Образец заполнения личного листка по учету кадров 2023 / Скачать форму, бланк
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения личного листка по учету кадров 2023 / Скачать форму, бланк». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личный листок по учету кадров представляет собой документ, содержащий основную информацию о каждом работнике организации. Он является важным инструментом в управлении персоналом и предоставляет полную картину о каждом сотруднике, его трудовой деятельности и различных данных, касающихся его карьеры в организации.
Так как общего для всех бланка (унифицированной формы) не существует, определить, какие данные личный листок по учету кадров содержит, необходимо самой организации, закрепив это в ЛНА. Обычно фиксируют такую информацию:
- Ф. И. О. гражданина;
- пол;
- число, месяц, год и место рождения;
- национальность;
- домашний адрес, телефон;
- паспортные данные;
- образование;
- сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
- профессиональные навыки и умения;
- пребывание за границей: период, место, цель поездки;
- отношение к воинской обязанности;
- данные о семейном положении;
- сведения о близких родственниках: степень родства, Ф. И. О., год рождения;
- дата заполнения и подпись сотрудника;
- фото размером 4×6 см.
Сроки хранения и передачи личного листка по учету кадров
Личный листок по учету кадров является важным документом, содержащим информацию о работнике и его трудовой деятельности в организации. Согласно законодательству, срок хранения личного листка составляет 75 лет с момента его закрытия.
В течение этого срока работодатель обязан сохранять и защищать личный листок, обеспечивая его конфиденциальность и недоступность для посторонних лиц. Личный листок может храниться как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при условии, что он защищен от несанкционированного доступа.
В случае увольнения работника или прекращения его трудового договора, личный листок должен быть передан работнику в течение 3 рабочих дней со дня увольнения. Передача личного листка должна осуществляться под расписку в получении и с уведомлением работника о сроках хранения и его правах по обращению к нему в случае необходимости.
Личный листок может быть передан также по запросу суда или иных правоохранительных органов, если это связано с расследованием преступлений или других юридических процедур. При этом работодатель обязан предоставить запрашивающей стороне копию личного листка, сохраняя при этом оригинал для дальнейшего хранения.
Таким образом, сроки хранения и передачи личного листка по учету кадров являются важными аспектами, соблюдение которых обеспечивает законность и документальную подтвержденность трудовой деятельности работника.
Инструкция по заполнению личного листка по учету кадров 2023
1. Личные данные
Первым шагом необходимо внести свои личные данные в соответствующие поля личного листка. Это включает в себя информацию о ФИО, дате рождения, поле, национальности, наличии детей и контактной информации.
2. Образование
Укажите информацию о вашем образовании. Введите название учебного заведения, факультет или специальность, дату окончания, квалификацию и полученную ступень образования.
3. Трудовой стаж
Укажите даты начала и окончания работы, название организации, место работы, должность и основные обязанности, выполняемые в организации.
4. Отпуска и больничные
В этом разделе укажите информацию о принятых и неиспользованных отпусках, а также о больничных листах.
5. Награды и поощрения
Внесите данные о полученных наградах, поощрениях и других работнических заслугах.
6. Семейное положение
Укажите информацию о своем семейном положении, включая сведения о супруге / супруге и детях, если таковые имеются.
7. Прочая информация
В данном разделе вы можете добавить любую дополнительную информацию, которая может быть полезной для учета кадров.
8. Подпись
Не забудьте поставить дату и свою подпись в соответствующем поле на личном листке.
9. Сохранение и хранение
После заполнения личного листка, сохраните его в защищенном месте. Обычно личные листки по учету кадров хранятся в отделе кадров организации.
10. Обновление
Не забудьте периодически обновлять личный листок по учету кадров, если у вас изменятся личные данные, образование, место работы или другая информация, которую следует внести в личный листок.
Образец личного листка по учету кадров 2023: Заполнение и особенности
Личный листок — это документ, в котором вносятся и хранятся личные данные сотрудника, а также информация об его трудовой деятельности. Как правильно заполнить личный листок и где его хранить?
Личная карточка заполняется при приеме сотрудника на работу и служит основой для ведения учета кадров в организации. Она содержит данные о сотруднике, его фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения, а также паспортные данные.
В личный листок также вносятся изменения, связанные с изменением должности, зарплаты, переводом на другое подразделение или организацию.
Отличия личного листка от анкеты заключаются в том, что личный листок содержит более полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности.
Когда нужен личный листок? Личный листок нужен в каждом случае приема на работу или изменения данных о сотруднике, а также для ведения деловой документации и учета персонала.
Как правильно заполнить личный листок? При заполнении личного листка необходимо внимательно и точно указать все необходимые данные о сотруднике, такие как ФИО, дата рождения, паспортные данные. Все данные заполняются на русском языке.
Где хранить личный листок? После заполнения личный листок должен быть помещен в личное дело сотрудника. Личное дело в индивидуальном порядке хранится в кадровом отделе или другом отделе, ответственном за учет кадров. Доступ к личным данным сотрудника ограничивается исключительно кадровым отделом.
Сколько лет нужно хранить личный листок? Личный листок сотрудника должен храниться в организации всю время его работы в данной организации и еще 75 лет после ухода на пенсию или увольнения.
В 2023 году личный листок по учету кадров остается важным документом для ведения деловой документации и учета сотрудников. Заполнение и хранение личного листка должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства.
Где и сколько хранить
Как правильно хранить личный листок по учету кадров? Сколько лет нужно хранить эту карточку?
Личный листок заполняется и хранится в личном деле каждого работника на предприятии или в организации. Этот документ является одним из ключевых элементов кадрового делопроизводства и важен для ведения учета персонала. В личном листке значится анкета с основными сведениями о сотруднике, его образовании, опыте работы и другими важными данными.
Зачем нужен личный листок, и почему его необходимо вносить в учету кадров? Личный листок служит не только для хранения информации о сотрудниках, но и для отслеживания и контроля изменений, которые могут произойти в их личной жизни или рабочих обязанностях. Информация в личном листке должна быть актуальной и регулярно обновляться.
Согласно требованиям законодательства, личный листок должен храниться в течение всего срока трудовой деятельности работника и еще 75 лет после его увольнения или смерти. Такие сроки установлены для обеспечения возможности проверки истории занятости и в случае необходимости предъявления документов, связанных с работой. Важно отметить, что хранение личного листка должно осуществляться с соблюдением требований по защите персональной информации и конфиденциальности данных.
Отличия в хранении личного листка от года к году могут быть связаны с электронизацией документооборота. Сейчас все больше предприятий переходят на электронные системы учета кадров, и личные листки хранятся в электронном виде. Это позволяет более удобно обновлять и хранить информацию, а также сокращает использование бумажных документов.
В общем случае, личные листки по учету кадров ведутся на предприятии или в организации, где сотрудник работает. Если сотрудник увольняется, то его личный листок хранится в организации еще много лет. Если сотрудник удаляется из базы данных, личный листок отправляется в архив и также хранится в течение 75 лет после его увольнения или смерти.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Правила его составления
При оформлении трудового соглашения работник сам заполняет бланк в единственном экземпляре.
Сведения необходимо вносить строго в соответствие с официальными бумагами – свидетельством о рождении, паспортом, трудовой книжкой сотрудника.
Кроме того, нужно учитывать следующие требования и нюансы:
- В документе не допускается наличие помарок, исправлений. Если они были допущены, необходимо все переписать.
- К анкете прилагается фотография размера 4 на 6 сантиметров.
- Указываются стандартные персональные данные работника – национальность, место проживания, домашний и фактический адрес, дата и место рождения, ФИО, пол.
- Данные о прежних местах работы – наименование предприятия, занимаемая должность.
- Сведения о полученных премиях и наградах.
- Информация о выезде за границу.
- ФИО ближайших родственников – супруга, детей.
- Воинская обязанность.
Какие документы потребуются для оформления
Перечень документов, которые потребуются при заполнении личной карточки сотрудника на предприятии:
| Паспорт | Если планируется смена фамилии в скором времени, можно заполнить карточку после получения нового документа, либо же, потребуется внесение изменений |
| Свидетельство о рождении | Предоставляется, если паспорт временно отсутствует |
| Документы | Подтверждающие заключение брака и рождение детей |
| Трудовая книжка | Из нее выписываются данные о прежних местах работы |
Личный листок по учету кадров
является неотъемлемой частью личного дела сотрудника, однако многие компании пренебрегают заполнением этого бланка. О том, зачем он нужен, и как правильно оформить, расскажем в статье.
Заполнение этого документа производится непосредственно в момент трудоустройства принимаемым сотрудником лично. Он содержит сведения о будущем сотруднике, его паспортные данные, прописку, данные об образовании, о воинском учете и т.д.
Заполненный листок подшивается в личное дело и хранится в организации на протяжении всего периода работы. А после передается в архив вместе с остальной документацией по персоналу.
Во многом такой документ похож на анкету.
Однако анкета заполняется еще на этапе собеседования и необходима для консолидации информации о кандидате в унифицированной форме. Тогда как листок по учету кадров формируется уже в момент трудоустройства и необходим для обобщения сведений о работнике. Локально-нормативный акт работодателя о должен определять форму листка и требования к его заполнению.
Также устанавливается, что включается в дело – анкета или листок.
Возможно приобщение к делу сразу 2-х документов. Инструкция по кадровому делопроизводству с учетом требований новой Методички Росархива Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016.
Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству.
Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.
Унифицированной формы личного листка по учету кадров не существует.
Работодатель разрабатывает бланк самостоятельно, основываясь на специфике компании и требуемых . Он должен быть утвержден руководителем организации.
Ведение личных дел работников
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:
— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
— изъятие документов, надобность в которых миновала;
— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.
О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:
- они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
- если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
- если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
- как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
Перечень документов в личном деле сотрудника
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всю подноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.
- Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
- Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
- Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
- Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
- Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
- Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
- Автобиография.
- Характеристика на работника.
Личный листок по учету кадров
является неотъемлемой частью личного дела сотрудника, однако многие компании пренебрегают заполнением этого бланка.
О том, зачем он нужен, и как правильно оформить, расскажем в статье.
Заполнение этого документа производится непосредственно в момент трудоустройства принимаемым сотрудником лично. Он содержит сведения о будущем сотруднике, его паспортные данные, прописку, данные об образовании, о воинском учете и т.д. Заполненный листок подшивается в личное дело и хранится в организации на протяжении всего периода работы.
А после передается в архив вместе с остальной документацией по персоналу.
Во многом такой документ похож на анкету. Однако анкета заполняется еще на этапе собеседования и необходима для консолидации информации о кандидате в унифицированной форме. Тогда как листок по учету кадров формируется уже в момент трудоустройства и необходим для обобщения сведений о работнике.
Локально-нормативный акт работодателя о должен определять форму листка и требования к его заполнению. Также устанавливается, что включается в дело – анкета или листок. Возможно приобщение к делу сразу 2-х документов.
Инструкция по кадровому делопроизводству с учетом требований новой Методички Росархива Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016.
Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству.
Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.
Унифицированной формы личного листка по учету кадров не существует. Работодатель разрабатывает бланк самостоятельно, основываясь на специфике компании и требуемых .
Он должен быть утвержден руководителем организации.
Обратите внимание, что в ряде учреждений бюджетной сферы, в частности, организаций образования, такой документ является обязательным (письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года
«О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»
).
Как правило, в бланк личного листка по учету кадров включают:
- данные об образовании;
- ФИО сотрудника;
- дату и место рождения;
- трудовая деятельность;
- знание иностранных языков;
- паспортные данные;
- контактный телефон;
- иная необходимая информация.
- прописку;
- состав семьи;
- данные воинского учета;
По своей сути листок дублирует информацию, которая будет отражена после трудоустройства в Личной карточке Т-2. Как раз на его основании происходит заполнение всех кадровых бумаг Ваш идеальный документ Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров Заполнение при трудоустройстве должно производиться будущим сотрудником самостоятельно.
Поля заполняются разборчиво на основании оригиналов документов, предоставленных при трудоустройстве. Также вклеивается фотография работника. В конце сотрудник ставит подпись и дату оформления.
Кадровик при этом должен заверить правильность заполнения граф анкеты своей подписью.
Формирование личных дел сотрудников в 2022 году
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
- Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
- Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
- Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
- В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
- Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
- В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
- Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
- Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
- сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
- сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
- ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
- номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
- фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
- правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
- здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
- срок хранения дела.
Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.