Учет и планирование трудозатрат сотрудников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет и планирование трудозатрат сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себя такие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы они занимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвовать целый день в бесконечных совещаниях.
Расчет трудовых затрат — для чего это нужно?
Оценка трудозатрат обязательна на любом предприятии, которое ставит своей задачей контроль и учет отработанного времени. Даже самая малая точка в сфере услуг может достичь значительного повышения эффективности, если внедрит подсчет плановых трудозатрат и контроль его фактического соблюдения. Для более крупных организаций расчет в совокупности с развитой системой планирования и готовностью повышать заинтересованность сотрудников в повышении личной продуктивности является мощным средством для оптимизации внутренних трудовых резервов, увеличения эффективности и роста конкурентоспособности.
Расчет трудозатрат обязателен в следующих случаях:
- Оценка трудовых ресурсов и времени, необходимых на выполнение задачи в условии сжатых сроков (проект, договор, смета, коммерческое предложение).
- Составление отчетной документации для правительственных и общественных учреждений: Налоговой инспекции, Пенсионного фонда, Соцзащиты.
- Предоставление сведений в Росреестр о отработанных человеко-часах по форме П-4.
Важно заметить, что при расчете фактических трудозатрат в человеко-часах используется только реально отработанное сотрудником время (без учета отгулов, больничных, отпусков и иных видов отсутствия — за исключением выполнения работы за пределами территории организации либо в командировке).
Как рассчитать затраты труда: формулы для подсчета
Как посчитать трудозатраты на задачу, если известно, какое время должно быть затрачено на ее решение при работе одного специалиста? Когда стоит цель вычислить трудозатраты на выполнение некоторой операции, используется следующая формула:
Ч = К * Т,
где:
Ч — искомые трудозатраты за единицу времени (чел/час),
Т — выбранная единица времени (обычно час),
К — количество работников.
Например, указание, что для решения задачи потребуется объем труда в размере 24 человеко-часов, говорит о следующем:
- Задачу может выполнить один специалист за 24 часа (3 дня в переводе на человеко-дни со стандартной продолжительностью 8 часов);
- Два специалиста за 12 часов;
- Три специалиста за 8 часов (1 человеко-день);
- Четыре специалиста за 6 часов.
В первую очередь необходимо, чтобы руководители проектов и сотрудники научились мыслить в терминах объемов работ. Обычно специалисты планируют свою деятельность по срокам, с учетом текущей загрузки, не стараясь оценить трудозатраты. Полученная таким образом информация о сроках, использованная при планировании, требует при любом изменении плана переоценки с привлечением специалиста. Планирование же в терминах объемов позволяет получить оценку, независимую от календаря и занятости специалиста, на основе которой план может корректироваться практически без привлечения специалиста.
Следующее принципиальное изменение корпоративной культуры заключается в том, что трудозатраты рассматриваются как ресурс, а политика управления состоит не в выделении сотрудника на проект и использовании его в произвольном режиме, а в выделении трудового времени сотрудника. Другими словами, трудовые затраты не просто учитываются по факту, а выделяются по аналогии с финансовыми ресурсами.
Наконец, еще принципиальное изменение состоит в том, что вводится понятие плана (бюджета). Отклонения от него приводят к изменениям, которые должны производиться в соответствии с определенными процедурами, а не в уведомительном порядке.
Какие результаты вы можете получить от анализа трудозатрат?
Большинство компаний живёт в режиме «только начальник отдела знает, что делается в отделе», и это ещё в лучшем случае: часто и он неправильно представляет себе, на что уходит время, или не знает, как выполнить операции, которые делает его подчинённый.
Почти всегда при нормировании обнаруживаем (и значит — можем устранить) вот такие проблемы:
1
Подразделение делает некоторые ненужные или дублирующиеся внутренние услуги, которые можно вообще отменить (например, в одой компании обнаружили, что учёт факта по договорам ведется независимо в трёх подразделениях (трудозатраты х 3), и это не выявить изнутри, потому что каждый начальник отдела знает только свой отдел)
2
Административно-бумажная нагрузка может достигать 30% рабочего времени, в среднем 15%, и её всегда можно сократить
3
Почти в каждом подразделении есть долгие и неудобные способы выполнения работ, привычные или оставшиеся от прошлого, которые можно заменить на более эффективные (Например, в договорном отделе работает 8 человек, а можно организовать работу так, чтобы хватало 3, и плюс к тому добавить функционала и останется ещё время — просто нужно организовать работу на иных принципах).
4
Очень часто подразделения живут в режиме «ручного управления» — начальник выступает в роли диспетчера, а работник не знает, что будет делать завтра. Это вносит сумбур и снижает общую производительность.
5
Есть должности, где начальник не понимает, что делает подчинённый, там может иметься значительное завышение нормативных сроков на работу (подчинённый создаёт впечатление, что это сложная и длинная операция, а она простая и быстрая)
6
Очень часто обнаруживается, что руководитель занимается не тем, чем должен.
.1 Расчет трудоемкости разработки информационной системы
Проведем расчет затрат времени на выполнение работ по созданию модуля информационной системы. Система разрабатывалась на базе системы MS Access 2003.
Для определения трудоемкости разработки АИС (автоматизированной информационной системы) прежде всего составляется перечень всех основных этапов работ, которые должны быть выполнены. Форма разделения работ по этапам с указанием трудоемкости их выполнения приведена в таблице 6.1.
Таблица 6.1 — Распределение работ по этапам и видам и оценка их трудоемкости
|
Этап проведения |
Вид работы на данном этапе |
Трудоемкость выполнения, чел.-ч. |
|
Получение информации о предметной области |
Сбор данных о предметной области |
10 |
|
Обработка данных |
10 |
|
|
Создание структуры баз данных |
10 |
|
|
Разработка программы |
Разработка алгоритма |
8 |
|
Написание программы |
15 |
|
|
Отладка программы |
2 |
|
|
Описания программы |
Подготовка руководств по работе с программой |
1 |
|
Итого трудоемкость выполнения проекта |
56 |
Учет и планирование трудозатрат по проектам
Управление проектами не представляется успешным без планирования и учета трудозатрат. Они прямо воздействуют на сроки, порядок завершения работ, продолжительность проекта, его итоговый результат. И расчет трудовых затрат приводит к требуемой цели:
- наладить дисциплину – каждый сотрудник ежедневно заполняет отчет, в котором описывает вид и продолжительность деятельности, программу, в рамках которой трудится;
- определить стоимость услуг и типовых задач: даже если стоимость будет примерной для компаний разной специфики, учет трудозатрат станет полезным – ляжет в основу прогнозирования занятости персонала;
- выявить сложные моменты производственного цикла;
- грамотно оптимизировать рабочий процесс.
Заполнять ежедневный отчет можно вручную или автоматически. Указывать фактические затраты времени по объектам: составление документа, файла, разработка проектной задумки, организация мероприятия и т.д.
Разновидности трудоемкости
Выше приведены два наиболее часто встречающихся на практике вида выработки: продукции и удельная. Однако экономисты выделяют ещё несколько разновидностей трудоёмкости:
- Технологическая трудоёмкость подразумевает оценку временных затрат всех рабочих.
- Обслуживания — напротив, показывает сколько временных затрат пришлось на вспомогательных рабочих.
- Производственная — является суммой значений технологической трудоемкости и обслуживания, то есть временных затрат основных и вспомогательных рабочих.
- Управления — фиксирует время, затраченное руководителями технологического процесса.
- Строительства объекта — частный случай трудоемкости, показывает сколько человеко-часов будет затрачено на весь процесс строительства объекта.
В чем измеряется трудоемкость
Показатель трудоемкости используется при анализе результативности работы предприятия. Как уже было сказано выше, трудоемкость — это совокупность временных и трудовых затрат на производство единицы товарной продукции. Этот показатель измеряется в человеко-часах.
Человеко-час является одной из единиц, использующихся для учета количества времени, потраченного на трудовой процесс. Данный показатель равняется шестидесяти минутам работы одного труженика. Чаще всего этот коэффициент используется при определении числа работников и временных рамок, необходимых для выполнения производственных задач
Важно отметить, что данный показатель часто применяется при составлении графиков трудовой деятельности. Такие планы составляют с учетом различных нормативов трудовых затрат
Нередко для определения трудоемкости используются суммарные человеко-часы. Для того чтобы вычислить этот показатель, необходимо умножить общее число работников на длительность временного отрезка, потраченного на выполнение задачи. Для того чтобы лучше понимать порядок составления расчетов, приведем простой практический пример. Представим себе производственную задачу с трудоемкостью в сорок человеко-часов. Данная величина говорит о том, что для выполнения этой задачи одним человеком потребуется сорок часов. Два человека смогут выполнить работу за двадцать часов, а четыре работника потратят всего десять часов.
С помощью таких расчетов можно определить продолжительность временного отрезка, необходимого для выполнения работ. Помимо этого, данные расчеты позволяют дать оценку степени затрат ресурсов предприятия, которые необходимо выделить на определенный проект.
Трудозатраты, трудоемкость и производительность труда как экономические показатели эффективности
Категории трудозатраты, трудоемкость и производительность труда часто встречаются в научной и практической деятельности для выражения экономических показателей эффективности (оптимизации) принятых решений. Понимая значение этих категорий для анализа эффективности решаемых задач в области техносферной безопасности, рассмотрим их содержательную сущность и взаимосвязь более подробно.
Трудозатраты
Что такое трудозатраты? В экономике под трудозатратами понимается количество единиц затрат труда персонала, необходимых для завершения работы. Они обычно измеряются в человеко-часах, в человеко-днях, в человеко-месяцах или в человеко -что-нибудь ещё. Трудозатраты бывают плановые и фактические, и используются для расчёта сроков окончания проекта (задуманного решения), финансовых затрат на его реализацию, анализа эффективности.
Фактические трудозатраты – это выполненный уже объём работ в проекте.
Плановые трудозатраты – это планируемый объём работ в проекте.
Иногда встречаются проблемы при оценке плановых трудозатрат. Это объясняется тем, что производительность разных сотрудников может различаться в разы. Поэтому, в том случае, когда неизвестно, кто будет исполнять конкретную задачу, очень трудно дать оценку трудозатрат в абсолютных единицах. Но используя усредненный показатель производительности труда сотрудников можно избежать (частично или полностью) отмеченных проблем.
Рассмотрим, как определяются трудозатраты в человеко-часах и в рублях/час. Формула расчета трудозатрат в человеко-часах такова:
Чч = N * Т, (1.31)
где Чч – человеко-часы;
N – количество работников;
Т – фактическое время, потраченное на выполнение работы.
Из формулы выходит, что 100 человеко-часов – это отработанные часы бригадой в 20 человек за 5 часов, или же в 50 человек за 2 часа, или же труд одного работника за 100 часов.
Единицы измерения трудозатрат
Для расчета трудозатрат часто используются такие единицы измерения, как человеко-час и человеко-день. Они показывают, какой объем человеческих и временных ресурсов потребуется для достижения намеченной. Часто эти единицы встречаются в расчете себестоимости продукции, при составлении коммерческих предложений и договоров, при план-фактном анализе деятельности предприятия.
Человеко-час (чел/час) — это единица измерения, которая показывает, сколько времени в часах будет затрачено на выполнение работы при занятости одного специалиста. Например, на разработку коммерческого предложения заложено два человеко-часа. Это подразумевает работу одного менеджера в течение двух часов или совместную работу двух менеджеров в течение одного часа (подготовка документа по частям: общие положения и обсчет для конкретного заказчика).
Человеко-день (чел/день) — аналог человеко-часа, но учитываются не часы, а дни работы (что более удобно при оценке длительных процессов или при поденном расчете сдельной оплаты труда). Считается, что если сотрудник вовремя приступает к своим обязанностям в начале рабочего дня, то человеко-день засчитан. Но при отсутствии сверх трех часов в течение дня расчет возвращается к человеко-часам. В целом, человеко-час — это более точная единица измерения трудозатрат, которая в основном и используется в бухгалтерском учете.
Расчет трудовых затрат — для чего это нужно?
Оценка трудозатрат обязательна на любом предприятии, которое ставит своей задачей контроль и учет отработанного времени. Даже самая малая точка в сфере услуг может достичь значительного повышения эффективности, если внедрит подсчет плановых трудозатрат и контроль его фактического соблюдения. Для более крупных организаций расчет в совокупности с развитой системой планирования и готовностью повышать заинтересованность сотрудников в повышении личной продуктивности является мощным средством для оптимизации внутренних трудовых резервов, увеличения эффективности и роста конкурентоспособности.
Расчет трудозатрат обязателен в следующих случаях:
Важно заметить, что при расчете фактических трудозатрат в человеко-часах используется только реально отработанное сотрудником время (без учета отгулов, больничных, отпусков и иных видов отсутствия — за исключением выполнения работы за пределами территории организации либо в командировке).
Как производятся подсчеты
Сложение человеко-часов дает возможность осуществить оценку требующихся финансовых вложений, для оплаты трудовой деятельности работников компании. Нередко человеко-часы используются для установки сроков выполнения обязательств во время проектирования определенных задач, ставящих руководство в жесткие ограничения по времени.
Данные цифры используются при составлении отчетной документации для налоговой инспекции, Пенсионного Фонда и учреждений, осуществляющих социальную и правовую защиту населения. Помимо этого, каждое предприятие предоставляет подробные сведения о затраченных человеко-часах в «Росстат». При составлении подобной документации используется форма «П-4», которая наглядно отображает проводимые расчеты.
Эффективность ускорения темпов роста производительности труда.
Производительность труда – важнейший показатель эффективности труда и уровня производственно – экономической деятельности предприятия. Чем выше производительность труда, тем меньше трудовые затраты на производство единицы продукции или работы и ниже ее себестоимость.
Производительность труда отражает затраты совокупного труда: живого и прошлого, овеществленного в средствах производства. Главным компонентом в совокупных затратах труда являются затраты живого труда, которые создают материальные блага. Производительность труда – это эффективность производственной деятельности людей, выраженная соотношением затрат труда и количества произведенных материальных благ. Измеряется производительность труда количеством продукции в натуральном, денежном или условном выражении за определенный период (час, смену, год) или временем, затраченным на изготовление единицы продукции.
Рост производительности труда происходит в результате того, что доля затрат живого труда уменьшается, а доля прошлого труда увеличивается так, что общие затраты на производство продукции уменьшаются. Повышение производительности труда является объективным экономическим законом.
Различают производительность общественного труда в целом по народному хозяйству, локальную или групповую в отрасли, подотрасли, индивидуальную на предприятии, в бригаде, на рабочем месте.
Производительность общественного труда определяется делением национального дохода на численность работников, занятых во всех отраслях материального производства.
Для определения локальной и индивидуальной производительности труда могут быть использованы показатели: выработка продукции и трудоемкость продукции.