Чек-лист оценки компетенций сотрудника: как конструктивно сообщать о необходимости развития?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чек-лист оценки компетенций сотрудника: как конструктивно сообщать о необходимости развития?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Рассмотрим, какие характеристики личности, поведенческие мотивы и профессиональные качества влияют на эффективность работы специалиста. Необходимо применять критерии оценки компетенций сотрудников, позволяющие выявлять особенности выполнения служебных задач в соответствии с требованиями предприятия и ожиданиями клиента.

Как конструктивно сообщать о негативных результатах оценки компетенций

Совет #1 Дайте оцениваемому сотруднику⁸ возможность заранее подготовиться к предстоящей беседе. Отправьте приглашение на встречу по электронной почте или через календарь. Можно предварительно сделать массовое уведомление по отделу о том, что такие приглашения получат все сотрудники: это снизит уровень тревоги.

Совет #2 Спланируйте беседу так, чтобы от 30% до 50 % времени были предоставлены сотруднику для обратной связи и обсуждения с вами дальнейших действий.

Совет #3 Постарайтесь настроить сотрудника на позитивный лад, а для этого – настройтесь на позитив сами. Убедитесь, что вы хотите помочь сотруднику и не испытываете перед беседой сильных негативных эмоций, в том числе не связанных с сотрудником.

Совет #4 Использовать психологический приём – метод гамбургера. Начать и закончить разговор стоит положительными результатами оценки сотрудника, а между ними – конструктивная критика.

Совет #5 Проводите разговор с сотрудником один на один в условиях полной конфиденциальности. Возможно, какими-то инсайтами он сам поделится с коллегами, но вы должны быть незыблемой крепостью сохранения информации в тайне, чтобы доверие сотрудников к вам оставалось полным.

Совет #6 Представляйте информацию о результатах оценки компетентности дозировано и в понятной сотруднику форме. Старайтесь не использовать сложных слов и специфических терминов. Трудное для восприятия подсознательно ощущается как что-то негативное.

Совет #7 Помните базовое правило корректной обратной связи: давать оценку следует никак не личности сотрудника, а только действиям и результатам.

Обсуждение результатов оценки персонала является стрессовым моментом даже для уверенных в своей эффективности сотрудников, поэтому обязательно обозначайте в каждой беседе, что целью разговора является создание плана развития сотрудника и повышения его эффективности в работе.

Хотите поставить оценку персонала на рельсы непрерывного Employee Listening? Узнайте подробнее о возможностях автоматизации оценки состояния сотрудников в режиме реального времени, создании культуры гибкой обратной связи в компании, выявлении падений эффективности, вызванных профессиональным выгоранием и определении лидерского потенциала вашей команды.

Цель оценки персонала на основе компетенций

Оценка компетенций персонала – важный инструмент регулирования качества работы. Её главная задача заключается в том, чтобы оценить имеющиеся у компании человеческие ресурсы и использовать их наиболее эффективно. Законодательно проверки сотрудников и оценка качества их работы никак не регламентированы.

Оценка компетенций позволяет также выявить скрытые таланты, которые сотрудники могут не озвучивать при собеседовании или в резюме. В результате проверки можно значительно сократить расходы на персонал, уменьшить количество лишних вакансий, более эффективно распределить обязанности и время, сформировать нужный вам коллектив, а также значительно улучшить положение компании в целом.

Главное, что позволяет выявить оценка компетенций, – насколько работник соответствует занимаемой должности. Также это позволяет повысить мотивацию и интерес сотрудников к рабочим обязанностям. На оценке компетенции можно завязать зарплату работника. В таком случае это создаст дополнительный стимул выполнять свои обязанности более добросовестно.

Оценка компетенций позволяет выявить пул сотрудников, которых можно зачислить в кадровый резерв. Из этого числа специалистов можно выявить перспективные кадры, обучать их, совершенствовать и готовить к вышестоящим должностям.

Оценка компетенций должна проводиться регулярно, только тогда она будет эффективной. Проводя оценку компетенций на регулярной основе, вы не только получаете чёткое представление о происходящем в вашей организации, но и нацеливаетесь на перспективу.

Виды компетенций сотрудников

В теории компетенции бывают следующих видов:

• Учебно-познавательные компетенции – совокупность навыков и умений, которые сотрудник приобрёл благодаря любознательности и познанию. Они показывают насколько в человеке развиты амбициозность, целеполагание, планирование, способность действовать в нестандартных ситуациях, анализировать и оценивать собственную роль в бизнесе.
• Информационные компетенции – самостоятельный поиск, анализ, выборка, обработка и передача необходимой информации, выработка решений.
• Коммуникативные компетенции – всё что касается умения взаимодействовать с людьми, слушать и слышать, работать в команде и проявлять лидерские качества.

Когда проводят оценку персонала

В современных организациях оценку труда обычно проводят в трех случаях:

• Плановая оценка — такую зачастую можно встретить или в крупных компаниях, или на государственной службе, где это требуется по закону. HR-специалисты готовят матрицу компетенций, сотрудники проходят аттестацию с помощью комбинированных методов. О проверке известно заранее. Обычно раз в несколько лет.
• При реорганизации — зачастую такая оценка является помощником в кризисной ситуации. Например, бизнес терпит убытки, плохо настроена аналитика эффективности различных отделов. Используется как групповая, так и индивидуальная оценка компетенций.
• Разовая — такую оценку проводят, когда необходимо принять управленческое решение. Причем оно может быть негативным, когда несколько руководителей сомневаются, увольнять ли сотрудника или нет. Или позитивным — если есть спор о назначении сотрудника на новую руководящую должность.

Методы оценки работы персонала

Для определения результативности сотрудников компании применяются различные методы. По направлению, способу оценки они бывают:

Качественными. По-другому их называют описательными. Сюда входит:

• Матричный метод. Характеристики исполнителя сравниваются с эталонной моделью, соответствующей его должности.
• Оценка выполнения задач. Подразумевает ответ на вопрос, как сотрудник справляется со своей работой?
• Метод системы произвольных характеристик. Иначе его называют методом крайностей. Руководитель или представитель кадровой службы составляет список достижений и промахов сотрудника, и делает выводы об его профпригодности.
• «360 градусов». Оценку деятельности сотрудника дают коллеги по работе, его непосредственный руководитель и сам подчинённый. Информация о подчинённом собирается при помощи опросника, состоящего из вопросов, разбитых на отдельные блоки, касающиеся деятельности сотрудника.
• Групповая дискуссия. Проводится в форме прямого обсуждения результатов труда сотрудника с руководством и приглашёнными экспертами. Используя этот метод, можно наглядно оценить стрессоустойчивость работника, навыки общения с персоналом и управляющим звеном. В процессе обсуждения вопросы могут задавать обе стороны.

Количественными. Выражаются в цифрах. Дают более объективное представление о полезности каждого члена рабочего коллектива. К ним относят:

• Метод балльной оценки. Сотрудник получает баллы за выполненную работу по 10-ти или 5-ти балльной шкале. В конце отчётного периода (месяца, квартала или года) они складываются между собой и анализируются.
• Метод свободной балльной оценки. Квалификация, навыки и характеристики работника оценивает экспертная комиссия. На основании их суммы составляется итоговый рейтинг.
• Ранговый метод. Из руководителей отделов создаётся комиссия, составляющая своеобразный рейтинг сотрудников, исходя из их результативности и полезности. После сравнения данных из разных источников, работников, находящихся в конце списка, увольняют или переводят на менее оплачиваемые должности.

Комбинированными. Объединяют количественные и качественные методы. Дают самую полную и объективную оценку деятельности сотрудников. Это:

• Метод суммы оценок. Все характеристики работника оценивают по установленной шкале. На основании полученных данных выводят средний показатель, который сравнивают с эталоном, принятым для этой должности.
• Система группировки. В зависимости от результативности, сотрудников объединяют в общие группы, состоящие из лидеров, «середняков» и аутсайдеров. Затем принимают решения, кого уволить или перевести в высшую группу.

Кого нельзя подвергать аттестации

Как уже говорилось выше, на некоторых предприятиях аттестация — рядовое явление, которое периодически проходят все профильные специалисты, независимо от уровня их квалификации (в числе прочих аттестацию проходят и работники, имеющие длительный стаж и научные степени). Тем не менее, есть категории граждан, которые законом защищены от подобного рода проверок. К ним относятся:

• сотрудники, проработавшие по специальности (или на данной должности) меньше года,
• беременные работницы,
• женщины, ухаживавшие за детьми до трехлетнего возраста,
• студенты дневных форм обучений в течение первого года после выхода на работу,
• лица, находящиеся на длительном больничном.

Правила составления аттестационного листа

Аттестационный лист не имеет унифицированного, обязательного к применению образца, поэтому писать его можно в свободном виде. Однако при его оформлении следует придерживаться некоторых правил. В частности, нужно обязательно указывать

• дату аттестации,
• данные сотрудника, который подвергся проверке: его фамилию, имя, отчество, должность (она должна соответствовать штатному расписанию, а ее функции, права и ответственность – должностной инструкции),
• далее следует фиксировать контрольные вопросы (они должны напрямую касаться практической деятельности работника),
• ответы на них
• и вердикт комиссии.

При необходимости каких-то дополнений и примечаний со стороны экзаменаторов их также необходимо регистрировать в аттестационном листе.

Топ-3 компетенции руководителя

Быстрые темпы развития бизнеса и гонка конкурентных игроков выставляют новые требования к личности, компетентности руководителей и специалистов.

Руслан Лэлайс, руководитель образовательных проектов SRG-ECO, в качестве лидирующих на сегодняшний день компетенций руководителя выделяет следующие:

1. Компетентность — наличие знаний, опыта и навыков, нужных для эффективной деятельности в заданной предметной области;
2. Осведомленность — сочетание интереса, озабоченности и обеспокоенности в отношении полученной информации, которая побуждает человека действовать нужным образом в контексте определенной обстановки;
3. Информированность — поток информации, который не приводит к действиям или изменению поведения.

Принцип развития специалистов по охране труда в Leroy Merlin: наставничество

Главенствующий принцип развития специалистов по охране труда в Leroy Merlin — наставничество. Спикером от компании на вебинаре была Анна Румянцева, руководитель службы охраны труда.

В Leroy Merlin за новым сотрудником закрепляются 2-3 наставника: первый — основной, который будет сопровождать работу новичка даже после окончания стажировки; второй — сотрудник или сотрудники, которые в офлайн или онлайн формате стажируют только на первых порах работы.

Также каждый работник проходит онлайн-аттестацию, в комиссии которой состоит РСОТ/ВСОТ/МОТ/СОТ (руководителя службы охраны труда/ ведущего специалиста по охране труда/ менеджера по охране труда/ специалиста по охране труда). Комиссия задает работнику конкретные кейсы и оценивает уровень их выполнения.

Обратная связь по итогам оценки строится по чётким правилам и сценариям

Хочется отметить, что в нашей культуре отношение к обратной связи в целом непростое. Самим понятием «обратная связь» называют разные коммуникативные сценарии:

• Есть структурированная обратная связь. Например, сессия обратной связи с руководителем по результатам выполнения KPI или итогам проекта; беседа о целях. Обратная связь по результатам ассесмента тоже структурирована: строится по определённому сюжету и таймингу, базируется на чётких принципах.
• Бывает динамичная обратная связь по ходу выполнения задач. Вы сделали определённое действие — руководитель дал на него обратную связь.
• Непрошеные советы и необоснованная критика. К сожалению, с этим приходится сталкиваться часто. Никакого отношения к обратной связи и нацеленности на ваше развитие эта категория коммуникативных актов, как правило, не имеет, но нередко именно критика первой приходит на ум, когда мы слышим выражение «дать обратную связь».

Мы рассмотрим только сессию структурированной обратной связи по итогам ассесмента — то есть встречу, на которой асессор презентует участнику оценки его результаты по определённой методологии и чётким правилам.

Что такое оценка компетенций персонала

Так как законодательные требования и процедуры, которые может применять работодатель по отношению к соискателям определенных вакантных рабочих мест в организации, предоставляют недостаточное количество возможностей, работодатели часто практикуют использование особых методик для улучшения эффективности использования трудовых ресурсов, снижения затрат предприятия и повышения прибыли. Оценка компетенций персонала никак не регламентирована с точки зрения законодательства, однако является эффективным инструментом в той или иной мере используемым практически каждым работодателем.

Оценка компетенций сотрудников — проведение теста на профессиональную пригодность работника к ведению трудовой деятельности. Проводится на отдельно взятом предприятии соответственно установленным в рассматриваемой организации и утвержденным её локальными нормативными актами критериям. В частности – на соответствие деятельности работника нормативам выработки, осуществления звонков, привлечения клиентов или реализации продукции.

Знание рыночной ситуации

Работодатель хочет знать, что вы понимаете, как работает их бизнес. Только тогда вы сможете по-настоящему понять свою роль в нем. Проще говоря, речь идет о том, чтобы быть в курсе вашей отрасли и бизнеса в целом. Сюда входят маркетинговые тенденции, демографические данные клиентов, технические достижения, а также успехи и неудачи конкурентов. Ведь нелогично для розничной торговой компании нанимать нефтяника – для каждой индустрии нужны свои знания.

Так как это более специфичные профессиональные знания, мы не сможем привести примеры конкретных вопросов и тестов для каждой сферы деятельности. На специализированных сайтах вы найдете достаточно примеров тестов в РЖД, в нефтяную и газовую индустрию. А на HRLider для вас доступны базы тестов для специалистов по продажам, обслуживанию клиентов и руководителей среднего звена, а также в автомобильные и промышленные компании (тесты на механику).

Чтобы повысить свою коммерческую осведомленность, будьте в курсе последних новостей отрасли и полностью исследуйте выбранную вами компанию и ее конкурентов. Получите как можно больше опыта работы, чтобы продемонстрировать работодателю, что вы понимаете эту роль.

Основные этапы оценки

Этапы оценки строго регламентированы, нарушение одного из них приводит к некорректным результатам. Анализ опыта сотрудников проводится по следующим этапам:

• Складывается идеальный образ, учитывающий необходимый для компании опыт, который работник должен иметь, занимая тот или иной пост;
• Разрабатывается стратегия анализа, временные промежутки для разных групп работников, учитывающих направленность организации и кадровую текучку;
• Анализируется опытность сотрудников;
• Подводятся итоги, выносится окончательный вердикт, например, отправка на переобучение, повышение квалификации, назначение на другую должность или увольнение;
• Оценка эффективности принятых резолюций, после определенного временного промежутка.

Этапы обязаны иметь правовое обоснование, например, локальные акты, где должен быть закреплен регламент тестирования, методику анализа, список ответственных лиц, которые принимают и выполняют решения по результатам процедуры. И нормативные документы на основания, которых сотрудник могут перевести или уволить.

Похожие записи:

• Как зарегистрировать право собственности на квартиру
• Госпошлина ВНЖ: реквизиты, взносы, счета и способы оплаты
• Изменился адрес комиссии по комплектованию детских садов