Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В данном случае не будет выплаты заработной платы и, соответственно, оснований для перечисления налога. Если зарплату не платили в течение всего года, то отчётность вообще не предоставляется. Уведомить налоговую об этом можно письмом.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта

Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).

Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.

Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:

• Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
• Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
• Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
• Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».

Сдача нулевой отчетности по 6-НДФЛ или письма

Когда нет сотрудников, организация или ИП налоговыми агентами не являются и не обязаны сдавать отчетность, в том числе и нулевой 6-НДФЛ.

Если организация или ИП приняли решение сдать нулевой 6-НДФЛ (ФНС не вправе отказать в приеме нулевой отчетности), его нужно сдавать в те же сроки, что и расчет с данными.

Нулевой 6-НДФЛ или письмо о непредставлении расчета необходимо представить в ФНС, в которой организация или ИП состоят на учете:

• организации – в ФНС по месту нахождения
• ИП – в ФНС по месту жительства

Представление отчета осуществляется:

• на бумаге или в электронном виде (по выбору) – для организаций или ИП менее 25 человек
• в электронном виде – для организаций или ИП более 25 человек

Фиксируется сдача нулевой отчетности по 6-НДФЛ:

• на бумаге – в день представления в ФНС лично или отправления по почте с описью
• в электронном виде – в день подтверждения оператором отправки отчета

Образец заполнения нулевой 6 НДФЛ

Когда предприниматель или фирма все же решили сдавать в налоговый орган данный документ во избежание каких-либо неприятностей, им лучше всего обзавестись примером заполнения такого документа.

Состоит такой документ из титульного листа, первого и второго разделов. Титульный лист все же имеет какие-то определенные поля, которые нужно заполнить для идентификации сдающего. Здесь необходимо указать:

• первым делом обязательно надо указывать номер страницы, это 001;
• предприятие или предприниматель указывает свои данные: КПП и ИНН;
• номер корректировки, это будет 000;
• период предоставления выбирается в Приложении 1 к порядку заполнения;
• отчетным периодом указывается год, за который подается документ;
• потом указывается номер органа, куда подается 6-НДФЛ;
• также тут необходимо указать короткое название ИП или организации, если его нет, указывается полное наименование;
• обязательно вписываются контактные данные лица, которое заполняло бумагу, его полная фамилия, имя, отчество:

Нужно ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ

Нулевой расчет 6-НДФЛ — это ситуация, когда компания не ведет деятельность и не делает выплат сотрудникам. Нужно ли представлять в ИФНС 6-НДФЛ при нулевой отчетности?

Расчет по налогу на доходы физических лиц утвержден Приказом ФНС от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@. Сдается он ежеквартально всеми налоговыми агентами, которые выплачивают доход физлицам и обязаны удерживать с этих выплат подоходный налог.

В практике возникают ситуации, когда компания не ведет деятельность и не выплачивает доход сотрудникам. Такое возможно, если организация только что зарегистрирована или, напротив, находится в стадии ликвидации. Также возможны иные причины.

Бухгалтеры знают, что даже не ведущие деятельность компании обязаны представлять определенную отчетность, например, единую упрощенную декларацию. По аналогии у них возникает вопрос, нужно ли сдавать 6-НДФЛ если нет начислений зарплаты.

Рассмотрим возможные ситуации.

Надо ли сдавать нулевую 6-НДФЛ без начислений?

Если в году гражданам сумм не начислялось, нулевой отчет 6-НДФЛ сдавать не надо. С этой ситуацией не следует путать другую — когда начисления непостоянные.

Поясним. Если у вас были начисления физикам, к примеру, только в течение 2 кварталов налогового года, то даже при их отсутствии в следующих отчетных периодах года у вас не может быть нулевки, поскольку показатели в бланке формируются по нарастающей. Таким образом, проблема, надо ли сдавать нулевой отчет 6 НДФЛ, здесь не возникает.

Разрешено ли сдавать нулевой 6-НДФЛ по желанию? Безусловно. Хозсубъект, освобожденный от сдачи расчета, волен подать нулевой отчет 6-НДФЛ контролерам по своему усмотрению. При этом, нужно ли сдавать нулевую отчетность 6-НДФЛ, может решаться на уровне его внутрикорпоративных актов.

Если принято решение сдать отчет, то следует разобраться с тем, как заполнить нулевой 6-НДФЛ.

Прежде всего нужно заполнить титульный лист. Оформлятся он в том же поряке, что и для ненулевых расчетов.

И в разделе 1 и в разделе 2 в первую ячейку каждой стоки вносится значение ноль, в последующие ячейки ставится прочерк.

Поля, предусматривающие дату, также заполните прочерками.

Образец заполнения нулевой 6-НДФЛ можно здесь..

В каких случаях форму подавать все-таки нужно

Какие ситуации могут возникнуть в течение отчетного года:

• Если в течение календарного года не начислялись и не выплачивались доходы, если нет налогообложения – НДФЛ представлять не нужно;
• заработная плата была начислена и выплачена только в последнем квартале года. Для данного случая квартальные формы будут с нулевыми показателями или их представление не обязательно. Годовой НДФЛ необходимо сдавать в налоговую не позднее 1 апреля следующего года;
• начисление доходов производилось только в третьем квартале. Расчет за 1 и 2 квартал можно не представлять. НДФЛ за 9 месяцев и за год будет обязательным, даже если в последнем квартале начисление и выплата доходов не производилась;
• заработная плата была начислена во 2 квартале. Для такого случая отчет за 1 квартал не обязателен. Начиная с НДФЛ за полугодие и до конца года компания обязана будет отправлять отчет в ИМНС;
• доходная часть была выплачена только в первом квартале – представление отчета должно быть своевременно в течение всего отчетного года.

Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты

Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:

• выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
• выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
• выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
• выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
• выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.

Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили поядок проверки и сдачи отчета. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Когда требуется сдача «нулевки»: примеры реальных ситуаций

Если на протяжении 10 дней со времени, предназначенного для предоставления отчетной документации, соответствующая бумага не будет передана в ИФНС, то сотрудники данного учреждения могут, не уточняя подробностей ситуации, произвести заморозку банковских счетов фирмы.

В качестве дополнительной меры наказания может быть назначен ежемесячный штраф (1 000 рублей), который будет взиматься в течение всего периода просрочки.

Исходя из вышесказанного, становится ясно, что сдача нулевого варианта 6-НДФЛ необходима (несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве РФ). Теоретически у бухгалтера есть два варианта осуществления данной процедуры:

• в стандартном порядке оформить и сдать «нулевку» по завершении отчетного периода
• составить и направить в нужное отделение ИФНС пояснительное письмо, в котором будет указано, что в ходе определенного периода выплат НДФЛ не совершалось

Оба варианта позволяют предупредить контролирующую инстанцию о том, что необходимости в исчислении и уплате подоходного налога нет, а, значит, нет необходимости штрафовать компанию и замораживать счета.

В реальности при совершении подобных действий учитываются некоторые дополнительные нюансы:

Отсутствие деятельности

1. Если фирма остается неактивной в течение всех четырех кварталов, будет достаточно предоставить нулевую форму 6-НДФЛ, либо пояснительный документ лишь за первый отчетный период (повторять процедуру в последующих кварталах не нужно).
2. В ситуации, когда компания только зарегистрировалась и на протяжении определенного периода простаивала, предоставлять отчетность нужно будет только после того квартала, когда были произведены первые выплаты (далее 6-НДФЛ предоставляют ежеквартально независимо от наличия или отсутствия выплат).
3. Если выплаты за первый квартал были, а после компания простаивала, то предоставление отчетности будет обязательным на протяжении всего года.

Несмотря на то, что оформление отчета обычно не представляет сложности, гарантировать отсутствие ошибок можно только после подробного ознакомления с образцом заполнения подобных форм.

Когда форма 6-НДФЛ не может быть нулевой

Если же в компании за весь год была хотя бы одна выплата, то с нулевым отчетом по форме 6-НДФЛ нужно быть осторожными.

Пример. Когда отчет 6-НДФЛ не будет нулевым Фирма зарегистрирована в 1 квартале 2021 года. В ней числился один директор, который находился в отпуске за свой счет. За 1 квартал фирма сдала нулевую форму 6-НДФЛ – ни начисленных доходов, ни удержанного НДФЛ не было. Во 2 квартале для заполнения отчета появились данные. В мае 2021 г. директор работал весь месяц. Ему начислили зарплату и рассчитали НДФЛ. Выплатили в июне. В июне и уплатили налог в бюджет. С 1 июня директор снова ушел в отпуск за свой счет до 30 сентября. За 2 квартал фирма сдала форму 6-НДФЛ, в которой уже были заполнены разделы 1 и 2 в отношении начисленного дохода, начисленного, удержанного и перечисленного в установленный срок НДФЛ. В отчете за 3 квартал «сплошных нулей» не будет. В нем должен быть заполнен раздел 1 – в отношении начисленного дохода и удержанного налога.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Состав формы 6-НДФЛ и общий порядок заполнения

Ответственность за непредставление 6-НДФЛ

Как и за все несданные или несвоевременно сданные формы отчетности за 6–НДФЛ предусматривается наказание, выражаемое в таких формах:

Непредставление налогового регистра	200 руб. за каждый непредставленный документ
За отсутствие налогового регистра	10000 руб.
Занижение налоговой базы	20% от неуплаченного налога, но не менее 40000 руб.
Задержка 6-НДФЛ	1000 руб. за каждый полный (неполный) месяц с даты крайнего срока отчетности до даты, когда отчет будет сдан. Штраф назначается после представления расчета в срок – 10 рабочих дней
6-НДФЛ с ошибками (недостоверными сведениями)	500 руб. за каждую ошибку, но при своевременной сдаче уточненного расчета до проверки ФНС штраф не назначается

В письме ФНС от 9 августа 2021 г. № ГД-4-11/14515 отражается, что ФНС вправе при непредставлении 6-НДФЛ в течение 10 дней с установленной для сдачи даты заблокировать банковский счет, аналогично это возможно при отсутствии письма или формы расчета.

Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты

Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:

• выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
• выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
• выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
• выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
• выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.

Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили поядок проверки и сдачи отчета. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Образец пояснительного письма

Пояснительное письмо в налоговый орган с информацией о том, что вы не собираетесь представлять расчет 6-НДФЛ за 2021 (с объяснением причин), поможет избежать таких негативных последствий, как приостановление операций по счетам (переводов электронных денежных средств) или штрафа за несданный отчет (п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Письмо об отсутствии обязанности сдачи 6-НДФЛ в отчетном периоде не имеет унифицированного бланка. Оно составляется в свободной форме с указанием:

• ФИО начальника инспекции, в которую оно направляется;
• данных организации или ИП, представляющих объяснения;
• причин, по которым отчет 6-НДФЛ не представлен в налоговый орган;
• ФИО генерального директора или ИП;
• даты и подписи лица, составившего письмо.

1. Титульный лист. В этом разделе отражается информация об организации или индивидуальном предпринимателе – полное наименование предприятия или полное имя индивидуального предпринимателя, ИНН, КПП. Также указывается отчетный период.
2. В раздел I вносится информация о количестве работников, которыми был получен доход и сумма начисленного налога за данный период.
3. В разделе II указываются суммы полученных доходов и удержанных налогов в соответствии с датами.
4. Если же каких-либо данных не существует (например, сумм доходов), то в этих разделах ставится прочерк.

Разберем более подробно каждый из разделов

1. Титульный лист:

• реквизиты организации. На титульном листе вверху обозначается ИНН и КПП отчитывающейся организации. Если же это обособленное подразделение, то, соответственно, вносится его КПП. Для граждан, занимающихся индивидуальной предпринимательской деятельностью, вносится только ИНН. Далее в строку «Налоговый агент» требуется внести название организации согласно правоустанавливающим документам либо ФИО (для ИП);
• в строчку «Номер корректировки» вносится «000». Если же в первом отчете выявлены ошибки, то в последующих корректирующих отчетах необходимо внесение «001», «002» и т. д., в зависимости от количества корректировок;
• в строчку «Период предоставления» вносится код, который определен в Приложении № 1 к Порядку заполнения 6-НДФЛ;
• строчка «Налоговый период» отражает год, в данном случае это 2020;
• в строчке «Представляется в налоговый орган» необходимо указать код налогового органа, куда данный отчет будет направлен;
• строчка «По месту нахождения учета» также содержит соответствующий код, выбрать который можно в Приложении № 2 к Порядку заполнения 6-НДФЛ;
• в строчку «Код по ОКТМО», соответственно, также вносится код, но уже из Общероссийского классификатора территорий муниципальных образований.

1. Обобщенные показатели:

• строчка 010 – ставка налога на доход;
• строчка 020 – доходы налогоплательщика;
• строчка 030 – сумма всех вычетов сотрудников;
• строчка 040 – сумма исчисленного налога;
• строчка 050 – сумма авансов нерезидентов, осуществляющих трудовую деятельность по патентам;
• строчка 060 – общее число сотрудников.

1. Доход и налог по суммам и датам:

• строчки 100 и 130 – сумма дохода и дата его получения (100 – дата, 130 – сумма);
• строчки 110 и 140 – сумма налога и дата его удержания (110 – дата, 140 – сумма);
• строчка 120 – срок, когда налог был перечислен.

Уже сейчас ясно, что заполнение новой формы финансового отчета 6-НДФЛ вызовет массу сомнений и ошибок. Но наши российские бухгалтеры привыкли к таким поворотам своей деятельности. Как говорится, кто на кого учился.

Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты

Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:

• выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
• выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
• выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
• выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
• выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.

Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили поядок проверки и сдачи отчета. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Что делать, если налоговики заблокировали счет за 6-НДФЛ

Одно из крайне неприятных последствий несдачи 6-НДФЛ — блокировка счета организации, а это влечет серьезные препятствия для ее деятельности. Как быть, если налоговики лишили вас возможности пользоваться расчетным счетом, подскажет наша таблица:

Ситуация	Что делать	Совет
Фирма не представила расчет 6-НДФЛ в течение 10 рабочих дней после последнего возможного дня для его сдачи (форма не сдана по итогам 9 месяцев 2021 года до 14.10.2018)	Срочно направить 6-НДФЛ в свою ИФНС. Налоговики в течение суток примут решение о разблокировке счета и направят его в банк (пп. 1 п. 3.1, 3.2, 4 ст. 76 НК РФ)	Налоговики не имеют права блокировать счет, если фирма не сдала нулевой расчет при условии, что она не обязана его представлять
Форма 6-НДФЛ сдана вовремя, но не попала к контролерам, например, потерялась в пути	Передать инспектору документы, подтверждающие отправку расчета, например, чек и опись вложения	Не стоит отправлять дублирующий расчет. Налоговики назначат штрафные санкции за просрочку в размере 1 тыс. руб. за каждый месяц (ст. 119 НК РФ)
Фирма не представила нулевой расчет, а ФНС его ожидала	Представить письмо-уведомление об отсутствии обязанности сдавать расчет с указанием причин	Воспользуйтесь шаблонами писем о непредставлении 6-НДФЛ, которые мы разместили выше

Похожие записи:

• Являются ли права документом, удостоверяющим личность?
• Транспортный налог в Рязанской области в 2023 году
• Какие Документы Нужны Для Подачи на Удо • Когда применяется удо