Дебиторская задолженность: когда и как давать отсрочку по платежам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дебиторская задолженность: когда и как давать отсрочку по платежам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Размер и состав обеих видов задолженности у БУ ограничен нормативно. Выданные авансы в основном попадают в зону действия законодательства о госзакупках, главная цель которого заключается в обеспечении равной конкуренции и противодействии коррупции. БУ при заключении контрактов (договоров) о поставке товаров (выполнении работ, оказании услуг), предусматривающих авансовые платежи, обязаны соблюдать требования, определенные нормативными правовыми актами. В частности, федеральные бюджетные учреждения обязаны учитывать ограничения, предусмотренные п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496. Причем такие ограничения распространяются и на договоры, оплачиваемые за счет собственных доходов БУ.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Если дебиторская задолженность – это деньги, которые должны вам контрагенты, то кредиторская задолженность – это сумма, которую ваша компания должна другим фирмам.

Сравним кредиторскую и дебиторскую задолженности на примерах.

Дебиторка	Кредиторка
Предоплата за покупки, услуги, работы	Долги перед поставщиками за отгруженные товары, выполненные работы или услуги
Отсрочка оплаты за уже выполненные обязательства	Полученные от поставщиков авансы
Налоги, сборы, соц. взносы, переплаченные государству	Налоги, соц. взносы, сборы, которые не были оплачены в положенный срок, и санкции по ним
Займы, выданные контрагентам или сотрудникам компании	Финансовые обязательства по исполнительным листам, которые были проигнорированы
Переплаты по отпускным, заработной плате и пр.	Задолженности по взятым займам, кредитам, овердрафтам
Подотчетные суммы, выданные работникам	Задолженности по зарплате и другим выплатам перед работниками

Особенности формирования дебиторской и кредиторской задолженностей БУ

Дебиторская задолженность клиентов БУ также имеет особенность, вызванную в данном случае отраслевой спецификой. Коммерческие организации идут на предоставление отсрочек из-за высокой конкуренции на рынке товаров массового производства, и потому такая практика наиболее характерна для торговли и производства. В сфере услуг отсрочка клиентам менее распространена. Поэтому использование отсрочек в отношении с потребителями услуг БУ, скорее всего, ограничится задачами тактического характера, такими как поощрение крупного корпоративного клиента, сегментирование покупателей, управление сезонностью, ликвидация излишков материальных ценностей.

В части «кредиторки» гражданским законодательством (гл. 42 «Заем и кредит» ГК РФ) предусмотрены следующие способы привлечения средств: заем, банковский кредит, коммерческий кредит, товарный кредит. Получение банковских кредитов хоть и не запрещено, но считается не соответствующим целям создания такой организационно-правовой формы, как бюджетное учреждение (Письмо Минфина РФ от 30.01.2017 № 02-05-12/4613). Однако государство не ограничивается препятствованием в привлечении кредитов учреждениями, но тщательно следит за размером, динамикой кредиторской задолженности, стараясь свести ее к минимуму. Это стремление учредителей вполне объяснимо: привлечение средств в крупном размере провоцирует возникновение финансовых проблем БУ, решение которых, возможно, потребует выделения субсидии на погашение долгов.

Автоматизация управления дебиторской задолженностью

По нашему мнению, для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В компании, условно названной ООО “Посредник”, система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д.

Личный опыт
Антон Ходарев
У нас на текущий момент учет дебиторской задолженности осуществляется в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из 1С. Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.

Алексей Федосеев, директор по информационным проектам компании “Инталев” (Москва)
Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в бо’льших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов.
Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены:
– количество учетных операций в день;
– количество работников, задействованных в системе;
– требования к объемам архива данных;
– необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.
Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.

Александр Антипов, директор по развитию бизнеса СМБ компании SAP в странах СНГ и Балтии (Москва)
Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, – способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:
– автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
– автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
– на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
– оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.
Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками – менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.

Наталья Тимофеева
У нас в компании используется собственное программное обеспечение, которое охватывает все отделы предприятия, в том числе в нем есть модуль учета и контроля дебиторской задолженности. В системе предусмотрена программа предупреждения о превышении лимитов и сроков исполнения обязательств.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Чтобы управлять финансами, что такое оборачиваемость дебиторской задолженности. Этот показатель рассчитывается по формуле:

Оборачиваемость ДЗ = Выручка / Среднее значение ДЗ за период

Отсрочка в днях = 360 / Оборачиваемость ДЗ

Можно считать эти показатели за год или на начало и конец периода. Некоторые фирмы считают сумму ДЗ на каждый день, а затем делят на количество дней в периоде. Так данные получаются максимально точный коэффициент оборачиваемости долгов от поставщиков.

Если вы хотите перевести коэффициент оборачиваемости в дни, то используйте период, за который брали выручку, и разделите на этот коэффициент. Например, за год у вас 365 дней, за месяц – 30 дней. Это покажет отсрочку в днях, т. е. сколько дней каждый контрагент не платит либо какова средняя отсрочка в целом по фирме.

Иногда отсрочка входит в договорные обязательства, когда вы предоставляете ее на 30, 40 дней – по согласованию сторон. И также есть фактическая отсрочка – как реально платит клиент по отгруженным товарам.

Важно не просто считать оборачиваемость и отсрочку по своим покупателям, но и сравнивать их с оборачиваемостью и отсрочкой, которые предоставляют вам поставщики. Оптимально, когда они равны, или когда вы кредитуете ваших покупателей за счет ваших поставщиков.

Контроль будущей дебиторской задолженности

В рамках работы с будущими долгами бизнес может выбрать одну из трех видов политик кредитования клиентов.

Агрессивная политика – увеличение выручки за счет отгрузки продукции в кредит. Обычно рост ДЗ обгоняет рост выручки:

• отсрочки предоставляются легко;
• не устанавливаются входные границы для клиентов;
• нет системы финансового мониторинга;
• не анализируются покупатели;
• нет санкций за просрочки.

Плюс политики – быстрый рост продаж. Минус – риск убытков в случае неуплат.

Консервативная политика – отсрочки предоставляются редко и по сложной схеме:

• есть регламент по кредитной политике в фирме;
• проводится мониторинг платежеспособности покупателей перед предоставлением им кредита;
• используются жесткие процедуры инкассации.

Расчет лимитов для категорий «Конечные потребители» и «Дистребьютеры, Оптовики»

Чтобы выработать условия отгрузки с отсрочкой платежа категориям ДО и КП, нужно оперировать следующими данными:

• период работы с покупателем (чем дольше работаешь с клиентом, тем больше знаешь его платежную дисциплину);
• период существования предприятия-клиента (количество лет с момента его регистрации);
• платежная дисциплина (имеется ли у клиента просроченная дебиторская задолженность или задолженность «старше» определенного периода, например свыше трех месяцев);
• средний объем закупок клиента за период (квартал, год) или удельный вес закупок клиента в общем объеме реализации предприятия;
• значимость клиента;
• местоположение клиента;
• принадлежность клиента к перспективному каналу сбыта или рынку;
• выгодность клиента;
• средний срок просрочки по клиенту в днях;
• количество отгрузок, по которым просрочен платеж.

На основании перечисленных данных специалист по финансам составляет Расчет кредитных лимитов для категорий «конечные потребители», «дистрибьюторы, оптовики».

Графы 1–13 данного отчета информационные, на их основе делают расчеты (гр. 14–16), принимают решения (гр. 18 и 19).

В графе 14 выведен среднемесячный объем реализации. По аналогии с графой 10 Расчета кредитных лимитов для категории покупателей «мелкий опт» в графе 15 среднемесячный объем увеличен на желаемый 20%-ный прирост. Например, ожидается увеличение на 10 % объема заказов и увеличение на 10 % отпускной цены из-за роста производственных затрат (итого — 20 %).

Обратите внимание

Для дальнейших расчетов нужно знать, с какой периодичностью отгружается каждый клиент и типовой представитель группы А и В.

Срок отсрочки можно установить исходя из времени между отгрузками, чтобы к моменту приезда за следующим заказом предыдущая поставка уже была оплачена. Однако часто крупные покупатели, к которым относятся представители категорий КП и ДО, могут отгружаться один и несколько раз в неделю. Если считать срок от одной до другой отгрузки, получится слишком короткий промежуток, а ведь это главные клиенты для компании.

Важно знать специфику работы дистрибьютора. Отдельные из них не скрывают, что поставляют вашу продукцию своим клиентам с отсрочкой в 5 банковских дней, поэтому от вашей компании им требуется минимум 8 банковских дней (5 + 3) для проведения оплаты.

ООО «Источник»

Расчет кредитных лимитов для категорий «конечные потребители», «дистрибьюторы, оптовики»

Дата: 01.10.2016

№ п/п	Покупатель	Категория	Группа АВС	Объем реализации за 01.07–30.09.2016, тыс. руб.	Удельный вес в реализации, %	Период работы с покупателем, мес.	Просроченная дебиторская задолженность на дату расчета, тыс. руб.	Средний срок просрочки на дату расчета, дн.	Количество отгрузок, по которым просрочен платеж на дату расчета	Наличие фактов просрочки оплаты с начала года, количество/срок	Дебиторская задолженность старше 30 дней (VIP-поставка), тыс. руб.	Принадлежность покупателя к стратегически важному каналу сбыта	Расчеты типовых кредитных лимитов	Принято решение
среднемесячный объем реализации, тыс. руб.	условная среднемесячная сумма реализации с потенциалом роста 20 %, тыс. руб.	кредитный лимит при оплатах: А -— два раза в месяц, В — четыре раза в месяц, тыс. руб.	типовой период отсрочки по группам покупателей, календ. дней	фиксация максимального лимита, руб.	срок отсрочки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19
1	ООО «Константа»	ДО	А	320,00	16,24	52				1 раз/2 дня	20	V	106,67	128,00	64,00	14	64 000	14
2	ООО «Корчагин-Групп»	ДО	А	315,00	15,98	46	15	2	1				105,00	126,00	63,00	14	63 000	14
3	ООО «Альфа-Омега»	ДО	А	312,20	15,84	54							104,07	124,88	62,44	14	62 500	14
4	ИП Глазунов А. П.	КП	А	240,00	12,18	32				2 раза/4 дня			80,00	96,00	48,00	14	48 000	14
5	ООО «Мега»	КП	А	202,00	10,25	22					50	V	67,33	80,80	40,40	14	41 000	14
6	ООО «Дистрибьютор»	ДО	А	187,50	9,51	15	27,5	5	2				62,50	75,00	37,50	14	20 000	7
7	ООО «Напитки-Люкс»	ДО	В	59,00	2,99	10							19,67	23,60	2,95	7	3000	7
8	ООО «Маркет-сити»	ДО	В	39,80	2,02	5				4 раза/10 дней			13,27	15,92	1,99	7	1000	3
9	ООО «Фудстрит»	ДО	В	37,20	1,89	48	7,2	15	1			V	12,40	14,88	1,86	7	1900	7
10	ООО «Оазис»	КП	В	31,00	1,57	2
11	ООО «Пикник-сервис»	КП	В	22,00	1,12	4
Итого			1765,70	89,59								570,90	685,08			304 400

Погашение и списание ДЗ

С текущей ДЗ проблемы не возникают — оплата поступает в оговоренные сроки. Когда допускается просрочка, дебитор начинает претензионную работу:

• сначала пишется претензия с указанием суммы, периода просрочки, начисленных сумм пеней, штрафов и требуемой даты погашения;
• при отсутствии ответа в течение 30 календарных дней, или получения неприемлемых условий погашения, кредитор обращается в Арбитражный суд. Когда сумма долга меньше 400 тысяч рублей, подаётся заявление о выдаче судебного приказа. Если больше — подаётся исковое заявление с приложением всех подтверждающих документов.;
• после рассмотрения заявления Арбитражный суд выносит решение и передаёт исполнительный лист судебным приставам.

Типовой срок исковой давности составляет 3 года с момента возникновения задолженности. Он может приостанавливаться, если:

1. в последние 6 месяцев срока давности ответчик не мог обратиться в суд из-за форс-мажора;
2. стороны пытаются решить вопрос с привлечением посредника.

После истечения срока давности дебиторская задолженность должна быть списана. Составляется бухгалтерская справка и делается проводка:

• Дт 91 — Кт 60 (62, 68, 69, 76…).

Шаг 5. Стимулируем сокращение сроков погашения дебиторской задолженности

В кредитной политике следует отразить:

• механизмы стимулирования контрагентов на сокращение сроков ДЗ;
• штрафные санкции за ПДЗ (просроченная дебиторская задолженность).

Один из механизмов стимулирования на сокращение сроков ДЗ – бонус за досрочную оплату. Например, можно привязать расчет такого бонуса к ключевой ставке, а именно:

• отсрочка, установленная для клиента, – 60 календарных дней;
• ключевая ставка, например, на текущий момент – 20%;
• клиент оплачивает свою ДЗ через 30 дней;
• размер бонуса: (20% : 365) = 0,0547% * 30 календарных дней = 1,64% годовых от суммы платежа.

Как написать письмо об отсрочке платежа поставщику

В каких случаях необходимо оформление письма об отсрочке платежа? Это нужно делать, когда какой-нибудь экономический объект не погашает взятые обязательства. Если он не может оплатить поставку продукции, следует уведомить об этом контрагента, написав письмо об отсрочке платежа поставщику. В этом документе партнеру по бизнесу сообщается, что все обязательства, которые перед ним существуют, будут покупателем погашены.

На законодательном уровне типовая форма письма не закреплена. Приводятся только некоторые рекомендации, из чего состоит структура документа и какие должны быть пункты, чтобы он имел юридическую силу. Каждая фирма своими силами разрабатывает собственную форму письма. Предпочтительно использовать фирменный бланк организации для оформления документа.

Отправляется письмо об отсрочке платежа поставщику самим должником. Также необходим такой документ, если требуется предоставить ответ на полученную от поставщика претензию. Что указывается в тексте? В письме сообщается о готовности должника к погашению обязательств с учетом процентов и сроков, указанных партнером. Когда это не представляется возможным, следует разместить в письме просьбу о переносе срока выплаты денег.

Разработка кредитной политики

Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики – свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. По словам Антона Ходарева, в компании “Русский уголь” кредитная политика пересматривается раз в квартал. Приведем типичную структуру этого документа:

1. Цели кредитной политики.
2. Тип кредитной политики.
3. Стандарты оценки покупателей.
4. Подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью.
5. Действия персонала.
6. Форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.

Как погасить дебиторскую задолженность через диалог с должником

Кредитору необходимо всегда поддерживать контакт с должником: напоминать по почте (в том числе, электронной) о сроках погашения долга, вести телефонные переговоры или лично встречаться с руководством должника. При этом требуется предусмотреть несколько сценариев переговоров.

Так, некоторым должникам необходимо систематически напоминать об оплате и вести должника до тех пор, пока задолженность не будет погашена в полном объеме. Для этого обратите внимание контрагента, что наличие долга создаст для него дополнительные проблемы:

• Угрозу репутации из-за распространения информации о несвоевременном внесении платежей в СМИ, конкурентам, поставщикам, потенциальным покупателям организации и её имущества.
• Продажу долга сторонней компании, которая не будет так дружественно настроена.
• Испорченную кредитную историю, попадание в “черный список” и отказ в выдаче кредитов.

Некоторым лучше предложить компромиссное решение. Тогда в переговорах кредитор относится к задолженности как к случайности, которую легко исправить. При этом не забывает оказывать давление на контрагента, предлагая, например, обмен долга на долю в уставном капитале компании-покупателя и др.

Основные финансовые показатели, связанные с дебиторской и кредиторской задолженностью

В первую очередь нужно сопоставить дебиторскую (строка 1230 баланса) и кредиторскую задолженность (строка 1520). Лучше всего – когда они примерно равны, но дебиторская задолженность немного выше, то есть отношение ДТ / КТ находится в диапазоне от 1 до 1,1.

Если дебиторская задолженность существенно выше «кредиторки» — это значит, что бизнесмен «замораживает» значительную часть своих средств. Если же кредиторская задолженность превышает «дебиторку», то есть риск, что в нужный момент не окажется достаточно средств, чтобы рассчитаться с долгами.

Но, конечно, надо учитывать и другие факторы. Например, если у компании есть значительные средства на счете или ликвидные (легко реализуемые) товарные запасы, то она может при необходимости погасить кредиторскую задолженность за счет этих ресурсов.

Сопоставлять оба вида задолженностей нужно не только в целом (т.е. по балансу), но и в разрезе сроков. Здесь поможет реестр старения, который мы рассматривали в предыдущем разделе.

Также следует определить отношение обоих видов задолженности к выручке и активам (итогу баланса). Норматива здесь нет, но оба этих показателя с течением времени должны снижаться, или, как минимум — оставаться неизменными.

Если растет доля «дебиторки» в выручке или активах, это говорит о том, что компания «замораживает» в долгах все больше и больше своих средств. А если увеличивается доля «кредиторки», то это может привести к снижению финансовой устойчивости.

Еще один важный показатель – оборачиваемость задолженности в днях.

Он рассчитывается за период (месяц, квартал, год) по следующей формуле:

ОЗ = Т / (О / СЗ)

Т – длительность периода в днях.

О – обороты, для «дебиторки» это – выручка, для «кредиторки» – объем закупок за период.

СЗ — средняя задолженность за период.

Осуществляется в связи с истечением срока давности подачи иска или при нереальности возврата. Последнюю определяет кредитор, исходя из своих соображений. Рассуждая о том, что это такое – дебиторка (простыми словами), важно помнить, что проводить данную процедуру следует должным образом, без нарушений, то есть по результатам инвентаризации, подкрепленным приказом руководства и письменным обоснованием принятого решения.

Даже если обязательства посчитаны невозможными к взысканию и представлены как убыток, их нельзя просто аннулировать в балансной ведомости. Их необходимо отражать еще в течение 5 лет – на тот случай, что у второй стороны появятся средства, чтобы рассчитаться.

Подтвердить нереальность возврата можно с помощью постановления суда, выписки из ЕГРЮЛ, акта пристава.

Внешняя дебиторская задолженность – это обязательства контрагентов, и право на ее взыскание можно переуступить третьим лицам за какую-то плату, избавив себя от различных разбирательств и тяжб. Подобная сделка оформляется одним из следующих способов:

• Через цессию – на безвозмездной основе, с вознаграждением или по трехстороннему договору; в обязательном порядке регистрируется в Росреестре, если дело касается недвижимости.
• Через факторинг – в этом случае продавец при отгрузке товара выставляет счет третьей фирме, она переводит ему сначала основную часть денег, потом – остаток, а непосредственный покупатель рассчитывается с ней уже по итогам реализации заказанной продукции.
• Через вексель – эту ценную бумагу можно получить в качестве оплаты, а затем передать кому-нибудь еще. Удобно, что она же выступит в роли доказательства наличия обязательств.

Похожие записи:

• Если закончился договор аренды земельного участка
• Что нужно знать наследникам о налоге на доходы?
• Прожиточный минимум в Московской обл в 2024 на человека