Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
При расчете базы по налогу на прибыль суточные в полном объеме можно учесть в составе расходов.
При выплате суточных в иностранной валюте для расчета базы по налогу на прибыль потребуется, в соответствии со ст. 264 п.1 НК РФ, конвертировать в рубли по курсу ЦБ на день получения командированным работником суточных.
В случае если суточные были начислены в иностранной валюте, но выданы работнику в их рублевом эквиваленте, конвертирование не потребуется.
Суточные для загранкомандировок в пределах, определенных Правительством РФ для бюджетных организаций – 2500 рублей в сутки, не облагаются НДФЛ (ст.217 НК РФ). Суммы суточных выплат сверх этого предела становятся объектом налогообложения.
Формула расчета НДФЛ по рублевым суточным сверх лимита в 2500 рублей будет следующей:
(Сумма выплаченных суточных – 2500 рублей)× количество командировочных дней = налоговая база.
Формула расчета НДФЛ по валютным суточным сверх лимита в 2500 рублей в эквиваленте выглядит следующим образом:
(Суточные в валюте за 1 день × курс валюты – 2500 рублей) × количество командировочных дней = налоговая база.
Предварительный расчет
Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.
В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.
СОВЕТ
Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.
Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.
Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Порядок возмещения командировочных расходов
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
-
расходы на проезд;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;
А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):
-
расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
-
обязательные консульские и аэродромные сборы;
-
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
-
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
-
иные обязательные платежи и сборы.
Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:
-
при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
-
даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
-
при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
-
при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Расчет количества дней в командировке для суточных
Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.
О нормах размеров суточных в командировках в 2023 году читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6525-minimalnye-sutochnye-pri-odnodnevnoi-komandirovke
Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Суточные в загранкомандировке в 2021 году: примеры и как считать / Юридическая консультация онлайн
Время чтения: 3 минут
Необходимость направления подчиненных в командировочные выезды за рубеж возникает, как правило, у работодателей, имеющих филиалы в других странах, или же наличие заграничных партнеров обязывает систематически появляться на организуемых конференциях/советах.
Несмотря на то, что в Постановлении Правительства №812 зафиксированы нормы суточных в загранкомандировке для каждого иностранного государства, наниматель имеет право установить собственные стандарты, зафиксировав их в положениях локальной документации.
В данной статье рассмотрим пример расчета суточных работнику, командированному за границу, а также представим таблицу размеров суточных начислений, которые на законодательном уровне установлены в отношении трудящихся, направляемых в ту или иную страну.
Стандартный размер суточных начислений, который зафиксирован в Налоговом Кодексе РФ в отношении сотрудников, командированных на территорию другого государства, предусматривает величину в размере 2500 рублей в день.
Данная сумма является максимально возможной, с которой не взимаются налоговые отчисления.
Если работодателем предусмотрен иной размер начислений, то с суммы, превышающей законодательную норму, будут производиться отчисления страховых взносов и подоходного налога.
При определении общей суммы авансовой выплаты, которую следует начислить командируемому работнику, бухгалтер должен учитывать не только страну направления, но также длительность поездки, специфику трудовой деятельности лица, а также цели работы за рубежом.
Начисление суточных производится с момента отбытия работника за границу до момента его возвращения на родину. Сотруднику бухгалтерии для осуществления правильных расчетов необходимо знать конкретные даты выезда и въезда лица, которые фиксируются в его проездной документации.
Во время командировок в страны СНГ в загранпаспорте не проставляется никаких отметок о пересечении границы, поэтому даты определяются в соответствии с приобретенными билетами.
При выезде в другие иностранные государства, даты будут определяться по соответствующим отметкам, вносимым в заграничный паспорт во время въезда/выезда из страны.
Нормы суточных в каждом иностранном государстве, устанавливаемые налоговым законодательством, представлены в файле, ознакомиться с которым можно по ссылке ниже.
Суточные за границей 2022 военнослужащим
Помимо того, что суточные являются денежным довольствием на весь период командировки, они являются также и объектом налогообложения при расчете налога на прибыль и начислении НДФЛ.
Важно. Несение воинской службы не регулируется нормами ТК РФ. В отношении этой деятельности применяются документы, выпущенные Минобороны.
Эффективность командировок руководителей госорганов и организаций, подчиненных Правительству, руководителей местных исполкомов, председателей областных и Минского городского Советов депутатов продолжит анализировать Совмин.
Возникает вопрос: по норме для какой из стран командирования следует рассчитывать суточные за этот день: страны, из которой работник убывает, или той, в которую прибывает?
Вернувшись из загранкомандировки, работник должен отчитаться об израсходованных суммах. Срок представления авансового отчета — 15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия из командировки.
Такую награду получают организации, если пользователи оценивают ее деятельность минимум на четыре балла из пяти и она попадает в 10% лучших в своем регионе. Мы — в их числе!
Командировки военнослужащих являются одни из вариантов несения службы. Отказаться от них фактически не получится, если они требуются. При этом все виды выплат за командировки военнослужащим строго регламентированы.
В соответствии с пунктом 4 статьи 37 Федерального закона от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 13, ст. 1475; 2021, N 18, ст. 3074) (пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 28 марта 1998 г.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).
ВНИМАНИЕ! КОНСУЛЬТАЦИИ ПЛАТНЫЕ, ВРЕМЯ МОСКОВСКОЕ! МЫ НЕ ПЕРЕЗВАНИВАЕМ НА СБРОШЕННЫЕ ЗВОНКИ! В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ ОЧНЫЙ ПРИЕМ В ОФИСЕ НЕ ВЕДЕТСЯ!
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
С сегодняшнего дня, 30.04.2020 г., изменился порядок и размеры выплат военнослужащим на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации.
При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года
Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:
- с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
- с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
- были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.
Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:
- для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
- для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.
Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.
Командировка за границу: оформление
Пакет документов на зарубежные командировки не отличается от того, который составляется для поездок в пределах страны.
Для отправки работника в командировку оформляются следующие документы:
- Служебная записка на имя руководителя с просьбой отправить работника в поездку, с указанием места и времени. Это не обязательный документ, в некоторых организациях решение о командировке может приниматься устным распоряжением руководителя. Составляется в свободной форме.
- Приказ о направлении в командировку оформляется в унифицированной форме Т-9 или Т-9а. В приказе не делается отметка о том, что это командировка за границу, это и так понятно, поскольку в бланке приказа предусмотрена срока для указания, куда именно направляется работник.
- Авансовый отчет – составляется после возвращения работника из поездки.
Дополнительные выплаты
Помимо основных командировочных расходов, таких как оплата проезда до пункта назначения и компенсация за проживание, сюда можно включить и некоторые дополнительные траты, с которыми может столкнуться подчиненный. К ним относятся:
- расходы на оформление заграничного паспорта, а также иных дополнительных документов, которые могут потребоваться физическому лицу для того, чтобы правомерно пересечь границу нашего государства и вернуться обратно;
- обязательные консульские или аэродромные сборы, установленные на законодательном уровне;
- расходы на приобретение медицинской страховки, если это является обязательным условием;
- пошлина за провоз транспорта;
- иные дополнительные расходы, которые будут иметь прямое отношение к служебной поездке сотрудника.
Отчет о командировке за границу
Заграничная командировка, безусловно, представляет собой важное и серьезное мероприятие. Неудивительно, что после ее окончания руководитель организации, в большинстве случаев, требует от сотрудников предоставления официального отчета. Данный документ может быть составлен подчиненным в свободной форме. Главное – чтобы там была указана вся основная информация. К важным сведениям можно отнести результаты поездки, а также перечень мероприятий, которые были осуществлены командированным работником.
К отчету о командировке сотрудником могут быть приложены и различные дополнительные бумаги. Такими документами могут являться: денежные квитанции и транспортные билеты, чеки о заселении в гостиницу и т.д.
На основании вышеуказанной информации, представленной служащим, бухгалтерия проводит все необходимые вычисления. После этого сотрудник получает на руки положенные денежные компенсации.