Заявление на удаленную работу из-за коронавируса — образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление на удаленную работу из-за коронавируса — образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно». Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.
С какими сложностями столкнулись работодатели в период пандемии
Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.
Алгоритм перехода на удаленную работу в связи с коронавирусом выглядит так:
|
Инициатива работника |
Инициатива работодателя |
| Заявление работника о переводе на дистанционную работу | Уведомление работников о переводе на дистанционную работу в связи с распространением коронавируса (устное или письменное) |
| Приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу | Приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу |
| Получение письменного согласия работников — в виде личного заявления каждого из них или подписей в приказе, уведомлении | |
|
Согласование с каждым работником условий дистанционной работы |
|
|
Подписание допсоглашений к трудовым договорам |
В условиях противодействия коронавирусу многие работодатели не прочь перевести работу на дистанционные условия. В этом случае издается приказ, под которым работники проставляют подписи о своем согласии.
Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.
Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:
- специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
- в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
- оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
- увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).
С помощью заявления сотрудник может обратиться к руководству с любыми запросами. Желание работать из дома в сложных эпидемиологических условиях распространения коронавируса также может выступать таковым.
В отношении вируса COVID-19 Путин объявил нерабочие дни до 30 апреля 2020 года с возможным продлением этого периода в зависимости от обстоятельств. Многим организациям пришлось приостановить свою деятельность и закрыть. Работодатели могут сохранить занятость и рабочий процесс, переведя сотрудников удаленно, именно такой метод организации рабочего процесса рекомендует Минтруд.
Если директор не предлагает перейти на удаленную работу, сотрудник вправе заявить о своем желании работать удаленно из дома в период угрозы коронавируса.
Желательно оформить запрос письменно с помощью декларации. Вопрос о переводе решается по взаимной договоренности, в трудовом законодательстве нет норм, обязывающих стороны в одностороннем порядке перейти на удаленную работу.
Написав заявление и представив его работодателю, работник может рассчитывать, что его заявление будет рассмотрено работодателем. Со стороны менеджера из соображений безопасности разумно организовать для заявителя работу из дома, если это возможно для должности сотрудника.
Поэтому, если человек понимает, что не менее эффективно может работать из дома, а работодатель не предлагает перейти на удаленный режим, рекомендуется подать такое предложение самостоятельно в виде заявки. Образец письменного текста представлен ниже для бесплатной загрузки.
Как правильно оформить удаленную занятость
Для многих работодателей в стране сейчас актуален временный перевод на дистанционную работу тех сотрудников, которые технически могут выполнять функциональные обязанности вне рабочего места. Но такой переход надлежит оформить по всем правилам ТК РФ.
Смена формата работы не всегда связана с изменением трудового функционала. При переводе надлежит сохранить сотруднику аналогичные условия труда — нагрузку, доход, материальную базу. Все это необходимо зафиксировать в трудовом соглашении. Если вы переводите штатного работника на удаленку, подготовьте дополнительное соглашение к основному трудовому договору.
По правилам, если перевод на удаленную занятость инициирует работодатель, он обязан уведомить сотрудников об изменении трудовых условий минимум за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Но в сложившейся обстановке допускается и более ускоренный вариант. Проведите общее собрание, изложите проблему и попросите работников написать заявление о переводе — ТК РФ не запрещает служащим запрашивать дистанционные условия труда. После подачи заявления стороны заключают дополнительное соглашение. Вот как оформить удаленную работу:
Шаг 1. Организуйте общее собрание и составьте протокол по основным решениям. Дождитесь, когда все работники подадут заявления о временном переходе на удаленный труд.
Оформление перевода на дистанционную работу
Для перевода сотрудников на дистанционную работу нужно издать приказ, в котором сослаться на региональный акт, которым введен особый режим (повышенной готовности или чрезвычайной ситуации). В приказе укажите сотрудников, которые переводятся на дистанционную работу (все или определенные категории). С этим приказом посредством электронной почты нужно ознакомить всех сотрудников. Важно помнить, что для перевода на дистанционную работу требуется согласие работников.
Приказ нужно выслать по электронной почте каждому работнику, включив опцию «Запрашивать уведомления о прочтении». Или же можно попросить работников прислать в ответ на полученное письмо свое письмо со следующим текстом: «С приказом ознакомлен». А впоследствии желательно все-таки оформить приказ на бумаге, получив на нем подписи всех работников об ознакомлении (п. 3 Письма Минтруда от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741).
Далее необходимо заключить с сотрудниками допсоглашения о переводе на дистанционную работу. Ведь меняется условие их трудового договора о месте работы (ст. 72 ТК РФ). Дополнительные соглашения тоже можно разослать сотрудникам по электронной почте, а впоследствии подписать их лично у работников.
Понятие удаленного труда, его юридическая специфика и другие особенности четко определяются положениями главы 49.1 Трудового кодекса РФ – статьями 312.1-312.5 данного нормативно-правового акта.
Как оговорено статьей 312.1 ТК РФ, дистанционной занятостью считается выполнение сотрудником своих должностных обязанностей за пределами стационарного места дислокации его работодателя.
При этом конкретизируется, что участники трудовых отношений взаимодействуют друг с другом через интернет или иные информационно-телекоммуникационные сети.
Как вариант, гражданин может трудиться в домашних условиях, общаясь со своим руководителем через систему удаленной связи, что также относится к дистанционной занятости. Однако надомная (удаленная) работа конкретного сотрудника организации должна регламентироваться его письменными договоренностями с работодателем.
Если человек ранее работал по месту нахождения своего работодателя, а затем в связи с угрозой коронавируса перешёл на режим дистанционной занятости, потребуется откорректировать трудовой договор. Чтобы внести соответствующие изменения, нужно составить дополнительное соглашение к базовому трудовому договору.
Таким образом, перевод физлица на удаленную систему вовсе не требует перезаключения уже имеющегося трудового договора. Достаточно будет оформить дополнительное письменное соглашение, вносящее необходимые изменения в ранее оговоренные условия работы.
Иначе говоря, гражданин продолжает трудиться у данного работодателя, но в течение некоторого времени он будет выполнять свои обязанности на дому, то есть дистанционно. Этот факт и изменившиеся условия труда нужно отразить в дополнительном соглашении.
Переход на дистанционную работу может инициироваться как самим работником, так и его работодателем.
Минтруд РФ назвал лучшим решением для работодателей — временный переход на работу в условиях дома. Дистанционному трудовому режиму посвящена гл.49.1 ТК РФ.
Удаленная работа означает выполнение должностных обязанностей работниками в условиях дома, а не на рабочем месте на территории работодателя. То есть меняется место работы. Так как данное условие всегда прописывается в трудовом договоре, то для перевода сотрудников необходимо оформить ряд документов. Одних слов не достаточно.
В частности, работодатель обязан составить:
- приказ о переводе на удаленку;
- дополнительное соглашение к трудовому договору о новых условиях труда в удаленном режиме.
Данные документы должны составляться после получения согласия от работника на дистанционный режим работы на период коронавируса.
Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку
Чтобы быстро решить все формальности и технические вопросы, важно сразу определиться:
- Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
- По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
- Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
- Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
- Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.
Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий. Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы. В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.
Прежде чем отправить сотрудника работать удаленно, необходимо получить от него письменное заявление, в котором будет либо просьба перевести на дистанционный труд, либо согласие на такие условия работы.
В заявление с просьбой о переходе на работу дистанционно нужно написать:
- данные работодателя;
- личные сведения;
- название документа;
- просьба перевести на дистанционный режим;
- период, на который производится переход;
- причина перевода — распространение COVID-19 (или коронавируса, или коронавирусной инфекции);
- подпись и дата оформления.
В заявлении о согласии на перевод на домашний режим работы нужно написать:
- свои реквизиты и работодателя;
- название документа;
- информация о том, что заявитель дает согласие работать дистанционно в связи с коронавирусом;
- реквизиты уведомления, в ответ на которое пишется согласие;
- период, в течение которого будут действовать новые условия труда (согласно уведомлению работодателя);
- подпись и дата.
Постоянная удаленная работа
Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно.
Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте.
После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника. В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте. Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).
Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу можете скачать в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях
В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу. В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.
Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.
Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме. Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть. Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.
Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.
Основания и причины для перевода
Закон о труде не предусматривает каких-то определённых оснований для перевода работника на дистанционную работу. На практике работодатель начинает вести речь об удалёнке, когда присутствие сотрудника на предприятии фактически не требуется. Содержать работника на домашней работе куда дешевле. Если инициатива исходит непосредственно от сотрудника, то перевод зачастую обуславливается личными причинами: переезд в другой регион или иное отдалённое от офиса место; ограничения по здоровью, затрудняющие перемещение по городу и так далее.
Следует иметь в виду, что работодатель не обязан одобрять заявление сотрудника. Директор оставляет за собой полное право отказать в просьбе, не мотивируя своё решение.
Объясняем, как составить документ «на пальцах»
В правом верхнем углу листа бумаги необходимо обозначить, от кого и кому подаётся заявление. В дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность и полное наименование организации. В этом же блоке оставляем сведения о заявителе: ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу по центру листа бумаги пишем слово «заявление». С красной строки начинаем формулировать свой запрос. Просим оформить перевод на дистанционную работу, указываем число, с которого планируем перейти на удалёнку. Также имеет смысл обозначить причину. Если директор воспримет повод в качестве веского аргумента, вероятность одобрения заявления повышается.
Основания для удаленной работы
Каждый работодатель в Российской Федерации вправе самостоятельно определять формат деятельности своего предприятия. С возникновением угрозы распространения коронавируса в России издан ряд нормативных актов, настоятельно рекомендующих компаниям предпочесть, насколько это возможно, удаленный вариант.
Основным актом является Указы президента №206 от 25.03.2020 и , в котором озвучена необходимость борьбы с пандемией и предусмотрены оплачиваемые нерабочие дни. 26 марта 2020 года на официальном сайте Минтруд пояснил, что объявленные нерабочие дни не являются ни выходными, ни праздничными, и они оплачиваются в однократном размере. Чуть позже пресс-секретарь президента Дмитрий Песков пояснил, что нерабочая неделя не предполагает всеобщего отдыха: все, кого отправили на удаленную работу, продолжают трудиться, равно как не прекращается дистанционное обучение, а цель этой меры — не предоставить гражданам отдых, а создать условия для самоизоляции.
Одновременно на территории разных субъектов РФ издан ряд нормативных актов, направленных на борьбу с коронавирусом и затрагивающих вопрос удаленки. Общефедеральные документы, такие как постановление правительства об удаленной работе, пока отсутствуют.
На территориальном уровне рекомендовали перейти на удаленку, например:
- мэр Москвы Сергей Собянин в п. 8 Указа от 29 марта 2020 года №34-УМ;
- губернатор Московской области Андрей Воробьев в п. 11 Постановления от 29.03.2020 №162-ПГ;
- губернатор Санкт-Петербурга Александр Беглов в п. 7.5 Постановления от 13.03.2020 №121.