Как закрыть 2022 год без проблем: чек-лист для бизнеса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как закрыть 2022 год без проблем: чек-лист для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.

Что такое первичные документы?

Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.

Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.

Закрывающие документы для юридических лиц

При осуществлении торговых операций с юридическими лицами разных организационно-правовых форм кроме кассового чека, понадобятся закрывающие документы. Это бумаги, которые подтверждают выполнение условий сделки между продавцом и покупателем. Сделки регистрируются в бухгалтерии двух юридических лиц.

При расчётах с юридическими лицами нужно выбивать кассовый чек с дополнительными реквизитами. К ним относятся: наименование организации-клиента, ИНН, страна происхождения товара и номер таможенной декларации, которая подтверждает легальный ввоз товара на территорию РФ.

При наличном расчете с юридическими лицами нужна ККТ, а вот при безналичных расчётах использовать онлайн-кассу необязательно. Если деньги поступили от физического лица, их проводят через ККТ.

Важно понимать, что существуют неденежные формы безналичного расчёта, которые тоже подлежат учёту через ККТ. К ним относятся зачёты аванса, возврат предоплаты или оплата ценными бумагами.

Регистрируйте операции в онлайн-кассе, чтобы в момент налоговой сверки не оказалось, что данные из декларации и статистика из ККТ расходятся. Чтобы избежать таких ситуаций, периодически проверяйте финансы и не забывайте оформлять чеки возврата и коррекции.

При работе с юридическими лицами используются следующие виды закрывающих документов:

• товарные чеки;
• накладные, в том числе и ТОРГ-12;
• акты отгрузки;
• счета.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить пять лет после года, в котором использовали их последний раз. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Формально организация может уничтожить первичку через пять лет. Но согласно разъяснениям Росархива, первичку с истекшим сроком хранения можно уничтожить только после того, как ее проверит налоговая и другие контролирующие органы, а также аудиторы (письмо Росархива от 26.03.2020 № 7/905).Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 5 лет. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции

1. реестр продаж (акт приёма-передачи) за месяц с детализацией по каждой поездке
2. акт на сервисный сбор от поставщика;
3. маршрутные квитанции электронного билета — являются документом строгой отчетности.
4. счет-фактура за сервисный сбор при покупке отеля.

Мы не предоставляем счёта-фактуры на авиабилеты. Документом для вычета НДС является билет, в котором указана сумма налога.

Закрывающие документы предоставляются 10-15 числа каждого месяца за предыдущий. То есть, если покупки были в марте, то закрывающие документы будут готовы 10-15 апреля.

К сожалению, по условиям нашей работы с поставщиками у нас нет возможности предоставлять закрывающие документы раньше, так как мы готовим свои документы на основе отчётов поставщиков.

Сканы закрывающих документов подгружаются в личный кабинет в раздел «Баланс» («Пополнить») в левом боковом меню. Когда документы готовы, на почту вам придёт письмо с итогами месяца и сообщением о том, что документы загружены в личный кабинет.

Вы можете попросить сотрудника, который имеет роль «владелец» или «администратор» в личном кабинете добавить вас как сотрудника с ролью «бухгалтер». Таким образом, у вас будет полный доступ к сканам закрывающих документов.

Наш депозит не облагается НДС. Ставка НДС в авиабилете устанавливается авиакомпанией, зависит от направления и может составлять 0%, 10% или 20%. Мы не предоставляем счёта-фактуры на авиабилеты. Документом для вычета НДС является билет, в котором указана сумма налога. Отели также не облагаются НДС.

Счета-фактуры не могут служить основанием для предъявления к вычету суммы НДС по расходам на проезд. Разъяснение по данному вопросу содержится в письме УФНС по г. Москве от 10.01.2008 № 19-11/603, где сказано, что «при оказании авиатранспортной компанией услуг по перевозке пассажиров, оформленных авиабилетами, счета-фактуры не выписываются. Также авиатранспортная компания не выписывает счета-фактуры и в случае реализации билетов населению (в том числе юридическим лицам для своих сотрудников) через другие организации (агентства), с которыми у нее заключены агентские договоры. Поэтому агентство (посредник) не вправе выставлять счета-фактуры при реализации билетов населению».

Объектом налогообложения НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Так, услуги по воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые иностранными авиакомпаниями, российским НДС не облагаются, поскольку местом реализации указанных услуг территория России не признается. Соответственно, такие авиабилеты не содержат информации об НДС (письмо Минфина России от 1 февраля 2018 г. № 03-07-14/5683).

Услуги по внутренним и международным воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые отечественными авиакомпаниями, тоже облагаются НДС по разным ставкам (10% или 0%).

Ставка налога	Случаи применения
0%	Услуги по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены: — за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов; — на территории Республики Крым или на территории города федерального значения Севастополя;на территории Калининградской области; — на территории Дальневосточного федерального округа; — вне территории Московской области и территории города федерального значения Москвы (а также все промежуточные пункты маршрута перевозки в случае их наличия).
10%	Внутренние авиаперевозки, назначения которых, а также все промежуточные пункты маршрута, расположены на территории Московской области и города Москвы, за исключением маршрутов, описанных выше.
20%	Сервисные услуги авиаперевозок Такса ZZ (аэропортная такса, входит в стоимость билета)Сбор агентства-поставщика (если поставщик работает с НДС)

Нужен ли счет-фактура при выполнении операции без НДС?

Электронный авиабилет не является счет-фактурой, а является бланком строгой отчетности, на основании которого при определенных условиях можно принимать НДС к вычету. Авиабилет не следует проводить в учете как товар или услугу, его надо проводить как денежный документ (тогда авиабилет можно будет завести на основании маршрутной квитанции и не возникнет необходимости заводить его на основании еще какого-либо первичного документа).

Среди основных документов ИП и юридическим лицам следует обратить внимание на:

1. Договоры – обычно нужны для фиксации начала правоотношений. В них определяются условия сотрудничества, устанавливаются сроки и стоимость оказания услуг. Если клиент постоянный, разрешается составлять один договор на несколько сделок.
2. Чек или бланк строгой отчетности (БСО) – необходимы для подтверждения перечисления оплаты за товар или услугу. Они могут выдаваться на руки клиенту, либо отправляться по интернету.
3. Счет – не считается обязательным, используется больше для удобства. В нем содержится сумма к оплате, перечень товаров или услуг, банковские реквизиты продавца.
4. Счет-фактура – выписываются ИП и юридическими лицами, использующими режим налогообложения ОСНО, поскольку именно они работают с НДС. В редких случаях этот счет выставляется предпринимателями другим систем (УСН, ЕНВД или патента).
5. Накладная – выдается при отгрузке товаров.
6. Акт – обе стороны сделки подписывают его по результатам окончания оказания услуг или выполнения работ.

Договор — это письменное соглашение, закрепляющее правовой статус сторон сделки. Обычно в него включены следующие разделы:

• предмет договора – то, по поводу чего подписано соглашение (поставка товара, оказание определенной услуги);
• размер оплаты, дата ее перечисления и порядок расчета;
• права и обязанности сторон, а также их ответственность, например, за нарушение сроков или невыполнение отдельных условий;
• процедура изменения или расторжения сделки;
• реквизиты сторон с указанием расчетных счетов, ИНН, ОГРН и адресов.

В большинстве случаев договор оформляется в письменном виде в двух экземплярах. Каждый из них содержит подписи и печати обеих сторон.

Важно! Для некоторых сделок закон не требует письменного оформления. Так, договор купли-продажи считается заключенным с момента передачи покупателю чека, либо иного документа, подтверждающего факт оплаты.

Счет на оплату не считается первичным документом, поскольку не составляется в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее, а также не отражается в учете. При этом он все равно играет важную роль при проведении расчетов между партнерами.

Выставляет счет продавец, а оплачивает его покупатель или другое, уполномоченное им лицо. Основная цель документа – уведомление о необходимости перечисления определенной денежной суммы. При отсутствии предварительно подписанного договора счет расценивается как оферта, если в нем содержатся все существенные условия сделки. Перечисление денежных средств в такой ситуации признается принятием оферты, а оплаченный документ служит для подтверждения сделки, заключенной сторонами.

Важно! Если продавец товаров или услуг относится к плательщикам налога на добавленную стоимость, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС. Когда же предприниматель работает на других режимах налогообложения (УСН, ЕНВД, патент), этого делать не надо. В счете просто ставится отметка «‎Без НДС» с указанием причины, например, «‎В соответствии с п.3 ст.346.11 НК РФ» (для ИП на «‎упрощенке»).

Не существует утвержденных форм счета, однако на практике в нем должны содержаться следующие реквизиты:

• номер и дата;
• реквизиты продавца и покупателя;
• наименование товара, услуги с указанием итоговой стоимости;
• ставка и величина НДС;
• срок перечисления средств.

Как формируются закрывающие документы

В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:

• на всю сумму
• ежемесячно
• по мере использования средств на балансе услуги
• по Гаранту сделки

на всю сумму
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.

К таким услугам относятся:

• Получение партнёрского тарифа;
• Регистрация/продление домена;
• SSL-сертификаты;
• Свидетельство о регистрации домена;
• G Suite для домена (Годовой тариф);
• Антивирус для сайтов;
• Переадресация домена;
• Парковочная страница;
• Скрытие персональных данных;
• Доменный брокер.

ежемесячно

Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.

К таким услугам относятся:

• Хостинг;
• VPS;
• Физические серверы Dedicated;
• Colocation;
• Дополнительный IP-адрес;
• Готовый сайт на CMS;
• Мониторинг сайтов;
• G Suite для домена (Гибкий тариф).

Закрывающие документы по договорам

Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.

Причина отсутствия документов	Решения судов, в которых причина признана уважительной
Утрачены при пожаре	Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 N А32-47682/2009, ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008, ФАС Дальневосточного округа от 28.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4557, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 N А26-7118/2006-25 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 18.10.2007 N 13416/07)
Изъяты следственными органами	Постановления ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 06.08.2009 N ВАС-9758/09), ФАС Уральского округа от 10.01.2008 N Ф09-10883/07-С2
Утрачены вследствие залива помещений налогоплательщика, где хранились документы	Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)
Утеряны налогоплательщиком	Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 N А32-7746/2010-58/156
Не составлялись или отсутствуют, поскольку у налогоплательщика не было обязанности их составлять (иметь на руках)	Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008, от 15.08.2006 N А17-6893/5-2005, от 06.03.2006 N А17-2408/5-2005, ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 N А49-2910/2009, ФАС Северо-Западного округа от 18.06.2010 N А56-79155/2009, от 25.01.2008 N А42-6974/2006
Уничтожены в связи с истечением срока хранения	Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006

В любом случае при получении требования о представлении документов, которыми вы не располагаете, имеет смысл уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. Сделать это надо в первый же рабочий день после получения требования (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). К уведомлению приложите копии документов, которыми вы можете подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).

Заметим, что своевременное направление уведомления может помочь избежать лишних споров с проверяющими. Ведь они могут исследовать ваши доказательства и согласиться с тем, что вы действительно не можете представить соответствующие документы.

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

№ п/п	Наименование	Ед. изм.	Кол-во	Цена, руб. коп.	Сумма, руб. коп.
1	Заправка картриджа	шт.	1	500,00	500,00
ИТОГО	500,00

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

• наименование и нумерация документа;
• какого числа он составлен;
• название исполнителя и заказчика;
• описание операции;
• единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
• подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

• распорядительные (поручения);
• выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

• комбинированные (отчет об авансе);
• строгие (талоны или билеты).

По объему:

• первичные (кассовые ордеры);
• сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

• разовые (отчеты);
• накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

• внутренние (накладные или отчеты об авансе);
• внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

• выписки из банка и кассы;
• платежные поручения;
• отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
• товарные чеки;
• накладные;
• счета;
• учеты рабочего времени;
• ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

• название;
• данные об организации;
• вид сделки;
• натуральный и финансовый эквивалент операции;
• дата составления;
• персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Похожие записи:

• Какова процедура вступления приговора суда в законную силу?
• Пособия на 3 ребенка в 2023 году
• Предоставление политического убежища