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В их число входит:
- определение круга сведений, являющихся персональными;
- установление условий обработки, хранения и уничтожения данных их получателем;
- описание ситуаций, как требующих, так и не требующих согласия лица на обработку сведений о нем;
- перечисление прав носителя персональных данных на ознакомление с результатами их обработки;
- определение ответственности лиц, разгласивших персональную информацию.
Наиболее частым случаем получения и обработки персональной информации о человеке является сбор и анализ работодателем сведений о своем работнике (уже работающем или вновь принимаемом на работу).
Помимо общедоступных сведений, к которым закон № 152-ФЗ относит данные о Ф. И. О., принадлежности к определенному полу, дате рождения, работодателю оказывается нужна и иная информация, содержащаяся в документах, предъявляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ):
- в удостоверении личности (паспорте);
- трудовой книжке;
- свидетельстве ПФР;
- документах об обучении;
- документах воинского учета;
- дополнительных справках (в частности, об отсутствии судимости) или документах, наличие которых является условием приема на определенную работу.
Сбор и обработка таких данных требуют от работодателя получения предварительного письменного согласия работника на эти действия (п. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Согласие является добровольным и может быть отозвано работником.
Персональные данные лица относятся к охраняемой законом тайне. Любое их распространение будет считаться нарушением действующего законодательства. Дело может дойти до возбуждения уголовного дела.
Согласие является обязательным документом при трудоустройстве, так как сотруднику отдела кадров придётся взаимодействовать с личными данными соискателя на должность. Все необходимые для заключения трудового договора документы перечислены в статье 65 Трудового кодекса. Согласие среди них не фигурирует, однако предполагается.
На каждом без исключения предприятии имеется ответственный за обработку персональных данных сотрудник. Как правило, это начальник кадровой службы. Если работник их разгласит, его будет ждать уголовная ответственность в соответствии со статьей 137 УК РФ.
Ответственность за разглашение персональных данных
За разглашение персональных данных 137 ук рф устанавливает несколько видов наказаний.
Сбор и распространение данных о частной жизни без согласия на это лица может наказываться:
- Штраф до 200 тыс. р.;
- Зарплата или другой доход за 18 месяцев;
- Обязательные работы до 360 часов;
- Исправительные работы до 1 года;
- Принудительные работы до 2 лет с лишением возможности занимать конкретные должности на срок до 3 лет;
- Арест до 4 месяцев;
- Лишение свободы до 2 лет с лишением возможности занимать должность на срок до 3 лет.
Если нарушение было произведено с использованием служебного положения:
- Штраф от 100 тыс. до 300 тыс. р.;
- Зарплата или другой доход от 1 до 2 лет;
- Лишение права находиться на должности в период от 2 до 5 лет;
- Принудительные работы до 4 лет с лишением возможности занимать конкретные должности на период до 5 лет;
- Арест до 6 месяцев;
- Лишение свободы до 4 лет с лишением возможности занимать должность на период до 5 лет.
Что изменится с 1 марта 2023
Часть изменений, предусмотренных Законом от 14.07.2022 № 266-ФЗ, имеет отложенное действие и вступит в силу с 1 марта 2023 года. В частности, начнут действовать положения о трансграничной передаче данных (физлицам, компаниям и органам власти иностранных государств).
В зависимости от того, в какую страну планируется передать сведения, режим трансграничной передачи может быть уведомительным и разрешительным. Уведомительный режим работает в отношении передачи данных в страны, обеспечивающие адекватную защиту данных. Прежде всего, это страны — участники Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также страны из перечня Роскомнадзора (Приказе от 14.09.2021 № 183). Взаимодействие со странами, которые не обеспечивают адекватную защиту персональных данных, должно осуществляться через разрешительный режим.
Операторы персональных данных перед началом трансграничной передачи персональных данных должны уведомить об этом Роскомнадзор. В свою очередь, ведомство может её ограничить или запретить (п. 7 ст.1 № 266-ФЗ).
Суть охраны персональных данных в 2020 году
Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных – определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”.
Обработка персональных данных — это любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (статья 3 Закона).
В силу п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных обработка персональных данных осуществляется с согласия работника.
Поскольку в случае возникновения спора доказать получение согласия работника на обработку его персональных данных должен работодатель (ч. 3 ст. 9 Закона о персональных данных), лучше оформить такое согласие письменно.
Если у работодателя уже есть согласие работника на обработку персональных данных, то получать новый документ на 2019-2020 год не нужно.
В силу абз. 11 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора получать согласие на обработку персональных данных нужно не только у работника, но и у соискателя. Однако если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым он заключил соответствующий договор, либо соискатель сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц, то согласие на обработку его персональных данных не требуется.