Режим рабочего дня: как внедрить в отдел продаж
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Режим рабочего дня: как внедрить в отдел продаж». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
У работников отдела продаж весьма разноплановые обязанности. Помимо непосредственно продаж (или общения с клиентами), они занимаются формированием отчетности, ведением CRM-системы, подготовкой к переговорам, поддержанием порядка на рабочем месте, обучением. Не всем удается совместить разноплановые задачи без потери эффективности. Для этого необходимо уметь планировать свой день и выстраивать логический порядок задач.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: РАЗБОР ПОЛЁТОВ
Завершайте работу «разбором полётов» — мероприятием, которое особенно полезно проводить ежедневно в молодых отделах продаж.
Разбор полётов — это собрание всех сотрудников отдела продаж для совместного подведения итогов дня. В случае, если вы только заступили на должность РОПа, создаёте отдел продаж с нуля или разрабатываете технологию продаж клиентам, эта активность поможет в сжатые сроки получить всю необходимую информацию с рынка, а также объединить и зарядить команду на результат.
Кроме этого, разбор полетов поможет вам снизить издержки на обучение менеджеров. Закрепление пройденного на тренингах активных продаж происходит в работе в поле. Но каким бы талантливым ни был тренер по продажам, в поле обязательно возникнут сложные вопросы, которые потребуют от РОПа вмешательства и помощи.
Вы можете ответить на вопрос менеджера в течение рабочего дня. Вечером во время Разбора полётов попросите менеджера рассказать всем сотрудникам отдела продаж в чем была проблема, и как он ее решил. Это обеспечит активное обучение продажам всего коллектива.
Как составить рабочий распорядок
Составлением карты рабочего дня или регламента должен заниматься руководитель, а не сами менеджеры. Чтобы распорядок принес максимум эффекта, он должен быть составлен и внедрен по правилам:
- режим труда нужно донести до сотрудников. Например, повесить на видном месте в офисе, проинформировать каждого работника под роспись;
- использовать метод полутора часов для построения режима. Этот метод представляет собой деление рабочего дня на блоки, длительность каждого из которых составляет полтора часа. В каждом блоке работник выполнять определенную задачу или блок задач. Другие бизнес-операции включать в него запрещено, если логически они не связаны с выполнением задачи. Перечень блоков будет зависеть от того, как именно принято продавать продукцию в компании. Например, может быть блок холодных звонков, составления КП, переговоров с клиентами;
- делать перерывы между блоками. Если рабочий период будет составлять 1,5 часа, то перерыв может составлять десять минут. Однако регламентировать дела, которыми занимаются работники в отведенный период отдыха, нельзя;
- регламент строится на основе модели, территории и процесса продаж. Модель продаж – это принятые в компании техники. Территории продаж тоже влияют на регламент. Например, продажи ведутся дистанционно, то есть менеджеры в Москве общаются с клиентами с Дальнего Востока. Тогда в регламенте нужно учесть это и ставить блок с обзвонами на то время суток, когда обе стороны могут общаться.
Как заставить менеджеров следовать распорядку
Составить регламент рабочего дня – недостаточно. Важно, чтобы менеджеры точно следовали ему. Чтобы заставить их работать по распорядку, можно сделать так:
- внедрить KPI, который был бы связан с регламентом и показывал, насколько точно работник ему следует;
- завести журнал, с помощью которого будет учитываться рабочее время. Как минимум, работники смогут записывать туда время своего прихода на работу и ухода – домой в конце рабочего дня или на перерыв в середине;
- держать планы по звонкам, поездкам, переговорам в открытом доступе. Важно, чтобы подчиненные видели, чем именно занимаются их коллеги. Если человек видит, что другие соблюдают регламент, то он и сам более мотивирован работать по стандартам;
- контролировать деятельность продавцов с помощью карты рабочего время. Периодически необходимо проверять, чем занимаются сотрудники. Например, можно провести с одним из менеджеров весь день и записывать точное время, когда он начал и закончил работу над бизнес-процессом. По результатам замеров станет ясно, сколько времени уходит на работу, а сколько – на перекуры, болтовню с коллегами и другие хронофаги.
Какой режим работы установлен?
В каждой фирме должен быть установлен режим рабочего времени. Его утверждают в правилах внутреннего трудового распорядка.
Если у некоторых работников режим рабочего времени отличается от установленных общих правил, тогда режим работы этих сотрудников указывают в их трудовых договорах, например:
- ненормированный рабочий день;
- режим гибкого рабочего времени;
- сменная работа;
- разделение рабочего дня на части и др.
Во всех случаях нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
Поэтому каждый работодатель должен установить:
- вид рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику);
- вид учета рабочего времени (поденный, недельный, суммированный);
- продолжительность ежедневной работы (смены);
- число смен в сутки;
- чередование рабочих и нерабочих дней;
- время перерывов в работе;
- время начала и окончания работы.
Режим раздробленного рабочего времени
Этот режим регулируется ст. 105 ТК РФ, и, как правило, применим при производстве работ с неодинаковой интенсивностью в течение всей рабочей смены. К примеру, раздробленный режим работы используется организациями, оказывающими транспортные услуги населению, услуги связи и торговли. Разделение рабочего времени осуществляется работодателем в соответствии с правилами внутреннего распорядка организации, составленными с учетом мнения профсоюзного органа. Российское трудовое законодательство не предусматривает, на сколько частей может быть разделен рабочий день, но, как показывает практика, смена делится на 2 или более частей, неоплачиваемый перерыв между ними может составлять не более 2-х часов.
Правило второе: разработайте режим дня
Первое, с чем сталкиваются бизнесмены, работающие из дома — отсутствие внятного и налаженного режима. “Буду работать когда захочу” — не более, чем заблуждение. Подводный камень в том, что это самое “захочу” не наступит никогда — проверено. Пока не начнет гореть дедлайн, многие к работе не приступят.
Именно поэтому структурирование времени работы и отдыха стоит на втором месте после дисциплины. Не стоит перегибать палку и разрабатывать многоуровневый режим дня с описанием перерывов в работе и прочими деталями процесса. Вполне достаточно определить рабочие часы в течение дня. Например, с 10 утра до 6 вечера — работа с перерывом на обед. Этого хватит. Главное — не давать себе поблажек и придерживаться установленного расписания.
Плюс удаленной работы в том, что рабочие часы можно установить в любое время. Если вы жаворонок и наиболее эффективно работаете в утренние часы — ставьте рабочее время с 8 утра до 5 вечера. Совам можно сдвинуть сроки на несколько часов вперед и трудиться, скажем, с 11:00 до 20:00.
В дальнейшем режим дня можно корректировать и дополнять подробностями. Например, включить в ежедневный распорядок время занятия спортом, чтение книг и саморазвитие, походы в кино и другие развлечения. И помните: не так важно наличие режима, как его неукоснительное соблюдение.
Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу
Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь — релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.
Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.
В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Ошибки при построении отдела продаж
- Отсутствие системы продаж и системообразующих элементов: Книги продаж, скриптов, алгоритмов и вводных материалов для новичков.
- Отсутствие четких финансовых целей на каждый период.
- Отсутствие других прописанных показателей: количество звонков/встреч в день, количество клиентов в месяц, объем сделок. Обязательна привязка к мотивации: не сделал 20 звонков в день — не получаешь оклад.
- Плохо настроена кадровая политика: нет кадрового резерва, туманные правила работы.
- Отсутствие регулярного обучения, внутреннего и внешнего.
- Совмещение отделов и нагрузка менеджеров по продажам дополнительными обязанностями кроме продаж: документация, подготовка КП и прочее.
- Нет системного контроля работы менеджеров и учета контактов с клиентами (то есть нет CRM).
- Нет РОПа. Даже отделу из 3 менеджеров нужен опытный наставник и контролер.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ХОЛОДНЫЕ ЗВОНКИ
Для хорошего результата в холодных звонках запускайте их только в пакетном формате и не позволяйте сотрудникам других подразделений прерывать этот процесс.
Чем больше людей звонит одновременно и без перерывов в течение 1.5 часов, тем лучшим будет результат.
Есть нюанс: заполнение данных клиента в CRM-системе требует времени. Для сложных продаж разработайте Анкету клиента в бумажном виде. Её будет легко заполнить и занести в CRM в специально отведенное для этой активности время в течение дня.
Используйте в работе скрипты холодных звонков, а также установите регламент оптимальной длительности разговора с клиентом, который проявил интерес к вашему продукту. Обычно длительность беседы до назначения следующего события с клиентом не должна превышать 7-ми минут.
Формируйте режим дня вашего отдела так, чтобы каждый менеджер звонил «по холоду» не менее 2,5 часов. При правильном режиме и нормативах каждый менеджер обработает не менее 50 клиентов готовых к заказу за неделю, а это 200 клиентов в месяц. Это цифры для отдела, в котором на первичную квалификацию выделены колл-менеджеры. В случае, если ваши менеджеры делают первичные холодные звонки и закрывают клиентов, цифры будут ниже.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПРАВИЛ
Существует ли в вашем коммерческом отделе жесткий порядок работы? Всегда ли вы знаете на что именно тратят драгоценные минуты рабочего времени ваши менеджеры? Уверены ли вы, что вы получаете адекватный ответ от сотрудника в виде ожидаемого результата в обмен на теплый офис и стабильную заработную плату?
Тайм-менеджмент сотрудников отдела продаж — насущный вопрос для любого руководителя. На деятельность, которая не релевантна прямым обязанностям менеджера по привлечению или развитию клиента, часто уходит до 40% рабочего времени сотрудника.
Режим рабочего дня отдела продаж: распределение активностей менеджера
Вам важно, чтобы работник не просто делал дело. Важно, чтобы он делал именно то, что приводит к результату.
Права и обязанности сотрудника
Права и обязанности персонала независимо от выбранного режима трудовой деятельности регламентируются ст. 21 Трудового кодекса РФ. Согласно законодательству, работникам с гибким графиком предоставляется право на:
- заключение, прекращение либо внесение изменений в трудовой договор;
- выполнение должностных обязанностей на месте, указанном в договоре;
- соответствие рабочего места санитарно-гигиеническим нормам;
- оплату труда, величина которой отвечает уровню профессионализма и объему работы. Кроме того, работодатель обязан выдавать заработную плату полностью и в установленный срок;
- выходные дни и очередной отпуск;
- повышение квалификации, профессиональную переподготовку и получение дополнительного образования, если это требуется для выполнения должностных обязанностей;
- вхождение в профсоюз, чтобы иметь возможность защищать свои права;
- заключение коллективных договоров;
- защиту своих прав с помощью любых законных средств;
- решение трудовых споров легитимными способами;
- получение компенсации в случае ущерба, понесенного в ходе выполнения трудовых обязанностей;
- обязательное социальное страхование, если оно предусмотрено законодательством на федеральном уровне.
Права сотрудника неразрывно связаны с его обязанностями, которые мы перечислим ниже. Работник должен:
- осуществлять должностные обязанности, закрепленные в трудовом договоре;
- не нарушать дисциплину труда;
- в полном объеме отрабатывать определённые часы и объем работы;
- следовать правилам безопасности и охраны труда;
- препятствовать порче имущества компании в рамках своих полномочий;
- ставить руководителя в известность о возникновении или возможности непредвиденных ситуаций.
Техника и коммуникации
В целом внедрение гибкого графика и удаленного режима проходит довольно гладко и комфортно для всех сторон. Поскольку наши офисы и производственные площадки разбросаны по всей стране, большая часть работы уже давно ведется онлайн, и для сотрудников стало нормой созваниваться по скайпу вместо личной встречи. О работе из дома или изменениях в графике участники проекта просто оповещают коллег с помощью Outlook или прописывают эту информацию в статусе пользователя в скайпе.
В рамках проекта не применялось специальных решений для контроля рабочего времени: ставка была в первую очередь на сознательность персонала. Во всех коммуникациях активно транслировался тезис о том, что главное — это достижение бизнес-результатов, которые не должны пострадать от введения гибкого графика или дистанционного режима.
При этом у работодателя была возможность прекратить участие сотрудников в проекте в любой момент. В допсоглашениях указывалось, что в случае невыполнения целевых показателей или других негативных ситуаций сотрудник исключается из проекта и продолжает работу в том графике, который отражен в наших основных трудовых документах. Пока у нас не было поводов широко применять эту опцию, но само ее наличие послужило хорошим дисциплинирующим фактором.
Давайте выделим типы задач при планировании рабочего дня, которые принято использовать в тайм-менеджменте. Диверсификация целей была оформлена в виде матрицы президентом США, предложившим делить все дела и задачи на четыре группы:
- Срочные важные. Согласно теории, эти задачи могут на многое повлиять, поэтому «закрывать» их необходимо в первую очередь, причём независимо от размера. Так, например, покупка билетов на самолёт может отнять у вас всего 10 минут, но откладывать подобную задачу, если у вас деловая встреча в другому городе, точно не стоит
- Срочные не важные. Дела, дедлайн которых ещё не поджимает. Рекомендуется и претворять в жизнь постепенно и постоянно отводя им время в своем расписании;
- Несрочные важные — старайтесь делегировать сотрудникам;
- Несрочные неважные. Дела, не приносят никакой пользы. Сюда относится рутинная работа, просмотр телевизора, социальных сетей и прочего. Их Эйзенхауэр рекомендует вычеркнуть из списка вовсе.