Как отразить отпускные в 6‑НДФЛ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить отпускные в 6‑НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Отражение отпускных в 6-НДФЛ

2. Корректируем форму 6-НДФЛ по отпускным

3. Особенности отпускных по части НДФЛ

4. Пример отражения отпускных в 6-НДФЛ в 2020 году

5. Заполнение 6-НДФЛ с отпускными (пошаговая иллюстрированная инструкция)

6. Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?

7. Компания вызвала работника из отпуска

8. В каких случаях может понадобиться перерасчет отпускных?

9. Доходы по разным ставкам: заполняем разные листы расчета

10. Матвыгода при частичном погашении займа

Если день выплаты отпускных и заработной платы совпадают, в первом разделе формы 6-НДФЛ их показывают вместе, поскольку сроки уплаты налога по ним одинаковые (до 28-го числа или с учётом нюансов в декабре и январе).

Если в 6-НДФЛ допускают ошибку (указывают данные, не соответствующие действительности), сдают корректирующий отчёт. Нужно ли это делать, если произведен перерасчет отпускных? Возможны два варианта:

Дата начисления отпускных и пересчет относятся к одному отчетному периоду (кварталу). Тогда корректировка не сдается, потому что фактически форма 6-НДФЛ с недостоверными сведениями не сдавалась.
Выплата отпускных и перерасчёт произошли в разных отчётных периодах (кварталах). Тогда:

Сотрудник в апреле ушел в отпуск. Компания рассчитала и начислила отпускные 31 марта, а выдала в апреле.

Дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Когда компания начислила отпускные, значения не имеет. Поэтому в разделы 1 и 2 расчета эти выплаты включите во втором квартале.

В строках 100 и 110 запишите дату выдачи. Крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). 30 апреля приходится на выходной день. Поэтому в строке 120 запишите ближайший рабочий день — 4 мая (письмо ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312@).

Если компания начислит отпускные в июне, а выдаст в июле, эта выплата попадет в расчет за девять месяцев.

На примере

Компания в марте начислила работнику отпускные — 12 000 руб. Деньги работнику компания выдала 4 апреля. В этот день удержала НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%). Отпускные компания включила в разделы 1 и 2 расчета за полугодие. В июне компания начислила отпускные другому работнику — 19 000 руб. Деньги компания выдала только в июле, поэтому эти отпускные отразила в разделах 1 и 2 расчета за девять месяцев. Отпускные в разделе 2 расчета за полугодие компания заполнила, как в образце 33.

Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.

В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.

В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.

Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.

На примере

Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.. 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 — 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2 080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.

Отражение отпускных в 6-НДФЛ

Дата фактического получения дохода – день, когда налоговый агент выплатил или перечислил деньги физлицу (пп.1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При выплате дохода, агент обязан удержать из него исчисленный НДФЛ, а не позднее следующего дня, отправить налог в бюджет (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

По оплате труда дата ее получения для целей НДФЛ — последнее число месяца, за который этот доход начислили по трудовому договору (п. 2 ст. 223 НК РФ). Но отпускные оплатой труда считать нельзя, ведь отпуск – это время отдыха, когда работник не исполняет трудовых обязанностей. Отсюда вопрос: как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ?

В этом случае датой получения дохода считается день, в который отпускные выплатили работнику или перечислили на его счет в банке (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). Работодатель обязан выплачивать отпускные за три рабочих дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). В тот же день следует удержать с отпускных выплат НДФЛ. А перечислить удержанное в бюджет допустимо до конца месяца выплаты отпускных (п.6 ст. 226 НК РФ).

При заполнении 6-НДФЛ по отпускным, их показатели в Разделе 1 объединяют с другими доходами. В Разделе 2 выплаченные отпускные нужно отделить от других видов доходов, имеющих иные сроки для перечисления налога (п. 4.2 Порядка заполнения Расчета 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Причем, если в отчетном периоде отпускные выплачивались разными датами, то и строки заполняются отдельно по каждой из этих дат.

Корректируем форму 6-НДФЛ по отпускным

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели следующую ситуацию. Работнику ошибочно дважды выплатили отпускные. Соответственно, был переплачен и НДФЛ. Сумма начисленных вторично отпускных была сторнирована в июне 2016 года. По перечисленным работнику суммам образовалась переплата налога. Организация планирует, что в следующем месяце работник получит на руки меньше (за минусом излишне перечисленных отпускных). Как это отразить в форме 6-НДФЛ? Необходимо ли включать в 6-НДФЛ за полугодие переплату по налогу?

Организация-работодатель, производящая в соответствии с трудовым договором выплаты работнику (в том числе отпускные), в силу п. 1 ст. 226 НК РФ признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у работника и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (далее также – налог), исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ (с учетом предусмотренных ст. 226 НК РФ особенностей).

На основании абзаца 3 п. 2 ст. 230 НК РФ с 1 января 2016 года налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (далее – Расчет), за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Этим же приказом утвержден порядок заполнения и представления 6-НДФЛ (далее – Порядок) и формат для подачи 6-НДФЛ в электронном виде.

Особенности отпускных по части НДФЛ

Отпускные, а так же больничные, должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ наряду с доходами физических лиц, подлежащих налогообложению. В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса РФ заработная плата выплачивается в два этапа (аванс и основная часть), в то время как отпускные и больничные начисляются следующим образом:

отпускные: при оформлении отпуска, не позднее, чем за 3 календарных дня до его наступления (статья 136 ТК РФ);
больничные: в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник предоставит больничный лист или другой соответствующий документ. Больничные начисляются в совокупности с ближайшей зарплатой, согласно пункту 1 статьи 15 закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 года No 255-ФЗ.

Не смотря на различия в сроках начисления, правила определения и для отпускных и для больничных являются общими:

Дата, когда доход признается полученным для расчета НДФЛ, должен соответствовать дате выплаты дохода (подпункт 1 пункт 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ).
Сроком уплаты НДФЛ должна являться последняя дата месяца, в котором совершены выплаты (пункт 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ).

С точки зрения крайнего срока, отпускные отличаются от прочих доходов физических лиц, НДФЛ с которых должен выплачиваться не позднее дня, следующего за выплатой (пункт 6 статьи 226 НК РФ). Именно поэтому в форме отчетности 6-НДФЛ отпускные отражаются обособленно.

Пример отражения отпускных в 6-НДФЛ в 2020 году

Отпускные показывайте в 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. Начисленные, но не выплаченные отпускные в расчет не включайте.

В разд. 1 укажите:

в строке 020 – все отпускные, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных отпускных.

В разд. 2 покажите все отпускные, выплаченные в последнем квартале отчетного периода. Заполните отдельные блоки строк 100 – 140 для всех отпускных, выплаченных в один день, указав:

в строках 100 и 110 – дату выплаты;
в строке 120 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца;
в строке 130 – отпускные вместе с НДФЛ;
в строке 140 – удержанный с отпускных налог.

Не показывайте в разд. 2 отпускные, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца выходной. Отразите их в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, отпускные, выплаченные в декабре 2021 г., не включайте в разд. 2 6-НДФЛ за 2021 г. Ведь срок уплаты налога с этих отпускных по ст. 226 НК РФ – 09.01.2020.

Заполнение 6-НДФЛ с отпускными (пошаговая иллюстрированная инструкция)

Начнём с титульного листа — его форму можно . Он содержит только данные о налоговом агенте и ИФНС. На титульном листе указывается:

номер корректировки (для первичного отчёта — «000», для корректировочного отчёта – «001» и т. д.);
код периода отчёта и год: если сдаётся отчёт за 9 месяцев, то код периода — «33», а год — «2017»;
код налогового органа, в который сдаётся отчёт, и код места представления: по месту учёта юрлица — ставится «212», по месту жительства ИП — «120»;
наименование юрлица или Ф. И. О. ИП;
код ОКТМО;
контактный телефон, количество страниц отчёта и количество листов приложений, если они есть.

ФНС России в ответе на запрос налогоплательщика разъяснила, что при перерасчете отпускных выплат работнику в разделе 1 формы 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (письмо ФНС России от 13 октября 2016 г. № БС-4-11/19483 «О заполнении расчета по форме 6-НДФЛ»).

В рассмотренном примере сумма выплаченного дохода работнику составила 200 тыс. руб., сумма удержанного НДФЛ – 26 тыс. рублей, а сумма возвращенного излишне удержанного в предыдущих периодах налога – 1 тыс. руб. (ст. 231 НК РФ). При этом в бюджет налоговым агентом перечислен НДФЛ в сумме 25 тыс. руб.

Как уточнили налоговики, перерасчет отпускных выплат подлежит отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ в том отчетном периоде, когда они были выплачены работнику. В данном случае, это был апрель 2016 года. Следовательно в расчете 6-НДФЛ за полугодие будет отражено:

по строке 130 – 200 тыс. руб;
по строке 140 – 26 тыс. руб;

При этом сумма налога, возвращенная физлицу в размере 1 тыс. руб., подлежит отражению по строке 090 раздела 1 этого же расчета.

Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?

В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:

отпускные — при оформлении отпуска с выплатой не позже 3 календарных дней до его начала (ст. 136 ТК РФ);

ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».

больничные — в течение 10 календарных дней после получения от работника соответствующего документа и выплачивают вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 закона РФ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ»).

ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к. с 2021 года по всей России действует пилотный проект.

При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:

даты признания дохода полученным для целей расчета НДФЛ — он соответствует дате выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
срока для уплаты НДФЛ — ей является последняя дата месяца, в котором сделаны выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Компания вызвала работника из отпуска

В каких случаях может понадобиться перерасчет отпускных?

Расчет оплаты отдыха работника основывается на сумме среднедневного заработка и количестве дней отпуска. Логично, что их изменение неминуемо отразится не только на сумме, причитающейся работнику, но и на подоходном налоге.

Приведем основные ситуации, в которых перерасчет отпускных неизбежен:

Ошибка при расчете отпускных или среднего заработка.
Дополнительные начисления сумм оплаты труда, произошедшие после начала отпуска (например, выплачена премия за прошлый год).
Принятие решения о повышении окладов персонала после начала отдыха работника.
Болезнь сотрудника во время отпуска.
Отзыв из отдыха в связи с производственной необходимостью.

Рассмотрим, как такие изменения правильно отразить в форме 6-НДФЛ.

Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ в части отражения отпускных, нужно понимать, когда такой доход считается полученным в НДФЛ-целях и когда с этого дохода должен быть перечислен налог в бюджет.

Так вот, отпускные считаются полученными в день их выплаты, а налог с этих сумм необходимо перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ). Таким образом, отпускные в 6-НДФЛ за 9 месяцев отражайте так.

В Разделе 1:
в стр.020 укажите всю сумму отпускных (включая НДФЛ), выплаченную за 9 месяцев;
в стр.040 и 070 укажите сумму НДФЛ с выплаченных за 9 месяцев отпускных.
В Разделе 2 расчета за 9 месяцев, по общему правилу, необходимо заполнить столько блоков строк 100 – 140, сколько дат выплат отпускных пришлось на июль – сентябрь. Но так как 30 сентября – воскресенье, срок уплаты НДФЛ с сентябрьских отпускных выпадает уже на октябрь (01.10.2018). Соответственно, сведения о сентябрьских отпускных и НДФЛ с них должны попасть в раздел 2 уже годового 6-НДФЛ (Письмо ФНС от 05.04.2017№ БС-4-11/6420@).

Доходы по разным ставкам: заполняем разные листы расчета

Как правильно сформировать расчет 6-НДФЛ, если помимо доходов, облагаемых по ставке 13 процентов, также выплачивались доходы, облагаемые по ставке 35 процентов?

Пункт 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ гласит: если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк 060 — 090, заполняется для каждой из ставок налога. Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 — 090 отражаются на первой странице.

Таким образом, для доходов, облагаемых по ставке 35 процентов, необходимо заполнить отдельный раздел 1, где по строкам 010 — 050 следует указать соответствующие данные. Итоговые показатели по этому разделу (строки 060 — 090) нужно учесть на первой странице раздела 1 суммарно по всем выплаченным в этом квартале доходам.

Что касается раздела 2 расчета 6-НДФЛ, то в нем заполняются отдельные строки по суммам доходов, которые имеют разные даты фактического получения и (или) различные сроки перечисления налога в бюджет (последний абз. п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Поэтому порядок включения сумм в раздел 2 расчета не зависит от налоговой ставки.

Следовательно, если дата выплаты дохода, облагаемого по ставке 35 процентов, и дата перечисления в бюджет НДФЛ с этого дохода совпадают с соответствующими датами по доходам, облагаемым по иным ставкам, то эти выплаты указываются суммарно по строкам 100 — 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. В противном случае эти строки формируются отдельно для каждой выплаты.

Иных рекомендаций по заполнению раздела 2 расчета в отношении доходов, облагаемых по разным ставкам, Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ не содержит. Таким образом, если дата выплаты дохода, облагаемого по ставке 35 процентов, и дата перечисления налога в бюджет по этому доходу совпадают с соответствующими датами по доходам, облагаемым по ставке 13 процентов, то на основании пункта 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ при составлении расчета нужно придерживаться следующих правил.

Сначала заполняется первый лист расчета. При этом в разделе 1 по строкам 010 — 040 отражаются показатели, относящиеся к выплатам, которые облагаются по ставке 13 процентов, а по строкам 060 — 090 указываются показатели по выплатам, которые облагаются по ставкам 13 и 35 процентов. В разделе 2 по строкам 100 — 140 заполняются показатели, относящиеся к выплатам, облагаемым по обеим ставкам (суммируются). Затем заполняется второй лист, где в разделе 1 по строкам 010 — 040 указываются показатели, которые относятся к выплатам, облагаемым по ставке 35 процентов, а по строкам 060 — 090 ставятся прочерки. В раздел 2 по всем строкам вписываются прочерки.

Если же указанные даты не совпадают, то расчет 6-НДФЛ можно заполнить не только так, как мы показали чуть выше (при этом в разделе 2 выплаты необходимо показывать отдельно), но и другим способом.

Заполняется первый лист, где в разделе 1 по строкам 010 — 040 и в разделе 2 по строкам 100 — 140 отражаются показатели, относящиеся к выплатам, которые облагаются по ставке 13 процентов, а по строкам 060 — 090 указываются показатели по обеим ставкам. Далее заполняется второй лист, где в разделе 1 по строкам 010 — 040 и в разделе 2 по строкам 100 — 140 заполняются показатели, которые относятся к выплатам, облагаемым по ставке 35 процентов, а по строкам 060 — 090 ставятся прочерки.

Матвыгода при частичном погашении займа

С работником заключен договор беспроцентного займа. 18 августа 2016 года он вернул часть займа, с которой была исчислена материальная выгода и рассчитан НДФЛ. Как правильно заполнить строки 100 — 120 в форме 6-НДФЛ? На какую дату нужно считать материальную выгоду — на дату возврата (18 августа) или на 31 августа 2016 года?

Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ, исчисление НДФЛ производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со статьей 223 НК РФ. В подпункте 7 пункта 1 статьи 223 НК РФ установлено, что дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства.

Таким образом, датой фактического получения дохода в виде матвыгоды от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами является последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены эти средства, вне зависимости от даты погашения кредита (частичного или полного). Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 07.04.16 № 03-04-06/19792. Соответственно, в рассматриваемой ситуации организация обязана определить сумму дохода в виде материальной выгоды не на дату возврата части займа, а на последнее число месяца. Удержать исчисленный налог необходимо при любой последующей денежной выплате. При этом сумма удержания не может быть более 50 процентов от выплаты (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).

Однако при заполнении строк 110 — 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ возможны два варианта действий. Так, если следовать логике, изложенной в вопросе 2 письма ФНС России от 01.08.16 № БС-4-11/13984@, по этим строкам надо проставить нули. С одной стороны, это объяснимо, так как дата удержания и дата перечисления налога на дату возникновения дохода не известны. Но с другой стороны, такой подход не совсем соответствует правилам заполнения этих строк, указанным в Порядке заполнения расчета 6-НДФЛ. Заметим, что ранее ФНС России в письме от 28.03.16 № БС-4-11/5278@ (далее — письмо № БС-4-11/5278@) разъясняла, что по этим строкам отражаются дата начисления дохода (строка 110) и следующий рабочий день (строка 120). Такой подход больше соответствует Порядку заполнения расчета 6-НДФЛ, но не совсем соответствует правилам пункта 4 статьи 226 НК РФ. Поскольку другие разъяснения на этот счет нам не известны, будем исходить из порядка, предложенного ФНС России.

Пример 4

С учетом изложенного, доход в виде материальной выгоды при частичном возврате в августе беспроцентного займа можно отразить в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев следующим образом:

По строке 100 «Дата фактического получения дохода» — 31.08.2016;
По строке 110 «Дата удержания налога» — 00.00.0000 (или 31.08.2016);
По строке 120 «Срок перечисления налога» — 00.00.0000 (или 01.09.2016);
По строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма дохода в виде материальной выгоды;
По строке 140 — 0 (если по состоянию на 31 августа налог не был удержан из выплат сотруднику; письмо № БС-4-11/5278@), либо удержанная сумма (если 31 августа была выплачена зарплата, и был удержан налог).