Заполняем образец графика отпусков на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем образец графика отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.

Как сформировать график отпусков на 2023 год

В начале декабря нужно заниматься составлением графика отпусков на следующий календарный год. Документ нужно утвердить не позже чем за две недели до начала этого года (ст. 123 ТК). Соответственно, график отпусков на 2023 год нужно утвердить не позже 16 декабря 2022 года.

Перед утверждением надо сформировать график с учетом мнения работников и согласовать его с профсоюзом. Механизм утверждения графика отпусков зависит от того, есть ли у работодателя профсоюз или нет. Когда он имеется, изначально проект графика передается в представительный орган сотрудников (ст. 372 ТК), который не позже 5-ти дней с момента получения документа выносит и передает свое мотивированное мнение. Для дополнительной консультации профсоюз берет еще 3 дня.

Сформированный график подписывается руководителем отдела кадров или иным уполномоченным сотрудником, например, главбухом. Далее график утверждается руководителем компании. Если используется унифицированная форма № Т-7, в ней имеется гриф утверждения документа. Соответственно, в таком случае не нужно издавать отдельный приказ для утверждения графика отпусков.

Когда компания разработала и применяет свою форму графика отпусков и в ней нет грифа утверждения, тогда документ утверждается приказом руководителя. Для внесения изменений в этот график нужно будет издавать приказ об этом.

С графиком отпусков работодатель не обязан знакомить сотрудников, однако целесообразно это сделать и именно под подпись. По данному вопросу есть две противоположные точки зрения.

Согласно первой из них, по законодательству у работодателя нет обязанности знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. Документ — не локальный акт, относящийся к первичной учетной документации по учету кадров, т.е. это организационно-распорядительный документ. Работодатель обязан только извещать сотрудников о предстоящих отпусках по графику не позже чем за две недели до начала этого периода (ч. 3 ст. 123 ТК). Такие же пояснения указаны и в Письме Роструда от 12.07.2012 г. № ПГ/5244-6-1.

Согласно второй из них, график отпусков все же подпадает под определение ст. 8 ТК, соответственно, это локальный акт компании. С документацией, связанной с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель должен знакомить его под подпись. В том числе к такой документации относится и график отпусков (ст. 22 ТК). Эта позиция указана также в Письме Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.

Во избежание возможных претензий рекомендуется знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. В графе «Примечание» сотрудник ставит свою подпись — напротив даты его предполагаемого отпуска. Или, как вариант, можно приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором работники указывают дату ознакомления с графиком отпусков и ставят подпись. Когда работник отказывается подписывать ознакомление с графиком отпусков, составляется акт об этом.

Ознакомление с графиком отпусков

По мнению Минтруда, Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков в соответствии со ст. 22 ТК РФ. Следовательно, подписи работников можно исключить из графика отпусков (Письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Вместе с тем ведомство указало, что в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Форму ознакомления с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно.

Согласно разъяснениям, приведенным в письмах Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, работодатель может предусмотреть альтернативные способы исполнения данной обязанности, выпуская, например, отдельные извещения работникам (в виде выписки из графика отпусков, содержащей информацию об отпуске только данного работника). Подпись работник может проставить в специальном ознакомительном листе.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Пошаговая инструкция формирования:

1. Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
2. Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
3. Заполнение утвержденной формы.
4. Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
5. Этап утверждения руководителем.
6. Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Когда выгодно взять отпуск в 2023 году — таблица по месяцам

Согласно действующему законодательству, ежегодный отпуск в РФ составляет как минимум 28 календарных дней. При выборе времени отпуска часто сотрудники учитывают, в каком месяце больше всего рабочих дней и меньше всего праздничных и выходных, поскольку в таком случае сумма отпускных будет больше.

В 2023 году наиболее оптимальными месяцами становятся март, август и октябрь. Если сотрудник планирует отдыхать подольше, желательно взять месяц, где много праздников. Это май или январь.

Так, больше всего рабочих дней в 2023 году приходится на август. При пятидневной рабочей неделе это 23 дня, при шестидневной — 27 дней. Другие даты, которые являются достаточно выгодными для оплачиваемого отдыха, — все летние и осенние месяцы. При этом наименее выгодно отдыхать в январе. Это связано с тем, что значительную часть занимают праздничные каникулы и рабочих дней намного меньше, чем в другие месяцы.

Ниже представлена таблица по месяцам для 5-дневной рабочей недели с количеством выходных и праздников, рабочих дней:

Месяц	Число рабочих дней	Число выходных и праздничных дней
Январь	17	14
Февраль	18	10
Март	22	9
Апрель	20	10
Май	20	11
Июнь	21	9
Июль	21	10
Август	23	8
Сентябрь	21	9
Октябрь	22	9
Ноябрь	21	9
Декабрь	21	10

Кто вправе оформить отпуск вне графика на 2023 год

Право на оплачиваемый отдых в соответствии со статьей 122 ТК РФ (Трудового Кодекса России) у сотрудника появляется при официальном трудоустройстве и после того, как пройдет полгода работы. В дальнейшем отпуск предоставляется в порядке очереди, согласно графику отпусков.

Вместе с тем, согласно действующему ТК РФ, некоторые сотрудники могут выбрать удобное время для отдыха. Кому эта гарантия положена согласно закону:

• сотрудникам с тремя или более детьми, не достигшими совершеннолетия (если младший из детей не достиг 14 лет);
• лицам, которые были отозваны из ежегодного отпуска;
• женщинам по беременности и родам, уходу за ребенком;
• лицам, не достигшим совершеннолетия;
• лицам, которые воспитывают ребенка-инвалида до 18 лет;
• почетным донорам России;
• гражданам с перенесенной лучевой болезнью, пострадавшим в результате катастрофы в Чернобыле;
• инвалидам боевых действий.

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков на 2018 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.

Для чего нужен и кому график отпусков?

К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.

Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.

Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.

Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:

• от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
• 30-50 тысяч рублей для организации.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск «сгорает», в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной — с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов — не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Этап 5. Подпишите и утвердите график

Дальнейший план действий зависит от того, есть или нет в компании профсоюз. Если есть, то в соответствии со статьей 372 ТК, сначала график нужно отправить туда. Профсоюз обязан рассмотреть проект в течение 5 рабочих дней с момента получения и прислать мотивированное мнение. В графике могут быть правки, с которыми кадровик либо соглашается, либо назначает дополнительные консультации по этому вопросу.

Далее график необходимо утвердить у руководителя организации. Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график по форме № Т-7, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя.

Окончательный вариант графика принимается за две недели до начала нового года. В этот раз все должно быть подготовлено до 17 декабря. Если такая дата выпадает на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно. Такой порядок определяет статья 123 ТК.

Когда должен быть составлен график отпусков на 2021 год

Согласно Трудовому кодексу нашей страны, работодатели должны утвердить график отпусков не позже, чем за две недели до первого января. Таким образом, чаще всего этот график утверждается семнадцатого декабря. В случае, если последний день срока является нерабочим днем, то дедлайном должен считаться рабочий день, который предшествует данной дате. Представители профильного министерства считают, что такое правило помогает корректно утвердить график отпусков и заранее понимать, кому из сотрудников, и в какое время наиболее удобно его использовать. В свою очередь это помогает избежать затруднений в рабочих процессах в период отпуска любого сотрудника.

Для того, чтобы недопустить нарушения трудового законодательства по несвоевременному утверждению графика отпусков, работодатели должны оперативно заняться оформлением такого расписания. Более того, в Трудовом кодексе нет нормы, которая запрещала бы утвердить график в более ранний период. Фактическая дата составления документа указывается в графе даты составления. Если предприятие создано менее года, то график необходимо составить и дополнять по мере трудоустройства новых сотрудников.

Планирование отпусков

Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании. В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.

При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.

В зависимости от программного обеспечения можно распечатывать различные отчеты по каждой производственной структуре, работнику остается только поставить период отпуска и подпись. В иных случаях можно использовать саму форму графика отпусков, назвав форму «Планирование отпусков».

Как утвердить график отпусков

Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.

Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.

Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.

Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:

1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.

Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.

2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.

Кто подписывает график отпусков?

Подпись в локальном документе ставит:

• руководитель отдела кадров;

• если в компании или у ИП в принципе нет отдела кадров, то подпись на документе ставит специально уполномоченный работник.

Далее график отпусков утверждается руководителем или его заместителем (при наличии полномочий). Сделать это можно 3 способами:

• заполнить верхнюю часть графика отпусков с грифом «Утверждаю» или «Утверждено»;

• выпустить отдельный приказ, утверждающий календарь оплаичваемого отдыха сотрудников;

• поставить подпись на графике отпусков и издать отдельный приказ об этом.

Похожие записи:

• Исполнительное производство перестанет быть бессрочным
• Списание задолженности по налогам юридических лиц
• Понятие и специфика нежилых помещений