Как подготовиться к проверкам Роскомнадзора
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовиться к проверкам Роскомнадзора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Роскомнадзор проводит проверку на основании административного регламента государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства РФ в области персональных данных (далее — Административный регламент Роскомнадзора) и имеет право запросить абсолютно любые сведения, касающиеся предмета проверки.
Уведомление оператора персональных данных
Первое место по рейтингу причин, по которым выдаются предписания о нарушении законодательства, по итогам проверок занимает указание неполных или несоответствующих действительности сведений в уведомлении оператора персональных данных на портале персональных данных или отсутствие такого уведомления. А значит первое, что нам нужно сделать — выяснить, попадает ли наш случай обработки персональных данных под случаи, в которых оператор может не подавать уведомление в Роскомнадзор. Такие исключения перечислены в разделе 2 статьи 22 федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Все пункты перечислять не будем, так как там есть и весьма экзотические, но вот наиболее применимые из них для большинства организаций:
- уведомление можно не подавать, если ПДн обрабатываются только в соответствии с трудовым законодательством;
- уведомление можно не подавать, если вы обрабатываете персональные данные клиентов, которые являются стороной договора с вами, и при этом их ПДн не передаются третьим лицам без соответствующего согласия субъекта;
- персональные данные обрабатываются только в неавтоматизированном режиме (то есть без использования средств вычислительной техники).
Что проверяет Роскомнадзор?
Предметом государственного контроля являются:
- Документы, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных.
- Проверка сведений, содержащихся в уведомлении об обработке ПДн:
- договоры с внешними организациями,
- проездные документы и бронирование гостиниц при организации командировок,
- добровольное медицинское страхование,
- обеспечение телефонной связью,
- заработная плата сотрудникам,
- изготовление визитных карточек.
Как проверяет Роскомнадзор?
Существуют плановые и внеплановые проверки, которые проводятся как в отношении тех организаций, которые включены в реестр Роскомнадзора, так и тех, что не включены. Плановые проверки более безобидные, так как о том, что вас проверят, оповестят заранее (не позднее чем за три дня), а по внеплановым проверкам — всего за 24 часа. Роскомнадзор в конце каждого года публикует на своем сайте план проверок на следующий календарный год и проверяет в соответствии с ним.
Для организации все начинается с уведомления, которое приходит по почте России. В нем Роскомнадзор уведомляет о намерении проверить и кратко сообщает, что именно будет проверять. Также в уведомлении сообщается состав проверочной комиссии, дата и срок выездной проверки. Срок проверки обычно составляет 20 рабочих дней, но это не значит, что все 20 дней у вас будет сидеть комиссия, а говорит лишь о дедлайне проверки. Комиссия, как правило, приезжает всего 2-3 раза: первый раз — запросить документы, второй раз — забрать документы и третий раз — выдать акт о проверке с замечаниями и предписанием на устранение нарушений. Нередко сразу выписываются протоколы об административных правонарушениях.
По факту объем запрашиваемых документов и методика самой проверки сильно варьируются в зависимости от того или иного территориального управления Роскомнадзора.
Кратко порядок проверки выглядит так:
- Уведомление оператора о проведении плановой проверки путем направления копии приказа руководителя Роскомнадзора о проверке почтой России. Уведомление должно поступить оператору не позднее трех рабочих дней до начала ее проверки (при плановой проверке), что очень мало, чтобы успеть к ней подготовиться.
- Далее в указанный в уведомлении день проверки приезжает комиссия, как правило, в составе 2-3 человек для осуществления государственного контроля.
- На месте проверки комиссия запрашивает и рассматривает документы, имеющиеся у оператора «под рукой», и выдает список документов для предоставления оператором до окончания срока проверки. Непредоставление оператором запрошенных документов расценивается как несоответствие требованию закона, и выписывается штраф, а также предписание на устранение нарушений.
- По результатам рассмотрения представленных оператором к проверке документов Роскомнадзор составляет акт проверки, предписание об устранении выявленных нарушений, а также протоколы об административных нарушениях в отношении оператора.
- По окончании срока предписания об устранении выявленных нарушений назначается повторная внеплановая проверка. В случае неустранения нарушений деятельность организации приостанавливается.
Штрафы за неуведомление Роскомнадзора
Если работодатель или любая другая компания, планирующая заключать договоры (соглашения) с физлицами, в том числе через свой официальный сайт, не представит уведомление в Роскомнадзор о планируемой обработке персональных сведений, ее оштрафуют по ст. 19.7 КоАП РФ. Данная норма устанавливает административную ответственность за непредставление или несвоевременное представление сведений в государственный орган, осуществляющий государственный контроль (надзор).
Величина штрафа для должностных лиц организации составит от 300 до 500 рублей. Такой же штраф уплатят и ИП, осуществившие обработку персональных данных без предварительного уведомления Роскомнадзора. При этом штраф для организаций устанавливается уже в размере от 3 000 до 5 000 рублей.
Кого проверяет Роскомнадзор
В соответствие с Положением о Роскомнадзоре (постановление Правительства №228 от 16.03.2009 года), Служба осуществляет контроль и надзор деятельности операторов персональных данных в части выполнения ними требований действующего законодательства.
Оператор персональных данных (ОПД) – любая организация, ИП, физлицо, федеральных или муниципальный орган власти, который каким-либо образом взаимодействует с личной (персональной) информацией третьих лиц.
В состав персональной информации включаются:
- паспортные данные;
- ИНН;
- место проживания;
- информация о составе семьи;
- данные о фактическом местонахождении;
- банковские реквизиты;
- личная информация из автобиографии.
Таким образом, Роскомнадзор вправе проверить:
- любого работодателя, который консолидирует личную информацию о сотрудниках;
- компанию сферы ИТ, которая занимается обработкой персональных данных пользователя;
- фирму, которая собирает заявки от клиентов путем анкетирования (в том числе через интернет-сайт или электронную почту).
Порядком предусмотрено проведение Роскомнадзором как плановых, так и внеплановых проверок. Плановые проверки осуществляются согласно утвержденному графику. Внеплановые проверки могут проводится на основании жалоб, поступивших в Роскомнадзор в части нарушения ОПД требований действующего законодательства.
Что такое персональные данные
Какие данные имеют статус персональных? На самом деле, любые, которые имеют отношение к человеку. В эту категорию попадает всё от имени и фамилии до анализа ДНК и налоговых долгов. Они необходимы для работы организаций, кроме тех, что работают полностью анонимно.
Что проверяет Роскомнадзор по персональным данным? На этот вопрос можно ответить также – всё. Организациям нужны персональные карточки, чтобы определять собственных сотрудников и контрагентов, но на каждый вид требуется согласие того, кому эти данные принадлежат.
Важно! Если согласия нет, могут последовать наказания – штрафы, блокировка сайта, приостановка работы, отзыв лицензии.
Что такое персональные данные
Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» относит к ним любую личную информацию о физическом лице. Но конкретных указаний, какие сведения нужно считать личными, он не дает.
Роскомнадзор в Методических рекомендациях, утвержденных приказом от 30.05.2017 №94 разъясняет, что к персональным данным относятся в частности:
-
паспортные данные: ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации;
-
социальное и семейное положение;
-
имущество и размер дохода;
-
образование и профессия;
-
национальность, религия, политические взгляды;
-
биометрические данные, которые позволяют установить личность.
Но список не ограничен информацией в приказе №94. К личным данным относят и другие сведения, позволяющие идентифицировать человека. Например, номер телефона, если он принадлежит конкретному физическому лицу, заключившему договор с оператором связи.
Адрес электронной почты можно отнести к персональным данным, только если он включает в себя личную информацию, например: ФИО или дату рождения — например, адрес вида [email protected].
Все юридические и физические лица, которые собирают и обрабатывают личную информацию, называются операторами персональных данных. Их деятельность в этой области контролирует Роскомнадзор.
Процедура инспекции зависит от ее типа, основными являются следующие:
- Плановые. В конце года составляется график проведения инспекций на следующий период, и эта информация публикуется на официальном сайте уполномоченного органа. За три дня до начала инспекции проверяемая организация предупреждается лично или письмом.
- Внеплановые. Такие мероприятия осуществляются после поступивших жалоб. В зависимости от степени серьезности нарушения о визите инспекторов могут сообщить за сутки или вовсе не предупредить.
- Документарные. Контролирующий орган запрашивает необходимые документы, которые руководитель предприятия обязан предоставить в определенные сроки.
- Выездные. Территория организации осматривается сотрудниками уполномоченного органа.
Такие инспекции могут проводиться как Роскомнадзором, так и ФСБ.
Регламент проведения проверок обращения с персданными
Правительство РФ утвердило правила проверок организаций на предмет того, не нарушают ли они закон при обработке персональных данных своих сотрудников и клиентов-физлиц.
Объект проверки
Проверять будут юрлиц и ИП, являющихся операторами персданных.
Таким образом, контролю подвергнут работодателей, поскольку они являются операторами персданных.
Виды проверок
Ревизии могут проходить в виде:
- плановых проверок – выездных и документарных;
- внеплановых проверок – выездных;
- мероприятий без взаимодействия инспекторов с операторами.
Плановые проверки
Проводятся в соответствии с ежегодными планами, которые размещаются в сети Интернет.
Частота – раз в 3 года. Срок отсчитывается с момента госрегистрации компании или окончания последней плановой проверки.
В отдельных случаях – раз в 2 года. Например, если фирма собирает биометрические (фотографии сотрудников) и специальные (раса, национальность, состояние здоровья) категории персданных.
Внеплановые проверки
Проводятся на основании:
- обращений граждан;
- по требованию прокурора;
- в случае неисполнения оператором предписания.
Уведомление компании
Роскомнадзор должен уведомить фирму:
- о проведении плановой проверки – не позднее чем за 3 рабочих дня:
- о проведении внеплановой проверки – не менее чем за 24 часа до начала ее проведения.
Способ уведомления – направление копии приказа о проведении проверки (либо-либо):
- заказным письмом с уведомлением о вручении;
- электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью на электронную почту.
Что будут проверять
Инспекторы проверят:
- документы, локальные акты и принятые оператором меры по списку в ч. 1 ст. 18.1 закона о персданных;
- обработку персданных на предмет ее соответствия установленным требованиям;
- информационные системы персданных.
Фотографии работников без отдельного согласия использовать запрещено
Роскомнадзор по итогам плановой проверки выписал организации (бассейну) предписание с требованием прекратить использование на пропусках клиентов их фотографий.
Нарушение заключалось в том, что бассейн не заручился отдельными письменными согласиями пловцов на обработку их биометрических персональных данных в виде фотоизображений (ст. 11 закона № 152-ФЗ).
Организация возразила:
- посетители бассейна давали общее согласие на обработку их персданных;
- фотографии к своим пропускам люди прикрепляли добровольно;
- пока они плавали, предприятие не занималось цифровой или текстовой обработкой этих фотографий;
- закон не относит фотографическое изображение гражданина на бумажном носителе к биометрическим персональным данным, в связи с чем бассейн может использовать фото посетителей и с их устного согласия.
Судьи с этим не согласились.
В соответствии со ст. 11 закона № 152-ФЗ биометрические персональные данные – это сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность.
Истолковав данное Определение, суд пришел к выводу, что фотографическое изображение, содержащиеся на документе «Пропуск», является биометрическими персональными данными, поскольку характеризует физиологические и биологические особенности человека, на основе которых можно установить его личность путем сравнения фото с лицом предъявителя пропуска.
Компания вправе по запросу адвоката выдать копию трудовой книжки супругу
Бывшая сотрудница подала иск к своему бывшему работодателю, потребовав признать незаконными его действия по передаче копии ее трудовой книжки адвокату ее бывшего мужа.
Адвокат использовал этот документ в качестве доказательства в процессе о взыскании алиментов.
Истица своего согласия на передачу копий трудовой книжки третьим лицам не давала.
Таким образом, компания нарушила ст. 3 закона о персональных данных и ст. 87, 88 Трудового кодекса РФ, не обеспечив сохранность ее персданных и неправомерно передав их без согласия и судебного запроса неуполномоченному лицу.
Однако суд решил, что адвокат является именно уполномоченным лицом.
Запрос был сделан на основании п. 1 ч. 3 ст. 6 Закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации». Данная норма дает право собирать адвокату сведения, необходимые для оказания юрпомощи, в том числе запрашивать справки, характеристики и иные документы не только у госорганов, но и организаций. Они обязаны выдать адвокату запрошенные им документы или их заверенные копии в месячный срок со дня получения запроса адвоката.
Кроме того, в запросе адвокат указал, что сведения о трудовой деятельности ему необходимы для предъявления в суд в качестве доказательств по гражданскому делу, рассматриваемому в закрытом судебном заседании, и гарантировал соблюдение режима конфиденциальности представленных сведений.
Компания, в свою очередь, направляя копию трудовой книжки, указала в сопроводительном письме, что использовать полученные персональные данные работника он может исключительно для целей, указанных в его запросе, с соблюдением режима секретности (конфиденциальности).
Таким образом, нормы права не были нарушены.
В соответствии с п. 2 и 3 ч. 1 ст. 6 закона о персональных данных обработка персданных истца осуществлялась в целях обеспечения права на представление доказательств по гражданскому делу.
Что именно будут проверять
Государственный орган осуществляет надзор над операторами персональных данных. Также Роскомнадзору подконтрольны компании, которые выполняют сбор и обработку информации о лицах: посетителях, работниках, клиентах. Проще говоря, под надзор попадают все субъекты, в штате которых работают люди.
СПРАВКА! Персональные данные – это информация, нужная для исполнения служебных обязанностей. К примеру, это могут быть паспортные данные, сведения об образовании, семейном статусе.
Роскомнадзор осуществляет контроль над следующими направлениями:
- Документы, в которых содержатся персональные данные. Также выполняется контроль над условиями их хранения.
- Системы, осуществляющие обработку данных (ПК и программы).
- Наличие локальных нормативных актов.
- Исполнение положений этих актов.
- Сайт организации.
Относительное нововведение – проверка сайтов. Нарушением, к примеру, будет являться сбор персональных данных без указания информации о том, как они будут использоваться.
Уведомление оператора персональных данных
Первое место по рейтингу причин, по которым выдаются предписания о нарушении законодательства, по итогам проверок занимает указание неполных или несоответствующих действительности сведений в уведомлении оператора персональных данных на портале персональных данных или отсутствие такого уведомления. А значит первое, что нам нужно сделать — выяснить, попадает ли наш случай обработки персональных данных под случаи, в которых оператор может не подавать уведомление в Роскомнадзор. Такие исключения перечислены в разделе 2 статьи 22 федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Все пункты перечислять не будем, так как там есть и весьма экзотические, но вот наиболее применимые из них для большинства организаций:
- уведомление можно не подавать, если ПДн обрабатываются только в соответствии с трудовым законодательством;
- уведомление можно не подавать, если вы обрабатываете персональные данные клиентов, которые являются стороной договора с вами, и при этом их ПДн не передаются третьим лицам без соответствующего согласия субъекта;
- персональные данные обрабатываются только в неавтоматизированном режиме (то есть без использования средств вычислительной техники).
Стоит заметить, что и здесь есть подводные камни. Например, сейчас многие организации, особенно государственные, реализуют зарплатные проекты по перечислению кровнозаработанных рублей сотрудникам прямиком на банковские карты. Это очень удобно и для работодателей и для сотрудников, и банку тоже выгодно. Но при осуществлении такого проекта, как ни крути, приходится передавать данные своих сотрудников в банк. И такая передача персональных данных третьим лицам уже не регламентируется трудовым законодательством, а значит, первое исключение из списка выше не работает, следовательно, нужно подавать уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор.
Лайфхак по успешному прохождению проверки Роскомнадзора
Для успешного прохождения проверки Роскомнадзора необходимо учесть следующие основные моменты:
- Роскомнадзор проверят отдельно автоматизированную (в компьютерных системах) и не автоматизированную (бумажную) обработку персональных данных. Внутренние ОРД должны быть разработаны по обоим направлениям отдельно.
- Роскомнадзор на проверке запрашивает не все абсолютно договоры с контрагентами, а по определенным категориям (см. выше «Что проверяет Роскомнадзор?»). Поэтому стоит позаботиться о том, чтобы как минимум по 1-2 договору по каждому направлению у вас были идеальными (соответствовали требованию закона в части передачи права обработки и возложения обязанности по защите персональных данных) или имелись соответствующие дополнительные соглашения к данным договорам.
- Роскомнадзор при проведении проверки руководствуется административным регламентом по данной процедуре проверки, который размещен на официальном сайте Роскомнадзора. Рекомендуется с ним как следует ознакомиться перед прохождением проверки.
- Обязательно необходимо перед проверкой сделать самооценку по статьям 18.1 и 19 закона и оперативно разработать необходимые документы (см ниже «Какие документы запрашивает Роскомнадзор на проверке»).
- Роскомнадзор проверяет не только обработку персональных данных оператором, но и обработку персональных данных при организации пропускного режима и охраны территории оператора, даже если эту функцию выполняет внешняя организация.
Как проходит проверка Роскомнадзора по защите персональных данных
Программа предусматривает поэтапное взаимодействие:
- предприятие получает уведомление (при плановой проверке – за 3 дня, при внеплановой – за сутки), в нём указывается дата проведения и номер приказа;
- при документарной проверке (только плановой) высылается запрос и перечень документов, которые нужно представить. Руководитель высылает копии, заверенные своей подписью;
- при выездной проверке (плановой или внеплановой, может следовать за документарной, если выявлены недочёты) приезжают два инспектора, которые проверяют соответствие документов реальному положению дел;
- контролирующий орган выносит решение и даёт предписания;
- предприятие выполняет предписания.
Важно! Если предписания выполнены в срок, предприятие продолжает свою деятельность без взысканий.
Советы предпринимателям
Во время проверки:
- Вы имеете право ознакомиться с документами, относящимися к проверке, с положениями и регламентом;
- Не экономьте на помощи профессионалов. Даже присутствие юриста придаст вам уверенности и поможет не упустить из виду важных мелочей в переговорах и оформлении документов;
- Не паникуйте;
- Тщательно проверяйте документы, прежде чем передать их инспектору. По возможности снимайте со всего копии;
- Выездной осмотр может проводиться только в присутствии понятых. Если их нет, вы имеете право обжаловать результаты проверки через суд;
- Инспекторы не имеют права изымать документы, не имеющие отношения к предмету проверки;
- Не предоставляйте требуемые документы мгновенно. Вы имеете право на некоторое время для обработки запроса. Не торопитесь, проверьте все еще раз перед передачей инспектору.
Провеки Государственной инспекции труда
В Трудовом Кодексе РФ 14 глава называется: «Защита персональных данных работника». Государственная инспекция труда проводит контрольно-надзорные мероприятия по поводу выполнения требований всего Трудового кодекса и, соответственно, не может обойти стороной главу 14. На проверках обращают внимание на требование пункта 8 статьи 86: «работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области». Таким образом, проверяют наличие такого документа и факт ознакомления с ним всех работников.
Административная ответственность за нарушение этих требований предусмотрена статьей 5.27. КоАП — штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Похожие записи: