Можно ли забрать трудовую книжку не увольняясь с работы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли забрать трудовую книжку не увольняясь с работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.
Когда можно забирать трудовую книжку
После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.
При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал. Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает). Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.
Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:
- Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
- Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
- Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.
Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.
Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление. Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении. Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.
Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования. Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении. Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).
Как получить еще одну трудовую книжку
Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.
Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.
Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.
Сроки выдачи и местонахождение работника
При значительной географической разнице нахождения кадрового департамента и рабочего места сотрудника осуществить передачу документа на протяжении дня технически невозможно. При этом ни сотрудник, работающий последний день на непосредственном рабочем месте, ни отдел кадров, находящийся по юридическому адресу, не нарушают норм законодательства. А срок выдачи трудовой книжки при увольнении не может совпасть с последним рабочим днём по объективным причинам.
Компенсация за несвоевременную выдачу трудовой
На основании статьи 234 ТК РФ в случае невыдачи трудовой книжки в день увольнения последствия для работодателя возникают в виде обязательства оплаты неполученного заработка, поскольку гражданин лишён возможности трудоустроиться.
Как получить при отправке по почте?
В соответствии с п. 36 упомянутого выше постановления Правительства РФ № 225 в случае, если в день увольнения сотрудник не явился на работу, трудовая книжка может быть направлена в его адрес по почте.
Работодатель должен помнить о том, что направление данного документа по почте возможно только с письменного согласия его владельца. Поэтому предварительно в адрес уволенного лица следует направить соответствующее уведомление.
При этом, начиная с момента отправки такого извещения, с работодателя снимается ответственность, связанная с задержкой выдачи трудовой книжки.
Если сотрудник не против отправления ему трудовой книжки по почте после того, он должен направить в организацию письменное согласие на использование такого способа доставки документа. После того, как работодатель получит официальное согласие, он вышлет трудовую заказным письмом. Документ можно забрать прямо на почте или заказать доставку на дом. С работодателем можно договориться о доставке курьерской службой.
Увольнение — сложная работа даже для грамотного кадровика. Одни рабочие уходят по личному желанию, другие — по просьбе нанимателя. В любом случае для каждого варианта есть своя процедура.
Трудовое законодательство предоставляет три варианта расторжения договора:
- По желанию сотрудника.
- По инициативе нанимателя.
- По обоюдному согласию сторон.
Личное желание работника — самое известное основание для завершения трудовых отношений с начальником.
- Рабочий составляет заявление об увольнении с указанием даты.
- Наниматель должен заявление принять.
Сложностей с оформлением этого процесса по инициативе сотрудника обычно не бывает. Исключение — моменты, совмещенные с обязательной отработкой. Стандартно это две недели, которые работник продолжает работать с момента написания заявления.
Как отдать трудовую книжку уволенному работнику, если он ее не забирает?
Ситуация на сегодняшний день типичная – работник уволился, взял расчет и покинул организацию работодателя.
Теперь ему открыты многие дороги, и он стремится покорять новые вершины. Работник может перейти на работу в другой конец города, сменить место проживание или вовсе покинуть страну.
Люди все разные, а значит и планы каждого конкретного человека нельзя предугадать. Но иногда на почве радости от того, что должный срок отработан, расчет выдан, а претензий не обнаружено, работник срывается со своего места, порой забывая про важные документы. Наверняка у многих работодателей крупных фирм и корпораций есть множество трудовых книжек, которые вовремя не забрали сотрудники.
Многие работодатели не знакомые близко с Трудовым кодексом ломают голову над тем, что делать, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения. Кто-то хочет поскорее от них избавится путем уничтожения, кто-то решает выбросить, кто-то вовсе прячет в самый дальний ящик и забывает об оставленной трудовой.
Трудовой кодекс уже давно разработал правило, согласно которому с трудовыми книжками необходимо поступать только одним образом и никак иначе.
Выдача трудовой при отсутствии сотрудника
Забирать документы и расчет человек должен сам, но бывают такие ситуации, когда он сделать это не может. Это могут быть семейные обстоятельства, другие мотивы или болезнь родственника, из-за которой гражданину срочно потребовалось покинуть город. Типичными ситуациями, когда личное получение трудовой невозможно, считаются:
- В последний рабочий день сотрудник не явился по неуважительной причине.
- Человек не согласен с увольнением, поэтому просто отказался получать документы и расчет.
- Гражданин был осужден, в этом случае получить книжку может доверенное лицо. Документ, предоставляющий полномочия, заверяет начальник колонии.
- Работник был призван для прохождения службы в армии, и расторжение договора произошло автоматически.
- Смерть. В этом случае уведомление направляется в адрес одного из ближайших родственников.
Если извещение составлено по всем правилам и направлено в адрес бывшего сотрудника, то ответственность за невыдачу документа с работодателя снимается. При изъявлении желания со стороны работника, книжка может быть переслана почтой. В этом случае требуется заказное письмо с уведомлением. Без его согласия, исходя из п. 36 Правил, такое действие считается незаконным.
Ответственность работодателя за невыдачу книжки
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:
- Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
- От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
- От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
- От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.
Штраф уплачивается в пользу государства.
- В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.
- Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.
Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:
- несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
- при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
Поведение в день увольнения
В день увольнения работник должен выработать для себя определенную стратегию поведения. В первую очередь уже в начале последнего рабочего дня, необходимо обратиться к руководителю непосредственно, или в кадровую службу и бухгалтерию за уточнением времени получения трудовой книжки и иных документов, если они запрашивались работником перед увольнением.
А также времени получения денежного расчета с ним. Если в получении книжки и финансового расчета будет отказано в этот день, то необходимо написать заявление (2-экземпляра) с требованием выдачи указанных документов и расчета. При этом следует настоять на регистрации своего заявления в журнале входящей корреспонденции, а на втором экземпляре – расписаться в получении этого заявления с указанием даты. Это даст в дальнейшем возможность мотивировать свои требования в инспекции труда или в судебной инстанции.
В какой срок документ должны отправить?
В трудовом законодательстве не указаны точные сроки, в течение которых работодатель обязан отправить бывшему сотруднику трудовую книжку. Однако в интересах самой организации сделать это, как можно раньше.
Так, отправить документ следует сразу после получения письменного согласия на такой способ доставки. Рекомендуется сделать это в тот же день, так как за задержку выдачи трудовой книжки организацию могут привлечь к ответственности.
Документ следует направить заказным письмом с уведомлением о вручении. При наличии возможности трудовуют книжку можно вручить лично в руки ее владельца через курьера.
Отдельно стоит подчеркнуть, что если бывший сотрудник умер, то его документ, подтверждающий периоды трудоустройства, должен быть выдан или отправлен по почте близким родственникам (п. 37 раздела IV упомянутого выше нормативного акта).
Можно ли отказаться от бумажного варианта и надо ли это делать?
В настоящее время работники имеют право выбрать между электронной и бумажной трудовой книжкой. Тут есть свои нюансы, которые следует учитывать.
Отказаться после увольнения от документа, сформированного в бумажном варианте, возможно. Однако делать это следует с учетом следующих правил:
- Отказ нужно направить до конца 2021 года.
- Бумажный документ в любом случае нужно забрать у работодателя. Дело в том, что в электронной трудовой будут отражены сведения только начиная с 2021 года. При этом вся информация о прошлых периодах будет содержаться в выданной ранее трудовой. Если при назначении пенсии или расчете трудового стажа понадобится подтвердить какие-то периоды работы до 2021 года, бумажная трудовая пригодится.
Таким образом, отказываться от трудовой книжки при увольнении, ссылаясь на желание в будущем учитывать сведения о работе в электронной форме, не стоит. Бумажный вариант может потребоваться в будущем, поэтому его следует сохранить.
В целом, можно отметить, что в действующем законодательстве никак особо не регулируется ситуация, когда работник отказывается забирать свою трудовую книжку при уходе из организации. Сотрудникам следует помнить, что это официальный документ, который может понадобиться при назначении пенсии, поэтому трудовую следует как можно быстрее забрать у последнего работодателя.
Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки
Причины невыдачи работнику в день увольнения трудовой книжки могут быть разные. Отдельные работодатели могут злоупотреблять своими правами и угрожать работнику невыдачей трудовой книжки в качестве давления. Или же кадровый работник может по недосмотру задержать срок выдачи трудовой книжки. Не исключаются ситуации, когда работники сами отказываются забирать документ.
К факту получения работником трудовой книжки надо относиться внимательно. Также следует контролировать, чтобы документ сотрудник получил на руки именно в день увольнения. Данная обязанность установлена для работодателя ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.
Если работник, который не отказался от бумажной трудовой книжки, не получит данный документ от прежнего работодателя, у него возникнут проблемы при устройстве на новую работу. Трудовая книжка – это обязательный документ, который предъявляется при трудоустройстве (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Поэтому при отсутствии трудовой книжки новый работодатель вправе отказать в приеме на работу. Это означает, что прежний работодатель лишает работника возможности трудиться и, как следствие, должен возместить причиненный работнику материальный ущерб.
В силу положений ст. 234 ТК РФ при задержке выдачи трудовой книжки, работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за весь период до момента, когда работник получает документ на руки.
Следует отметить, что задержка в выдаче трудовой книжки не влечет автоматическую обязанность работодателя по выплате работнику среднего заработка за период такой задержки. Суды приходят к выводу (например, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 15.11.2021 № 4-КГ21-43-К1 по делу № 2-391/2020, Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 25.04.2022 по делу № 88-10719/2022), что такая обязанность наступает только при наличии следующих обстоятельств:
- задержка в выдаче трудовой книжки произошла по вине работодателя;
- работник принимал попытки устроиться на новую работу;
- работник получил отказ в трудоустройстве по причине отсутствия у него трудовой книжки.
- Уволившийся сотрудник, которому не выдана трудовая книжка или расчёт по вине работодателя, первоначально пишет заявление с предъявляемыми требованиями-претензиями непосредственно работодателю.
- Работодатель обязан рассмотреть заявление и выдать документ, а также выплатить расчёт в трёхдневный срок.
- Игнорирование заявления или получение отказа от руководителя о выдаче документов и выплате расчёта, даёт право работнику обратиться в надзорную трудовую инспекцию (Роструд) лично или в электронной форме.
- При неисполнении работодателем предписаний Роструда, работник может обратиться в прокуратуру или в судебные органы.
- К заявлению или жалобе обязательно прилагаются копии документов, подтверждающих правоту сотрудника.