Аналитические счета: назначение, функции, порядок ведения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аналитические счета: назначение, функции, порядок ведения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ниже приведена таблица с утвержденным перечнем счетов бухгалтерского учета. Каждая позиция содержит ссылку на страницу со справочной информацией, предоставляющей ответы на наиболее распространенные вопросы и позволяющей детально изучить специфику работы с конкретным счётом.

Принцип формирования оборотной ведомости

Данный принцип такой же, как и при формировании сводного документа по счетам синтетического типа (нескольким или одному).

За выбранный период в оборотную ведомость вносят обороты и остатки по счетам.

Если нужно, бухгалтерия формирует ведомость в разрезе синтетического или аналитического счета.

Данные для оборотных ведомостей находятся в бухгалтерских счетах, по которым имело место движение пассивов или активов в течение отчетного периода.

В созданном документе содержится вся нужная информация, записанная в 3-х парах граф:

• начальное и конечное сальдо по всем выбранным счетам;
• обороты за отчетный период.

Синтетический учет – укрупненный бухгалтерский учет, который, прежде всего, обобщает данные аналитического учета. Основными задачами синтетического учета являются:

• – проверить правильность и точность аналитического учета;
• – сгруппировать данные аналитического учета по балансовым счетам I-го и II-го порядка, которые являются счетами синтетического учета.

Документами синтетического учета согласно Положению ЦБ РФ № 579-П являются:

1. Ежедневная оборотная ведомость. Она составляется банком ежедневно, по счетам первого и второго порядка, по форме, приведенной в следующей таблице:

Номер счета первого (второго) порядка	Наименование разделов и счетов баланса	Входящие остатки на отчетную дату (в рублях, иностранной валюте и драгоценных металлах в рублевом эквиваленте)	Обороты за отчетный период	Исходящие остатки на отчетную дату (в рублях, иностранной валюте и драгоценных металлах в рублевом эквиваленте)
первого порядка	второго порядка	по дебету	по кредиту
в рублях	иностранная валюта и драгоценные металлы в рублевом эквиваленте	ИТОГО	в рублях	иностранная валюта и драгоценные металлы в рублевом эквиваленте	ИТОГО
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Связь между счетами синтетического и аналитического учёта

В бухгалтерском учёте аналитические счета и синтетические счета тесно связаны между собой и имеют общие принципы взаимодействия, которые состоят в следующем:

• основанием для записи в аналитике и синтетике служит один и тот же документ;
• аналитический счёт служит дополнительным уточнением для синтетического;
• общая сумма всех оборотов по счетам аналитики равна итогу по соответствующему синтетическому счёту.

Рассмотрим бухгалтерский учёт на предприятии, занимающемся производством мебели. Аналитические и синтетические счета — примеры учёта:

Синтетический учёт:

Счёт	Начальное сальдо, в руб.	Обороты, в руб.	Конечное сальдо, в руб.
	Дт	Дт	Кт	Дт
10.1 «Сырье и материалы»	1 059 000	572 200	2 364 880	462 490

Счета бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии 8»

Бухгалтерской проводкой или счётной формулой называется корреспонденция счетов с указанием суммы операций

Бухгалтерская проводка составляется только на основании первичных учетных доку­ментов. К первичным учетным документам относятся заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, наряды, квитанции, товарные чеки и т.п.

Первичные документы – это оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые удостоверяют факты совершения хозяйственных операций. Первичный документ составляется в момент совершения соответствующей операции или сразу после ее завершения.

Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам

Для удобства контроля за счетами и составления баланса и отчетности в бухгалтерском учете применяются оборотные ведомости.

Оборотная ведомость является способом обобщения показателей счетов — она регистрирует обороты и остатки по всем хозяйственным средствам и их источникам. Существует два вида оборотных ведомостей: по синтетическим счетам и по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам составляется на основании синтетических счетов за месяц.

В нее записывают наименование счетов, остатки на начало месяца, обороты за месяц и остатки на конец месяца. В графах «Остаток на начало месяца» и «Остаток на конец месяца» по активным счетам сумма указывается по дебету, по пассивным — по кредиту, по активно-пассивным — и по дебету и по кредиту одновременно.

Обороты за месяц (суммы всех операций отдельно по дебету и по кредиту счетов) заносятся в колонки и по дебету и по кредиту. После составления оборотной ведомости подсчитываются итоги по каждой колонке. Главная особенность правильно составленной оборотной ведомости — три пары равных итогов:

1. Итог начальных остатков по дебету должен быть равен итогу начальных остатков по кредиту (как актив баланса равен его пассиву).

2. Итог оборотов по дебету равен итогу оборотов по кредиту — по принципу двойной записи операций на счетах бухгалтерского учета.

3. Итог конечных остатков по дебету равен итогу конечных остатков по кредиту, как актива и пассива баланса.

Если такого равенства нет, значит, допущены ошибки, которые необходимо исправить.

Бывают случаи, когда могут быть допущены ошибки даже при наличии трех пар равенств:

1. Операция отражена в правильной корреспонденции счетов, но в меньшей или большей сумме.

2. Сумма операции одинакова, но корреспонденция счетов указана неправильно.

Поэтому необходимо в первую очередь проверить записи тех счетов, по которым ведется аналитический учет и составляется оборотная ведомость.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам составляется по тому же принципу, что и оборотная ведомость по синтетическим счетам, но по каждой группе аналитических счетов, открытых к одному синтетическому счету.

При этом ведутся два вида учета ценностей по счетам — суммовая (в денежной форме) и количественно-суммовая (в натуральных и денежных показателях). Первая используется при расчетах с поставщиками, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами и т.п., а вторая — при учете материальных ценностей на складах и в производстве.

Итог по аналитической группе одного синтетического счета должен соответствовать строке этого синтетического счета в оборотной ведомости. Оборотная ведомость имеет удобную организацию учета информации по счетам, поэтому из нее легко переносить уже проверенные данные в месячный или квартальный баланс.

Взаимная связь между синтетическим и аналитическим учетом

Факты, свидетельствующие о взаимосвязи аналитического учета и синтетического учета:

• Основой для записей обоих видах учета является один и тот же документ.
• Аналитика является дополнительной детализированной характеристикой к синтетическому учету.
• Итоговая сумма оборотов по аналитическим счетам равна итоговому обороту по синтетическому счету, объединяющему детализированную аналитику.

Например, учет материалов на швейном предприятии может быть организован следующим образом.

Синтетический учет

Счет	Сальдо нач (руб.)	Обороты (руб.)	Сальдо кон (руб.)
Дт	Дт	Кт	Дт
10.1 «Сырье и материалы»	18 490	7 500	17 670	8 320

Порядок и сроки формирования ведомостей

Количественно-суммовые. Когда используются эти счета, бухгалтерия ведет количественный учет в дополнение к денежному эквиваленту.

Данные синтетических счетов используются при заполнении форм бухгалтерской отчетности, и прежде всего бухгалтерского баланса, а значит — для анализа финансово — хозяйственной деятельности организации.

Субсчета показывают, в какой последовательности (группировке) нужно открывать счета аналитического учета, и являются промежуточным звеном между синтетическим счетом и открываемыми к нему аналитическими счетами. При этом по одному субсчету может быть открыт один или несколько аналитических счетов в зависимости от необходимой детализации показателей учета.

Синтетический учет представляет собой обобщенные показатели. Его основное отличие – нет разделения на определенные характеристики средств, подлежащих учету. В рамках синтетического учета используются средства только в денежном выражении. Данная форма применяется в основном на счетах 01, 04 (Нематериальные активы), 10 (Материалы). Могут открываться также субсчета. К примеру, по счету 08 могут быть открыты следующие субсчета:

• 08-1 «Покупка земельных участков».
• 08-2 «Покупка ресурсов».

Что такое синтетический учет

Чтобы иметь представление о чем пойдет речь, отстранимся немного от сухой теории, написанной канцелярским языком. Представьте себе русскую матрешку, внутри которой спрятано еще несколько. Ее можно сравнить с бухгалтерским учетом. Самая большая матрешка — главная, чем она заполнена внутри, мы точно не знаем, только догадываемся.

Так же и обобщенные сведения содержат определенный тип информации о деятельности компании, обусловленный однородными экономическими признаками, но не раскрывают деталей операции. Организациям разрешено использовать данные, которые представлены в Плане счетов . Без этого пособия невозможно вести бухучет, так как в этой книге представлен список всех наименований, шифров, разъяснений, схем о назначении каждого из синтетических счетов.

Чем же еще отличаются синтетические счета от иных учетных документов? У них обязательно есть двухзначный номер, который присущ каждому наименованию, его нельзя изменить, да и пользуются в мире цифр не именами счетов, а их цифровым эквивалентом. Со временем, регулярно используемые (т. е. Рабочий План), запоминаются, а знать все не обязательно.

Ведение и шифрование записей

Синтетическим счетам присваивается двузначный код, то есть, государственное шифрование от 01 до 99. Если требуется ввести специфический счет, которого нет в Плане, то берут для этого свободный номер. Да, такие тоже предусмотрены. Поэтому любое предприятие с нестандартным профилированием сможет само назначить вид, наименование и номер синтетического счета и вести по нему учет.

Если кодировка трехзначная без разделительного знака, в балансе такой счет не отображается. Это так называемый забалансовый вид документа. Например: 001; 002; 003… и т. д. По шифрованию сразу понятно, что объекты учета не принадлежат предприятию. Это могут быть арендованные основные средства или принятые на комиссию товары и пр. По ним ведется учет, чтобы не потерять, но в балансе их не отражают. Их всего 11 видов.

Субсчета имеют трехзначный шифр, где первые две цифры – это код наименования синтетического счета. После точки, знака дроби или тире могут быть цифры от 1 до 9. Например:

• 1; 10.2;
• 10/1; 10/2;
• 10-1; 10-2… и т. д.

Оба счета неразрывно взаимосвязаны. Связь их проявляется в том, что суммы остатков, оборотов дебета и кредита у них находятся во взаимозависимом равенстве. Это объясняется довольно просто. Однородные группы аналитического счета в бухгалтерском учете объединены в один единый комплекс синтетического счета. Если сальдо обороты в одном счеты были отражены в категории дебета, то в другом сальдо отражается так же по дебету. Таким же порядкам подчиняется отражение кредита.

К концу месяца производится вывод дебета, кредита и сальдо касательно всех отраженных счетов. В обязательном порядке, чтобы не допустить и малейшей ошибки, все данные аналитического счета должны суммированным аналитическим счетам. Информацию нужно сверять и в течение отчетного периода, и по его итогам, потому что любая некорректная информация в приумноженной степени может отразиться на аналитическом учете.

Что представляет собой аналитический счет?

На аналитическом счете отражаются отдельно взятые операции или сгруппированные исходя из исключительной схожести — гораздо более выраженной, чем та, что характеризует транзакции, которые объединяются в рамках синтетических счетов.

При этом аналитический счет всегда располагается внутри одного из синтетических и используется для дополнительной классификации транзакций, учитываемых на синтетическом счете. Суммарные показатели начального и конечного сальдо, а также оборотов всех аналитических счетов, расположенных в синтетическом, должны соответствовать цифрам по его начальному и конечному сальдо.

В данном случае можно провести некоторую аналогию с файловой системой ПК. Синтетический счет — это что-то вроде корневого каталога, диска С. Аналитический счет — что-то вроде группы файлов, которые имеют одинаковое разрешение — например, DOC или JPG либо один и тот же тип (картинки, документы).

При этом функцию папки, которая располагается между диском C и файлами, выполняет еще один тип бухгалтерских счетов — субсчет.

Выше мы отметили, что синтетические счета утверждены для российских предприятий законодательно и должны использоваться фирмами в неизменном виде. А вот аналитические счета компания может придумывать свои — в любом количестве и разнообразии. Они применяются не потому, что обязательны в силу закона, а для большего удобства ведения бухгалтерского учета.

Аналитические счета полезны с точки зрения проверки правильности цифр, отражающих сальдо и обороты по синтетическим счетам — выше мы отметили, что они должны совпадать. Корректность значений по вторым — важнейшее условие составления достоверной финансовой отчетности и проведения качественного анализа хозяйственной эффективности компании.

Аналитические счета: назначение, функции, порядок ведения

Данный принцип такой же, как и при формировании сводного документа по счетам синтетического типа (нескольким или одному).

За выбранный период в оборотную ведомость вносят обороты и остатки по счетам.

Если нужно, бухгалтерия формирует ведомость в разрезе синтетического или аналитического счета.

Данные для оборотных ведомостей находятся в бухгалтерских счетах, по которым имело место движение пассивов или активов в течение отчетного периода.

В созданном документе содержится вся нужная информация, записанная в 3-х парах граф:

• начальное и конечное сальдо по всем выбранным счетам;
• обороты за отчетный период.

Данные записываются в две колонки под названием дебет и кредит.

Получается, что в оборотной ведомости находится информация по итоговым остаткам (дебет или кредит), обороты по ним, наименование счета.

Если учет ведется правильно, то итоговые суммы в обеих колонках равны между собой.

Московский государственный университет печати

Если ввести и регулярно использовать этот метод изучения состояния фирмы, можно упростить принятие самых разных решений:

• ведение хозяйственной деятельности через бюджетирование;
• контроль и оптимизация всех расходов, так как информация поступает оперативно;
• проверка целевых показателей и анализ причин отклонения от них на основании отчетности.

Все начинается с изучения 3 видов документов:

• бюджет по доходам и расходам;
• отчет по движению денежных средств;
• плановый прогноз.

Они составляются по окончании каждого периода. Важно их правильно составить, а затем разобраться в значениях.

Давайте разберемся в схеме.

Организация всегда основывается на определенных принципах. Среди них можно отметить:

• внедрение бюджетирования;
• длина цикла, его периодичность и повторяемость;
• постоянное и многократное применение информации;
• достоверность полученных сведений и их полнота;
• использование основных показателей управленческого учета предприятия;
• оперативность доставки данных и возможность их анализа;
• общепринятые единицы для измерения.

Чтобы успешно автоматизировать часть бизнеса и начать исследовать состояние компании, необходимо, чтобы все соответствовало правилам:

• одинаково понятно всем пользователям;
• все факты деятельности отражены полно и объективно;
• значения релевантны;
• комплекс целостный;
• информация своевременно фиксируется, определяется и отправляется руководству;
• мероприятия выполняются регулярно, через равные промежутки времени.

Отслеживание, фиксация и оптимизация затрат относится к одной из наиболее важных задач. От того, насколько быстро и корректно передаются руководителям сведения по расходам, а также от их объективности, зависит, насколько эффективны будут принятые решения, особенно в части издержек.

Поэтому процесс необходимо наладить так, чтобы все актуальные параметры быстро доходили до руководства и было реально проанализировать их. Для налаживания системы в текущем состоянии предприятия нужны специальные программы.

Чтобы ускорить пересчеты, наладить e-commerce и производство, обращайтесь в «Клеверенс». Наши сотрудники помогут подобрать софт, который справится с вашими задачами, эффективно автоматизирует часть бизнес-процессов и исключит лишние затраты.

Чтобы правильно построить бюджетную модель развития организации, необходимо учесть специфику и виды работы предприятия.

Планирование — это инструмент для учета управленческой деятельности, в создании которого используют одинаковые принципы:

• Интеграция. Чтобы обеспечить эффективное прогнозирование, следует готовить несколько бюджетов, оперативных и финансовых. Их можно составлять для структурных подразделений и для фирмы в целом. Все они взаимосвязаны и представляют собой комплекс. Главным среди них стоит считать генеральный.
• Последовательность. Каждый составляется в соответствии с регламентом, увязывается и согласовывается с остальными планами. Первичные — операционные, они сводятся в основной бюджет по доходам и расходам. А на его основе формируют бюджетирование — по движению средств, прогнозам, капиталу.
• Нормативность. Все реализуется на фоне регламентов и норм.
• Сквозная аналитика. Существует сводный баланс, который объединяет в себе все.
• Сопоставимость. При формировании всех разновидностей бюджетирования задействуют одни и те же методологии и подходы. Это требуется, чтобы анализ был качественным, а также чтобы можно было проследить за исполнением планов.

Основным документом контроля правильности отображения записей по бухгалтерским счетам является оборотная сальдовая ведомость.

Подробней о порядке формирования оборотных ведомостей см. в материале «Как заполнить оборотную ведомость (бланк, образец)?».

Данный учетный регистр представляет собой группировку по счетам бухгалтерского учета, включая субсчета, с указанием их наименования, итоговых остатков на начало периода, оборотов за период (по активу и пассиву счетов), итоговой суммы на заданную дату.

ВАЖНО! Оборотная ведомость может составляться за любой временной промежуток: как за день, так и за месяц, полный и неполный год. Для формирования бухгалтерского баланса берутся данные оборотной ведомости за отчетный период.

Ведомость должна отвечать главному принципу — равенства (итоговые сальдо по дебету и кредиту бухгалтерского счета должны быть равны между собой).

ВАЖНО! Принцип равенства регламентируется и характеризуется строением бухгалтерской отчетности (бухгалтерского баланса). Дебет счетов отвечает за имущество хозяйствующего субъекта, по кредиту счетов отражаются источники формирования имущества. Несоблюдение равенства однозначно говорит о нарушении и некорректном отображении фактов деятельности организации в бухучете.

Тонкости составления бухгалтерского баланса подробней смотрите в статье «Заполнение формы 1 бухгалтерского баланса (образец)».

Оборотные ведомости по аналитическому учету могут иметь различную форму. К ним относятся разнообразные ведомости — отчеты кладовщиков, товарные отчеты, прочие учетные регистры. Порядок и сроки формирования ведомостей регламентируются установленным документооборотом организации и законодательными нормами. Чаще всего для составления аналитических отчетов это календарный месяц.

Сведения аналитического учета фиксируются на всех тех же счетах, что и синтетического. Перед организацией аналитического учета следует определиться со степенью конкретизации сведений по счету, а также с тем, по каким критериям будут объединяться объекты.

Ведение такого учета может осуществляться как в автоматических компьютерных программах, так и в бумажном виде. Например, для того, чтобы учитывать перемещение материалов, на каждый объект формируется специальная учетная карточка. Именно на ее основании вносятся записи по счету №10.

Принципы ведения аналитических счетов заключаются в следующем:

1. Компании сами могут определять число аналитических счетов, которые они будет использовать, отталкиваясь от своих потребностей.
2. Совершаемые операции отражаются на одних и тех же сторонах, как по синтетическим, так и по аналитическим счетам.
3. Все совершенные операции, зафиксированные на аналитических счетах, должны быть отражены на соответствующих счетах синтетического учета.
4. Ежемесячно компания должна осуществлять сверку сведений аналитических счетов со сведениями синтетических счетов. Делается это путем оформления оборотной ведомости.
5. Аналитический учет ведется на лицевых и учетных карточках, ведомостях и журналах.

Аналитические счета детализируют картину имущества предприятия в разрезе определённых групп активов. Фактически учёт на таких счетах ведётся в дополнительном порядке и служит для более подробного раскрытия информации об активах, которые закреплены за определёнными синтетическими счетами.

К примеру, во время расчётов по заработной плате бухгалтеру мало знать только общую сумму начислений. В ряде случаев информация требуется в разрезе отдельного подразделения, служащего или рабочего.

Аналитические счета, которые используются в бухгалтерском учёте, делятся на два вида:

1. Количественно-суммовые. При их использовании бухгалтер помимо денежного эквивалента ведёт количественный учёт, к примеру, обозначает число листов шифера, оприходованных на склад.
2. Аналитические. На суммовых аналитических счетах используется учёт исключительно в денежном эквиваленте.

Количественный, а также ведущийся параллельно с ним аналитический учёт должны быть организованы таким образом, чтобы показатели по ним совпадали в итоговом значении и позволяли осуществлять взаимный контроль.

Аналитические счета используются для детализации информации. В зависимости от специализации предприятия учёт может вестись в разрезе трудовых и денежных измерителей, натуральных показателей, отдельных операций, обязательств или видов имущества.

Яркий пример синтетического счёта, по которому часто закрепляется большое количество аналитических категорий — счёт 41 «Товары».

Оборотная ведомость по аналитическим счетам. Принцип формирования

Принцип формирования оборотной ведомости по аналитическим счетам такой же, как и при формировании сводного документа по одному или нескольким счетам синтетического типа.

В оборотную ведомость вносятся остатки и обороты по счетам за выбранный отчетный период.

В зависимости от ставящихся задач бухгалтерия может сформировать ведомость в разрезе аналитического или синтетического счета.

Исходные данные для заполнения оборотных ведомостей берутся с бухгалтерских счетов, по которым в отчётном периоде зафиксировано какое-то движение активов или пассивов.

В итоге, созданный документ состоит из трех пар граф, в которых содержится вся необходимая информация, а именно:

• Начальное и конечное сальдо по каждому выбранному счету.

• Обороты за выставленный отчетный период.

Каждая графа содержит две колонки, которые называются дебет и кредит.

Таким образом, в сформированной оборотной ведомости содержатся итоговые остатки по кредиту или дебету (сальдо), обороты по кредиту и дебету, а также наименование счёта.

При этом при правильном ведении учета обеспечивается равенство итоговых сумм в колонках каждой пары.

Похожие записи:

• Договор ГПХ — что это такое и чем он отличается от трудового
• На каких автомобилях можно ездить с правами категории C?
• Теперь не только за дома: Какие новые налоги грозят дачникам