Списание дебиторской задолженности — Ответ Бухгалтера
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание дебиторской задолженности — Ответ Бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одной из задач финансового управления в организациях является списание задолженностей. Задолженность — это критерий оценки денежных отношений между контрагентами. Она бывает кредиторской или дебиторской. Может происходить между организацией и банком, страховым фондом, инвестиционной компанией или другим хозяйствующим субъектом или физическим лицом.
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:
- невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей;
- у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.
Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности
Что из себя представляет каждый вид задолженности, в каких случаях и в какие сроки происходит списание — читайте в статье.
Кредиторская задолженность — это ситуация, при которой организация должна определённую сумму денег кому-либо: юрлицу, индивидуальному предпринимателю или работнику. Такая задолженность подлежит списанию, если имеет истекший срок исковой давности или организация исключена из ЕГРЮЛ.
Как выявить и подтвердить
Безнадежную задолженность, нереальную для взыскания в связи с истечением срока исковой давности, исключением дебитора (кредитора) из ЕГРЮЛ и по другим законным основаниям, выявляют при проведении инвентаризации расчетов.
Важным обстоятельством при признании долга безнадежным в БУ и НУ является наличие подтверждающих документов. По мнению чиновников, сведения о должнике из госинформсистем и документы из государственных информационных ресурсов носят официальный характер и могут использоваться для подтверждения факта безнадежной задолженности. Но при этом:
- нельзя считать первичкой для целей БУ и НУ копии сведений и документов, выгруженные из таких ресурсов;
- электронные образы документов и скриншоты, скачанные с официальных сервисов и госресурсов не могут быть единственным и достаточным документальным подтверждением «безнадежности» долга.
В НУ к документальному подтверждению расходов предъявляются особые требования — отнести безнадежный долг к внереализационным расходам можно, только если такой расход экономически оправдан и подтвержден документально (ст. 252 НК РФ). Первичные учетные документы, требования к которым установлены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ подтверждают данные налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Какие долги считаются безнадежными
К безнадежной дебиторской задолженности, согласно п. 2 статьи 266 Налогового Кодекса РФ относятся следующие денежные суммы:
- прекращение обязательств из-за ликвидации предприятия или на основании акта государственного органа;
- вышли сроки исковой давности (согласно статье 196 ГК РФ он равен 3-м годам, но в некоторых случаях он может быть продлен);
- должник – физическое лицо, прошедшее процедуру банкротства, что освобождает его от обязательств перед кредитором;
- приостановление исполнительного производства судебными приставами вследствие невозможности взыскания: отсутствия имущества, денежных средств или невозможность получения данных о должнике.
Что такое срок исковой давности
Срок исковой давности — это время, за которое кредитор взыскивает долг с дебитора в принудительном порядке. В соответствии со статьёй 196 Гражданского кодекса РФ, общий срок данного взыскания составляет три года.
Начало срока определяется моментом нарушения дебитором своих обязательств. Если установка момента нарушения не представляется возможным, срок начинается с момента предъявления требований кредитора.
Течение срока исковой давности может приостанавливаться на шесть месяцев. Это происходит по следующим причинам:
- непреодолимая сила препятствует предъявлению иска;
- ответчик или истец находятся в составе Вооружённых Сил РФ, которые переведены на военное положение;
- правительство установило отсрочку на данный срок исковой давности ;
- регулирующие законы конкретных отношений приостановили действие или утратили силу.
Перерыв срока исковой давности происходит в тот момент, когда должник возвращает часть суммы долга. После этого время срока обнуляется и считается заново.
Срок исковой давности восстанавливается в судебном порядке. В таком случае причины пропуска должны быть уважительны и связаны с личностью истца:
- тяжёлая болезнь;
- беспомощное состояние;
- неграмотность и т.п.
Когда долг признаётся безнадёжным или нереальным к взысканию, его списывают за счёт специального резерва по сомнительным долгам. Покрыть убытки таким образом могут только те компании, которые используют метод начисления выручки по отгрузке.
Порядок формирования регулирует ст. 266 Налогового кодекса РФ. Сумма резерва определяется по результатам инвентаризации налогового периода и зависит от срока долга:
- списание полной суммы происходит, если срок задолженности превышает 90 дней;
- если срок от 45 до 90 дней — сумма резерва составляет 50% от дебиторского долга.
- задолженность не включается в сумму резерва, если срок долга менее 45 дней.
Как оформить документы по списанию
Судебная практика говорит, что наличие у налогоплательщика приказа руководителя, изданного на основании проведенной инвентаризации, не может быть достаточным основанием для отнесения безнадежного долга в состав внереализационных расходов.
Пример: Арбитражный суд Северо-Западного округа постановил, что для подтверждения обоснованности включения дебиторской задолженности в состав внереализационных расходов недостаточно только карточек счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», актов инвентаризации и приказов руководителя о списании безнадежных долгов. Необходимы также первичные документы, подтверждающие образование и наличие дебиторской задолженности (Постановление АС СЗО от 09.12.2016 по делу N А21-8523/2015).
В каждом случае списания безнадежного долга будут свои специфические документы, исходя из ситуации. Главный принцип — документы должны подтверждать наступление обстоятельств, по которым НК РФ разрешает относить долги к безнадежным (п. 2 ст. 266 НК РФ), а также размер суммы долга, дату его образования.
Примерный перечень документов для списания безнадежного долга в бухгалтерском и налоговом учете:
- акты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
- письменное обоснование списания долга;
- приказ (распоряжение) руководителя организации о списании долга;
- договор, в котором указана дата срока платежа;
- накладные, акты приемки оказанных услуг;
- документы, подтверждающие платежи (платежные поручения, выписки, ордера и т.п.)
- постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, установленном Федеральным законом от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»,
- судебные решения, решения органов государственной власти;
- выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации организации-должника.
В соответствии со статьей 208 ГК РФ к требованиям, на которые исковая давность не распространяется, относятся: требования о защите личных неимущественных прав и других нематериальных благ, кроме случаев, предусмотренных законом; требования вкладчиков к банку о выдаче вкладов; требования о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина. Однако требования, предъявленные по истечении трех лет с момента возникновения права на возмещение такого вреда, удовлетворяются за прошлое время не более чем за три года, предшествовавшие предъявлению иска, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 6 марта 2006 года N 35-ФЗ «О противодействии терроризму»; требования собственника или иного владельца об устранении всяких нарушений его права, хотя бы эти нарушения не были соединены с лишением владения (статья 304); другие требования в случаях, установленных законом.
Необходимо отметить, что если лицо обращается с иском о возмещении ущерба, нанесенного его жизни или здоровью по истечению 3-х летнего срока с того дня когда у него появилось такое право, требования подлежат удовлетворению только за 3 года предшествующих обращению. Счет списания дебиторской задолженности Долг, подлежащий списанию, в бухгалтерском учете отражается в составе расходов. Однако принципы его отражения могут быть различны и зависят от характеристик задолженности.
В случае если списывается задолженность покупателей, то она осуществляется по счету 62. Если списывается задолженность, образовавшаяся ввиду взаимодействия с поставщиками или подрядчиками – по счету 60.
Списанную задолженность необходимо учитывать на балансе предприятия не менее 5-ти лет. Это связано с тем, что задолженность может быть возвращена.
В случае если списывается безнадежная задолженность вышеуказанное требование можно не исполнять, поскольку с ликвидированной организации взыскать долг, шансов нет.
Ревизия состояния расчетов
Методические рекомендации по ведению бухгалтерского учета регламентируют пошаговый план инвентаризации обязательств. Процедура должна проводиться в обязательном порядке не реже одного раза в год. По решению руководителя учреждения допускается осуществление контрольных проверок в учащенном режиме, о чем в учетной политике вносятся соответствующие записи.
При мониторинге дебиторки изучаются все необходимые документы
Мероприятие имеет схожие черты с правилами проверки объектов имущества, но осуществляется по строгой программе. Изначально директор издает приказ о назначении комиссионного состава, срока и этапов проведения инвентаризации. Сотрудники должны быть уведомлены и ознакомлены с требованиями руководителя путем проставления собственноручной подписи в приказе.
В назначенный для начала проверки день все члены комиссии приступают к детальному изучению первичной документации, анализу и оценке ДЗ. Рассмотрению подлежат все взаиморасчеты:
- По сделкам с поставщиками, исполнителями договоров ГПХ, покупателями.
- Начисления оплаты трудящимся, выплаты на исполнение служебных поручений (подотчет).
- Иные взаиморасчеты с физическими лицами, трудящимися на предприятии.
- Контракты с прочими кредиторами (аренда, цессия, комиссия, агентские, взаимозачеты и др.).
- Операции по предоставлению, получению займов.
- Проводки по начислению пеней, дивидендов за оборот чужих денежных средств.
- Внутриструктурные хозрасчеты.
- Отчисления по взносам в бюджетные и внебюджетные фонды и пр.
Комиссии предоставляются первичные документы:
- Товарные накладные, протоколы исполненных работ, предоставленных услуг.
- Контракты, соглашения.
- Счета входящие, выставленные.
- Акты сверки (с кредитовыми и дебетовыми оборотами).
- Претензии, переписка.
- Счет-фактуры.
- Платежные формуляры, квитанции, ордера.
- Отчетность по кассе, движению наличных средств.
- Финансовые записки, пояснения.
- Акты уполномоченных органов.
- Судебные решения и др.
По окончанию ревизии предоставляется детальный отчет
Главная задача мониторинга дебиторки – выявление срока существования, востребованности задолженности, подтверждение состояния взаиморасчетов и достоверности бухучета. По итогам оценки ДЗ классифицируется на краткосрочную, долгосрочную и просроченную. По первым двум группам задолженность может быть истребована кредитором в ближайшее время путем мирного урегулирования или судебного разбирательства. Если просрочить взыскание долгов, они увеличат расходы организации.
Сроки проведения инвентаризации определяются следующими обстоятельствами:
- Приближение конца отчетного периода.
- Смена материально-ответственных лиц.
- Стихийное бедствие, форс-мажорные события, кража.
- Банкротство, ликвидация организации.
Результаты сверки расчетов подлежат отражению в унифицированной форме ИНВ №17. Данный бланк содержит совокупную информацию о кредиторской и дебиторской задолженности в разрезе контрагентов. Дополнительно к описи прикладывается справка, заполненная по регламентированной форме или в соответствии с требованиями внутренних нормативных актов.
Дебиторская задолженность образуется в результате несовпадения момента отгрузки и оплаты продукции, оказания услуги, выполнения работы. К сожалению, в российской экономической действительности нередки случаи неисполнения обязательства по оплате за поставленную продукцию (оказанные услуги, выполненные работы) в оговоренные договором сроки вследствие неплатежеспособности, реорганизации или ликвидации покупателя. Тем самым на счетах расчетов образуются сомнительные долги.
Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.
Пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета установлено, что долги, нереальные к взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались. Кроме того, установлено, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания задолженности для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов) предусмотрен для этих целей счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Документальное подтверждение
Безнадежность дебиторки подтверждается документально в обязательном порядке, например, такими документами:
- судебным иском к должнику;
- документами, подтверждающими завершение исполнительного производства или о возвращении исполнительных документов без исполнения с актом о невозможности взыскать долг;
- документами об истечении исковой давности, о банкротстве (определение суда), исключении из ЕГРЮЛ (справками или выписками), признании недействительной сделки с взысканием всего полученного в бюджет;
- прочие подтверждения, включая переписку с требованием оплатить долги.
При этом подтверждением даты возникновения и объема дебиторки служат такие документы:
- договоры, накладные;
- акты работ, приема-передачи, сверки с котрагентами;
- инвентаризационная документация о долгах на конец отчетного периода;
- приказы руководства о списании задолженности как безнадежной.
Важный момент: согласно судебной практики акт сверки при оформлении итогов инвентаризации не обязательный. Если документация изъята, то вместо них используются их копии с актом об изъятии. На организацию возлагается обязанность осуществлять инвентаризацию перед годовым бухгалтерским отчетом (п.12 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Важные особенности:
- Списание долгов в убыток, при неплатежеспособности контрагента не считается их аннулированием. Такие суммы учитываются в балансе на протяжении 5 лет с момента списания для анализа возможностей взыскания, если изменится платежеспособность должника.
- Срок хранения документов по дебиторке: для БУ – 5 лет, для НУ — 4 года с момента ее списания (не образования), а при возникновении в НУ убытков – с момента, когда налоговая база уменьшилась на сумму убытков.
- Применяется также критерий определения безнадежности долгов – оценка самой организации.
Как документально оформить списание безнадежной дебиторской задолженности
Итак, вы определили, что есть нереальные к получению по перечисленным выше причинам деньги. Для списания дебиторской и кредиторской задолженности нужно составить приказ об инвентаризации долга, а ее результаты занести в форму ИНВ-17. Затем руководитель издает приказ о ликвидации долга фирмы на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки, в которой следует привести размер задолженности, описание ситуации, почему задолженность стала безнадежной, ссылку на номер и дату акта инвентаризации.
ВАЖНО! Списанные долги налоговики проверяют особенно тщательно, поэтому необходимо приложить к акту инвентаризации задолженности историю ее возникновения и документы, подтверждающие реальность сделки: договоры, накладные, счета, акты оказанных услуг, акты сверок, а также основание для признания долга безнадежным (например, выписку из ЕГРЮЛ или постановление судебного пристава).